Grundprinzipien

Administrative Vereinfachung bezeichnet die Gesamtheit der Maßnahmen zur Vereinfachung administrativer Formalitäten, die von Unternehmen, Organisationen oder natürlichen Personen eingehalten werden müssen, um den von Behörden auferlegten Regeln nachzukommen. Hierbei handelt es sich um:

• auszufüllende Formulare
• Registrierungs- und Bewilligungspflichten
• aufzubewahrende Dokumente oder Daten
• usw.

Durch die Vereinfachung der administrativen Formalitäten lassen sich auch Kosten einsparen. In einem Unternehmen müssen die Arbeitnehmer, der Unternehmer selbst oder externe Dienstleister (z. B. Sozialsekretariate, Buchhalter, Berater) Zeit für die Erledigung von Formalitäten aufwenden, was mit Lohnkosten, Entschädigungen oder Produktivitätsverlusten einhergeht. Auch in ihrem Privatleben müssen sie Zeit dafür aufwenden.

Zu Beginn der Legislaturperiode hat sich die Regierung verpflichtet, den Verwaltungsaufwand signifikant zu reduzieren. Mehrere Partner verschiedener Fachbereiche befassen sich daher mit Projekten zur administrativen Vereinfachung.

Der Benutzer im Mittelpunkt

Unsere Zielgruppe ist nicht die Verwaltung, sondern die Benutzer der Verwaltung, d. h. Bürger, Unternehmen und Vereinigungen. Bei uns stehen ihre Bedürfnisse im Mittelpunkt.

Die Interessen der Benutzer – unabhängig davon, ob es sich um Unternehmer, Mitglieder einer Vereinigung oder Bürger handelt – nehmen im Dienst für Administrative Vereinfachung eine zentrale Stellung ein.  Bei der Gestaltung eines Vereinfachungsprojekts verfolgen wir stets das Ziel, die bestmögliche Lösung zu finden, die mit dem geringsten Verwaltungsaufwand einhergeht, auch wenn dies bisweilen einen größeren Aufwand für den betreffenden öffentlichen Dienst bedeutet.

Ein Akteur für bessere Rechtsetzung

Eines unserer Ziele ist eine bessere Rechtsetzung, die ein wichtiges Werkzeug der Demokratie bildet. Vereinfachung bedeutet nicht unbedingt Deregularisierung oder Digitalisierung, sondern vor allem eines: bessere Vorschriften.

Administrative Vereinfachung umfasst u. a.:

• Überprüfung von Vorschriften (Regulierungsmanagement)
• Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien (E-Government)
• effizientere Organisation der Verfahren (Business Process Reengineering)
• bessere Verbreitung von Informationen bei Bürgern und Unternehmen (Kommunikation)

Aus diesem Grund favorisiert der Dienst für Administrative Vereinfachung zur Bewältigung dieser Aufgabe einen multidisziplinären Ansatz, der sämtliche der genannten Aspekte berücksichtigt.

Der vom Dienst für Administrative Vereinfachung verfolgte Ansatz umfasst auch eine horizontale Kontrolle, die eine Zusammenarbeit über die Grenzen der verschiedenen öffentlichen Dienste hinaus begünstigt.

Gemeinsame Verantwortung

Die politische Verantwortung für die administrative Vereinfachung in der Regierung De Croo I trägt Herr Mathieu Michel, Staatssekretär für Digitalisierung, beauftragt mit der administrativen Vereinfachung, dem Schutz des Privatlebens und der Gebäuderegie, dem Premierminister beigeordnet.

Die administrative Vereinfachung ist keine Aufgabe, die in den ausschließlichen Zuständigkeitsbereich eines Ministers oder eines öffentlichen Dienstes fällt. Es handelt sich vielmehr um eine gemeinsame Verantwortung der gesamten Regierung und aller öffentlichen Dienste. Jeder der Minister und der öffentlichen Dienste stellt sicher, dass die Vereinfachungsprojekte im Rahmen ihrer Zuständigkeiten erarbeitet werden. In jedem öffentlichen Dienst wurde ein Vereinfachungsverantwortlicher ernannt, der damit befasst ist, Projekte einzuleiten und zu koordinieren und den Dienst für Administrative Vereinfachung über ihre Entwicklung auf dem Laufenden zu halten.

Der Dienst für Administrative Vereinfachung ist mit der administrativen Koordinierung der Vereinfachungspolitik beauftragt, die die Regierung festgelegt hat.

1. Messen
   
   Das Messbüro verfolgt die Entwicklung des Verwaltungsaufwands in Belgien genau und veröffentlicht in diesem Rahmen einen Jahresbericht. Des Weiteren misst das Büro den Grad der Nutzung der E-Government-Anwendungen und ist in der Lage, mehrere alternative Szenarien miteinander zu vergleichen. Sie können sich auch an den Dienst für Administrative Vereinfachung wenden, um Beratung für die Erstellung einer Regulierungsfolgenabschätzung (RFA) zu erhalten, um eine Vorabbewertung der möglichen Folgen oder Nebenwirkungen von Gesetzesentwürfen auf wirtschaftlicher, ökologischer, sozialer und staatlicher Ebene erhalten.
   
    
2. Informieren und analysieren
   
   Sehr häufig werden Daten benötigt, um einen Umfang eines Projekts korrekt einzugrenzen, ein Projekt nachzuverfolgen und anschließend seine Ergebnisse zu bewerten. Durch kleine und große Umfragen aus verschiedenen Quellen – die u. a. mithilfe von Online- oder Offline-Tools wie Fragebögen, persönlichen Interviews, Gruppendiskussionen und Marktforschung durchgeführt werden können – kann der Dienst für Administrative Vereinfachung dazu beitragen, ein klareres Bild der Situation und des Kontextes zu schaffen.
   
    
3. Strategische Beratung
   
   Der Dienst für Administrative Vereinfachung kann Sie auf strategischer Ebene beraten. Dank unserer umfassenden einschlägigen Erfahrung und unseres großen Netzwerks können wir schnell einschätzen, ob eine Anfrage umgesetzt werden kann. Wir prüfen die Machbarkeit und formulieren eine Stellungnahme. Wir halten die Augen nach neuen Möglichkeiten offen und helfen dabei, Dynamik zu schaffen.
   
    
4. Projektmanagement
   
   Wie alle Projekte bedürfen auch Vereinfachungsprojekte einer angemessenen Betreuung. Der Dienst für Administrative Vereinfachung verfügt über erfahrene Projektmanager, die die Entwicklung des Projekts in enger Zusammenarbeit mit den betreffenden Diensten von A bis Z verfolgen.
   
    
5. Aufbau eines erweiterten und lernenden Netzwerks
   
   Im Laufe der Jahre hat der Dienst für Administrative Vereinfachung ein besonders großes Netzwerk innerhalb und außerhalb der Behörden aufgebaut. Ein nicht zu vernachlässigender Vorteil, denn dank dieser Kontakte kann der Dienst für Administrative Vereinfachung sich stets an die richtigen Personen wenden und sie in seine Projekte einbeziehen – ein wichtiger Erfolgsfaktor für jedes Projekt. Darüber hinaus organisiert der Dienst für Administrative Vereinfachung Workshops und Informationsveranstaltungen, um aus diesem Netzwerk ein lernendes Netzwerk zu machen, denn: Gemeinsam weiß man mehr.
   
    
6. Kontakt zu Bürgern und anderen externen Parteien
   
   Der Kontakt zu Bürgern erfolgt üblicherweise über die Kontaktstelle. Hier kann jeder seine Fragen und Vorschläge zur Verwaltungsvereinfachung einreichen – der Dienst für Administrative Vereinfachung sorgt dafür, dass diese geprüft und angemessen weiterverfolgt werden. Darüber hinaus stellen wir sicher, dass Dritte, z. B. andere Behörden oder Vertreter der akademischen Welt, die neuesten Daten zu den Vereinfachungsprojekten der verschiedenen föderalen öffentlichen Dienste erhalten.
   
    
7. Optimierung der Datennutzung
   
   Die von den unterschiedlichen Stellen erfassten und gespeicherten Daten betreffend Bürger, Unternehmen und Behörden können mitunter identisch sein oder sich überschneiden. Auf der Grundlage dieser Erkenntnis wurden einzigartige „E-Government“-Module entwickelt, die sich an einem zentralen Ort befinden und die jede Stelle für ihre Anwendung wiederverwenden kann. Ein Gewinn für alle Seiten: weniger Fehleranfälligkeit und stets aktuelle Daten.
   
    
8. Umsetzung des „Only-Once“-Prinzips
   
   „Only Once“ bezeichnet das Ziel, nach dem Bürger und Unternehmen ihre Daten Behörden nur noch einmalig bereitstellen müssen. Der Dienst für Administrative Vereinfachung unterstützt Sie bei der optimalen Anwendung dieses Prinzips in ihrem administrativen Kontext.
   
    
9. Erstellung und Anpassung von elektronischen Formularen
   
   Immer mehr Verfahren in Behörden werden digitalisiert. Beispiele hierfür sind die Möglichkeiten, online eine Meldung Sozialrisiken abzugeben und eine VoG zu gründen, oder die E-Einreichung, bei der notarielle Urkunden online eingereicht werden können. Mit Ihrer Hilfe untersucht der Dienst für Administrative Vereinfachung die Möglichkeiten und Auswirkungen und kann Ihnen anhand zahlreicher erfolgreicher Anwendungen Ideen für Ihre eigene Organisation geben.
   
    
10. Erleichterung der Ko-Kreation zwischen allen Interessengruppen
    
    Möchten Sie als öffentlicher Dienst auf partizipative und lösungsorientierte Weise mit der Zielgruppe und anderen Interessengruppen in Dialog treten? Der Dienst für Administrative Vereinfachung stellt Ihnen das nötige Fachwissen bereit, um in einem professionellen Umfeld mit allen Beteiligten konstruktiv zu kooperieren und intelligente und umsetzbare Lösungen zu erarbeiten.
    
    Darüber hinaus organisiert der Dienst für Administrative Vereinfachung regelmäßig Workshops für Beamte sowie Studientage.