Tijdens de planning leggen de geëvalueerde en de evaluator in wederzijds akkoord 'doelstellingen' vast, die van toepassing zijn voor de hele evaluatiecyclus.

Deze doelstellingen zijn gebaseerd op de verantwoordelijkheden en het competentieprofiel die in de functieomschrijving worden gespecificeerd.  

Het is aangewezen om het aantal doelstellingen te beperken tot maximaal tien per evaluatiecyclus. Zo kan het personeelslid (de geëvalueerde) goed opvolgen en voldoende vorderingen maken. Indien je op teamniveau prestatie- of ontwikkelingsdoelstellingen vaststelt, kan je deze doelstellingen in een later stadium in de evaluatie van het personeelslid tot uiting laten komen, mits deze doelstellingen aan de individuele situatie van het personeelslid zijn aangepast. 

De planning van doelstellingen voor de volgende evaluatiecyclus kan je baseren op de feedback bij de balans van de verwezenlijkingen van de evaluatiecyclus die wordt afgesloten. 

Is er geen akkoord over de doelstellingen, dan organiseert de P&O-directeur een bemiddeling en, in geval van het niet slagen ervan, is het de directeur of de directeur-generaal die beslist over de prestatie-en ontwikkelingsdoelstellingen.

Het evaluatiecyclusgesprek bestaat uit twee onderdelen:  

• de planning
• de balans  

Deze twee delen van het gesprek zijn gebaseerd op de functiebeschrijving en het competentieprofiel die vooraf zijn overeengekomen tussen de evaluator en de geëvalueerde.  

Bij elke opmaak van de balans maakt de evaluator een kwalitatieve en objectieve beoordeling op basis van de afgesproken doelstellingen die zijn vastgesteld voor de evaluatiecyclus die wordt afgesloten. 

Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt.