Die Arbeit im Satellitenbüro kann z. B. in den folgenden Fällen eine sinnvolle Alternative zu Ihrem gewöhnlichen Arbeitsplatz oder zur Telearbeit darstellen:
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- Sie haben zu Hause keinen angemessenen Arbeitsraum
- Sie haben Schwierigkeiten, zu Ihrem Arbeitsplatz zu gelangen
- Sie haben einen Termin außerhalb oder möchten sich mit Kollegen treffen, die woanders arbeiten
Sie haben die Möglichkeit, ein Satellitenbüro gelegentlich oder systematisch zu nutzen.
Bedingungen
Sie können in einem Satellitenbüro arbeiten:
- wenn Ihre Organisation die Arbeit in einem Satellitenbüro genehmigt und
- wenn Ihr Vorgesetzter bzw. Ihr funktioneller Vorgesetzter Ihnen eine entsprechende Genehmigung erteilt.
Die Arbeit im Satellitenbüro erfolgt auf freiwilliger Basis. Ihr Arbeitgeber ist jedoch nicht verpflichtet, eine entsprechende Genehmigung zu erteilen.
Einwilligung der Organisation
Der Direktionsausschuss entscheidet, ob die Personalmitglieder der Organisation in einem Satellitenbüro arbeiten dürfen. Der Direktionsausschuss legt außerdem die Höchstzahl der wöchentlichen Arbeitstage fest, die im Satellitenbüro geleistet werden dürfen.
Organisationen, die bereits die Arbeit im Satellitenbüro genehmigen
Einwilligung Ihres Vorgesetzten bzw. funktionellen Vorgesetzten
Ihr Vorgesetzter bzw. funktioneller Vorgesetzter entscheidet, ob Sie in einem Satellitenbüro arbeiten dürfen. Bei dieser Entscheidung berücksichtigt Ihr Vorgesetzter bzw. funktioneller Vorgesetzter die folgenden Faktoren:
- die Art der Funktion
- der Mitarbeiter, der für die Arbeit im Satellitenbüro in Frage kommt
- die allgemeine Organisation der Arbeit
Ihr Vorgesetzter bzw. funktioneller Vorgesetzter muss eine Ablehnung begründen.
Kriterien für die Funktion
Nicht alle Funktionen kommen für die Arbeit im Satellitenbüro in Frage. Dies gilt zum Beispiel für Aufgaben, die mit einer physischen Dienstleistungserbringung einhergehen, aber auch für bestimmte leitende Funktionen bzw. Funktionen, bei denen regelmäßig interne oder externe Kunden empfangen werden.
Kriterien für den Arbeitnehmer im Satellitenbüro
Die Arbeit im Satellitenbüro bildet eine Form der Arbeitsorganisation, die vorrangig auf gegenseitigem Vertrauen zwischen der Führungskraft und ihrem Mitarbeiter basiert.
Des Weiteren sind nicht alle Mitarbeiter in der Lage, im Satellitenbüro zu arbeiten.
Viele Aufgaben gehen mit erhöhten Ansprüchen in Bezug auf die persönliche Organisation, Motivation und Erfahrung einher, wenn sie außerhalb der gewöhnlichen Arbeitsumgebung ausgeführt werden müssen.
Kriterien für die Organisation des Dienstes
Für Dienste, die eine physische Anwesenheit erfordern, müssen bei jedem einzelnen Antrag auf Arbeit im Satellitenbüro die Anwesenheit und Abwesenheit der anderen Teammitglieder berücksichtigt werden.
In einer Abteilung oder einem Team kann zudem entschieden werden, bestimmte kritische Zeiträume festzulegen. Während dieser kritischen Zeiträume ist die Arbeit im Satellitenbüro nicht möglich, um sicherzustellen, dass Teamsitzungen und sonstige wiederkehrende Aktivitäten durchgeführt werden können.
Praktische Modalitäten
- Einige Organisationen stellen Büros an einem oder mehreren Standorten zur Verfügung. Konsultieren Sie hier die Liste der verfügbaren Büros.
- Wenn Sie in einem Satellitenbüro arbeiten, können Sie dafür auch ein Büro einer anderen Organisation als der Ihren nutzen.
- Die Summe der Telearbeitstage und der Arbeitstage im Satellitenbüro darf nie der Gesamtarbeitszeit entsprechen. Lesen Sie hierzu bitte die Richtlinien Ihrer Organisation.
- Die Reservierung eines Arbeitsplatzes in einem Satellitenbüro erfolgt über das Buchungstool Archibus. Die Reservierung von Büros ist höchstens einen Monat im Voraus möglich. Sollten Sie nicht in der Lage sein, sich ins Satellitenbüro zu begeben, stornieren Sie bitte schnellstmöglich Ihre Reservierung, damit ggf. jemand anders Ihren Platz einnehmen kann.
- Unterrichten Sie Ihren Vorgesetzten bzw. Ihren funktionellen Vorgesetzten über die Arbeitszeiten im Satellitenbüro, die Sie reservieren. Verwenden Sie hierzu Scope bzw. ein anderes von Ihrer Organisation verwendetes Abwesenheitsverwaltungs- und Zeiterfassungssystem.
- Ihr Vorgesetzter bzw. funktioneller Vorgesetzter kann die Arbeit im Satellitenbüro ablehnen, wenn er der Auffassung ist, dass Ihre Anwesenheit am festen Arbeitsplatz erforderlich ist.
- Sie benötigen das WLAN-Netzwerk „govroam“. Zur Vermeidung von Problemen beim Netzwerkzugriff sollte auf Ihrem Computer das WLAN-Netzwerk „govroam“ von Ihrer Organisation aus eingestellt werden, bevor Sie in das Satellitenbüro Ihrer Wahl gehen. Diesen Vorgang dürfen Sie nur einmal durchführen.
Für Hilfestellung bei der korrekten Einstellung kann die Anleitung (PDF, 663,78 kB) (nur in englischer Sprache verfügbar) konsultiert oder der IKT-Dienst Ihrer Organisation kontaktiert werden.
- Sollten Sie dennoch Verbindungsprobleme mit dem Netzwerk haben, wenden Sie sich bitte zunächst an den IKT-Dienst Ihres Arbeitgebers. Achten Sie bitte darauf, stets die Kontaktdaten Ihres IKT-Dienstes dabei zu haben, wenn Sie im Satellitenbüro arbeiten wollen.
Rechte und Pflichten
des Mitarbeiters
Wenn Sie sich für die Arbeit im Satellitenbüro entscheiden, ändert sich mit Ausnahme Ihres Arbeitsortes grundsätzlich nichts. Ihre Rechte und Pflichten bleiben dieselben.
Alle übrigen Faktoren bleiben somit unverändert:
Die Arbeit im Satellitenbüro berechtigt jedoch nicht zu einer Aufenthaltsentschädigung, und zwar unabhängig vom Ort, an dem die Arbeit ausgeführt wird.
Sie haben jedoch Anspruch auf eine Fahrtkostenentschädigung. Wird Ihre Fahrt zum Satellitenbüro nicht von Ihrem gewöhnlichen Arbeitsweg zwischen Ihrem Wohnsitz und Ihrem Arbeitsplatz abgedeckt, wenden Sie sich bitte an Ihre P&O-Abteilung oder Personalabteilung, um die praktischen Modalitäten zu erfahren.
Stellen Sie Respekt gegenüber der Umgebung im Satellitenbüro (z. B. Infrastruktur, Geräte) und den anderen Mitarbeitern im Satellitenbüro (Lautstärke, Clean Desk Policy usw.) unter Beweis. Als Mitarbeiter im Satellitenbüro halten Sie sich an den im von Ihnen genutzten Büro geltenden Verhaltenskodex.
Einige zusätzliche Empfehlungen:
- Tragen Sie die im Satellitenbüro zu leistenden Arbeitszeiten in Ihrem elektronischen Kalender ein und geben Sie dabei den Arbeitsort an.
- Leiten Sie die auf Ihrer Festnetznummer eingehenden Anrufe an die Nummer weiter, unter der Sie während Ihrer Arbeit im Satellitenbüro erreichbar sind.
- Bewerten Sie die Arbeit im Satellitenbüro regelmäßig mit Ihrem Vorgesetzten bzw. funktionellen Vorgesetzten.
der Organisation
Ihr Arbeitgeber stellt Ihnen die erforderliche technische Ausstattung bereit. Dabei handelt es sich z. B. um einen Laptop und den Zugang zum internen Netzwerk.
der den Arbeitsort bereitstellenden Organisation
Der Arbeitgeber, dem das Satellitenbüro gehört, ist verantwortlich für die Bereitstellung, Installation und Wartung der für die Arbeit im Satellitenbüro erforderlichen Ausstattung.
Dabei handelt es sich zum Beispiel um einen Drucker, ergonomische Möbel und angemessene Arbeitsbedingungen (Klimaanlage, Beleuchtung).
Diese Organisation verfasst außerdem den Verhaltenskodex für die Mitarbeiter im Satellitenbüro und präzisiert den bereitgestellten Support.
Die Internetverbindung wird von den teilnehmenden Organisationen und der Gebäuderegie in Zusammenarbeit mit Belnetzur Verfügung gestellt.
Beitritt neuer Organisationen
Alle föderalen Organisationen (u. a. FÖD und Ministerium, ÖPD, wissenschaftliche Einrichtungen, Einrichtungen öffentlichen Interesses und OESS) können dem Netzwerk beitreten und so ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, in Satellitenbüros zu arbeiten.
Wenn Ihre Organisation dem Netzwerk beitreten möchte, ist zunächst ein Beschluss des Direktionsausschusses erforderlich. Anschließend muss Ihre Organisation mit folgenden Stellen Kontakt aufnehmen:
- Shauni Vanstreels (NL), Gebäuderegie, um die Modalitäten für den Zugriff der Mitarbeiter auf das Buchungstool zu regeln.
- Koen Schelkens (NL), Belnet, zum Abschluss eines Vertrags im Zusammenhang mit der Konfiguration des WLAN-Netzwerks govroam.
