Cinq conseils pour faire de vos événements en ligne un succès 

Cinq personnes assises sur un banc qui regardent chacune un téléphone portable ou un ordinateur portable
Depuis le début de la crise Corona, nos vies se passent plus souvent en ligne. Même les événements - petits ou grands - sont aujourd'hui plus que jamais organisés de manière numérique. Lors d'un webinaire organisé par COMMnet, le réseau des communicateurs fédéraux, un certain nombre de cas  qui ont eu du succès ont été présentés et un regard a été tourné vers l'avenir. Nous avons rassemblé les résultats les plus intéressants en cinq conseils pratiques. 

Lors du webinaire COMMnet, qui a récemment eu lieu à l'initiative du SPF BOSA, plusieurs fonctionnaires du gouvernement (fédéral) ont partagé entre collègues leur expérience d'organisation d'événements en ligne. Michiel Vanderheyden, spécialisé dans le marketing événementiel, était également un intervenant extérieur venu partager sa vision. Le fil rouge ? Les événements en ligne, même s'ils ne sont pas liés au Corona, montrent clairement leur valeur ajoutée. Du moins, si vous l'abordez avec précaution. Ces cinq conseils vous aideront à démarrer ! 

1. Choisissez les bons outils de base  
Les plateformes vidéo comme Teams ou Zoom constituent la base de votre événement en ligne. Le choix de l'une ou l'autre n'a pas vraiment d'importance. Mais sachez par exemple que sur Teams, vous ne pourrez pas réunir plus de 350 personnes. Si vous souhaitez atteindre un plus grand nombre, vous devrez choisir Teams Live Events. Ainsi, jusqu'à 10 000 personnes peuvent suivre l'événement. Les possibilités de contrôle sont également meilleures : quelqu’un ,en tant que producteur, peut prendre les rênes pour veiller au bon déroulement de l'événement.  

2. Faites voyager votre public  
Lorsque vous organisez un événement, vous vous concentrez souvent sur l'événement lui-même et sur ce que vous voulez en faire. Pourtant, tout ce qui se passe avant et après est également très important pour en faire un succès. Dessinez donc un parcours client pour votre groupe cible. Faites suffisamment de promotion à l'avance et suscitez l'enthousiasme des gens à l'égard de votre événement dans la période qui précède celui-ci. Même lorsque l'événement est terminé, essayez de rester en contact avec votre public. Envoyez les présentations et les enregistrements et signalez les événements à venir. Ou - oui - écrivez un texte dans lequel vous partagez les points forts. 

3. Veillez à ce que ce soit suffisamment varié 
Les gens n'ont qu'une capacité d'attention limitée, surtout lorsqu'ils sont assis devant leur ordinateur. Faites donc en sorte que votre événement puisse être ‘grignoté’ et divisé en courts épisodes. Ne laissez pas un orateur parler plus de vingt minutes et utilisez les outils nécessaires à l'interaction. Pensez à Slido pour les sondages ou à Miro pour les brainstorms. Gather.town et Wonder.me vous donnent l'occasion de vous réunir dans un monde visuellement attrayant. Alternez les moments sérieux avec des moments plus légers en insérant un quiz ou en vous lançant ensemble dans des montagnes russes virtuelles. Également amusant : une apéro box envoyée à l'avance. 

4. Placez la barre assez haut  
Tout événement en ligne ne peut pas être considéré comme un "événement". Dans certains cas, il s'agit plutôt d'une réunion ou d'un webinaire. Bien sûr, il est toujours préférable de viser la qualité, mais si vous voulez en faire un véritable événement en ligne, la barre doit être placée encore plus haut. En fait, on peut comparer cela à la réalisation d'une émission de télévision. Cela signifie, entre autres, que vous devez écrire une ligne de conduite et travailler avec un plan de mise en scène. Ce n'est qu'alors que vous pourrez mettre en place quelque chose qui soit une alternative valable à un événement physique. 

5. Préparez-vous pour l’avenir  
Les événements en ligne ne disparaîtront plus. Même lorsque la crise du Corona sera derrière nous, ils émergeront encore. Après tout, nous en connaissons tous les avantages : ils sont accessibles, rapides à mettre en œuvre et souvent plus ponctuels. Bien sûr, les événements physiques n'ont pas disparu, en fonction de l'objectif et du public. Toutefois, on s'attend à ce que les grands événements soient abordés différemment et jouent moins sur l'effet d'attraction. La tendance est à l'étalement sur plusieurs jours ou plusieurs lieux, à des capacités limitées, voire à la décentralisation des initiatives par région.   

Intervenants 

Tous ces conseils sont basés sur les propos de six intervenants. Vous trouverez ci-dessous un aperçu du programme. 

  • Une réception de Nouvel An en ligne, Tine D’hooghe (FOD BOSA) 
  • Séances d'information numériques à l'époque de Corona, Filiz Varis (AVIQ)
  • Intéraction pendant les événements en ligne : conseils, outils et astuces, Mai Linh Verdonck (FOD Financiën) 
  • Recrutement créatif avant, pendant et après le coronavirus, Inge Mattens et Fatos Zejnullahu (FOD Financiën) 
  • L'avenir des événements (en ligne), Michiel Vanderheyden (We People) 

Gardez un oeil sur l’agenda 

Vous travaillez au sein de l’administration fédérale et vous êtes impliqué dans la communication ? Dans ce cas, vous êtes bienvenu à l'une des prochaines sessions du COMMnet qui se tiendront dans le courant de l'année. Vous pouvez trouver un aperçu ici.