Vous pouvez lire les conditions d'utilisation de Hermes ci-dessous.
En utilisant le service "Hermes", les Expéditeurs et les Destinataires acceptent les conditions d’utilisation d’Hermes.
Les "Expéditeurs", également appelés "Utilisateurs", sont des entreprises qui utilisent Hermes pour envoyer leurs factures électroniques.
Les "Destinataires", également appelés "Utilisateurs Finaux", sont les sociétés qui reçoivent la facture électronique.
1. Contexte et objectifs d’Hermes
Le Service Public Fédéral Stratégie et Appui, Direction Générale Simplification et Digitalisation, ("BOSA SD") met à disposition une solution temporaire qui permet à toutes les entreprises qui répondent aux exigences de la facturation électronique aux pouvoirs publics, de transmettre également à leurs clients privés leurs factures par voie électronique, dans l’attente de la généralisation de la facturation électronique dans le monde des affaires.
BOSA SD met en œuvre un convertisseur qui transforme les factures électroniques structurées (e-factures), qui sont émises conformément aux principes du cadre Peppol (Pan European Public Procurement Online), en factures électroniques non structurées, lisibles par l’homme (format PDF), déjà couramment acceptées dans la plupart des entreprises. Le convertisseur envoie ensuite la facture PDF par e-mail aux Destinataires, à l’adresse fournie par l’expéditeur de la facture électronique.
2. Aspects fonctionnels et techniques d’Hermes
Hermes est conçu comme un lien qui peut transmettre toute facture envoyée par l’Expéditeur, dans le respect des principes du cadre Peppol, au Destinataire dans un format PDF, lorsque le Destinataire n’est pas encore équipé pour recevoir de factures structurées Peppol.
L’expéditeur est responsable du contenu de la facture et de l’adresse e-mail correcte de l’expéditeur.
Les points suivants donnent un aperçu des caractéristiques que les factures soumises par l’Expéditeur doivent respecter.
1. Code d’identification des Parties (Expéditeur et Destinataire)
Le code d’identification de l’Expéditeur et du Destinataire est leur numéro d’entreprise respectif, c’est-à-dire leur numéro d’immatriculation à la Banque Carrefour des Entreprises (BCE).
2. Version lisible (PDF)
Hermes transmet la facture dans une version lisible (PDF) au Destinataire.
3. Traitement d’autres documents joints
En plus de l’équivalent lisible de la facture électronique, l’Expéditeur peut également joindre d’autres pièces.
4. Adresse e-mail
L’adresse e-mail du destinataire à utiliser doit figurer dans la facture électronique (XML). Il est de la responsabilité de l’Expéditeur de fournir l’adresse e-mail correcte du Destinataire.
5. Langue
La langue utilisée pour le titre et le contenu de l’e-mail avec lequel la facture est envoyée au Destinataire (en annexe) est le néerlandais ou le français, selon le choix de l’Expéditeur.
6. Portail Hermes
Hermes comporte un portail. Grâce à ce site Web, l’Expéditeur et le Destinataire des factures peuvent surveiller l’acheminement de leurs documents. La facture électronique structurée et son équivalent lisible peuvent également être téléchargés sur le portail Hermes.
Enfin, via le portail Hermes, les factures envoyées et/ou reçues peuvent être recherchées et filtrées par date, numéro de facture, numéro d’entreprise de l’Expéditeur et/ou du Destinataire pendant une période de six mois, après quoi les factures envoyées et/ou reçues seront automatiquement supprimées.
Le portail est accessible:
- sans aucune formalité, pour leurs représentants légaux répertoriés dans la Banque Carrefour des Entreprises.
- pour les responsables de facturation des entreprises, si le gestionnaire d’accès de l’entreprise leur a attribué le rôle de "responsable de la facturation" via la plateforme "My e-Gov Role Management", qui est utilisée pour désigner les responsables et accéder aux applications e-Gov développées par l’Administration.
7. Disponibilité d’Hermes
BOSA SD prend les mesures nécessaires pour que les d’Hermes soient accessibles en permanence.
Néanmoins, BOSA SD ne peut garantir qu’aucun dysfonctionnement ne se produira. En cas de dysfonctionnement, BOSA SD veillera à ce que ses conséquences soient identifiées et les problèmes résolus. Dans le cas où Hermes doit être arrêté pour une intervention technique, BOSA SD en informe l’Intégrateur Hermes de l’Expéditeur dans les meilleurs délais.
8. Soutien d’Hermes
Hermes fait l’objet d’une assistance accessible via l’agent conversationnel (chatbot) du portail Hermes, qui traite de l’utilisation d’Hermes par les Expéditeurs et les Destinataires.
3. Responsabilité
BOSA SD consent de grands efforts pour s’assurer que les informations fournies sont complètes, correctes, exactes et à jour. Malgré ces efforts, des inexactitudes peuvent survenir. Si les informations fournies contiennent des inexactitudes ou si certaines informations ne sont pas disponibles, elles seront corrigées dans les meilleurs délais. Si vous trouvez des inexactitudes dans les informations mises à disposition, vous pouvez toujours contacter BOSA SD.
BOSA SD s’efforce de sécuriser Hermes par tous les moyens raisonnables et de limiter autant que possible tout inconvénient causé par des erreurs techniques. Toutefois, BOSA SD ne peut exclure la possibilité de manœuvres techniques incorrectes, d’interventions non autorisées ou de factures. Pour ces raisons, BOSA SD ne peut garantir que l’accès à Hermes ne sera pas interrompu ou affecté par de tels problèmes.
Toutefois, BOSA SD ne peut en aucun cas être tenue responsable des dommages directs ou indirects résultant de l’utilisation d’Hermes. L’Expéditeur et le Destinataire sont responsables de tout dommage à leur système informatique ou de la perte de données résultant de l’utilisation du Service.
BOSA SD se réserve expressément le droit d’interrompre l’accès à Hermes à tout moment, et sans avertissement préalable, en cas de suspicion d’abus ou pour remédier à des déficiences fonctionnelles, techniques ou opérationnelles.
Hermes est par définition un service temporaire qui est offert dans l’attente d’une généralisation de la facturation électronique dans le monde des affaires. C’est pourquoi BOSA SD peut mettre un terme au service offert par Hermes à tout moment. Dans la mesure du possible, BOSA SD en informera l’Expéditeur à l’avance
4. Propriété intellectuelle
Hermes appartient à l’Administration fédérale ou à ses fournisseurs de services.
Les Expéditeurs et les Destinataires reconnaissent et acceptent que le service et les logiciels développés dans le cadre du Service sont protégés par des droits de propriété intellectuelle, dont l’Administration fédérale ou ses fournisseurs de services sont les détenteurs.
Les Expéditeurs et les Destinataires obtiennent un droit non exclusif d’utiliser le service uniquement aux fins décrites dans les présentes conditions d’utilisation.
Les Expéditeurs et les Destinataires acceptent d’être répertoriés sur la page d’accueil du portail Hermes et/ou à d’autres endroits, dans le cadre des mesures prises par BOSA SD pour encourager le déploiement de la facturation électronique dans le monde des affaires.
5. Changements
BOSA SD se réserve le droit de modifier les présentes conditions d’utilisation à tout moment. BOSA SD vous en informera. Il est de la responsabilité des expéditeurs et des expéditeurs d’examiner régulièrement les termes et conditions applicables.
Ces conditions d’utilisation ont été modifiées et révisées pour la dernière fois le 1/8/2024.
6. Protection des données à caractère personnel
BOSA SD respecte votre vie privée. Les données que vous entrez sur Hermes seront traitées de manière confidentielle. Pour plus d’informations, veuillez consulter notre déclaration de confidentialité à l’adresse suivante: https://bosa.belgium.be/fr/applications/hermes/declarationdeconfidentialite.
Vous pouvez contacter BOSA SD à l’adresse suivante: BOSA, BOSA SD, Boulevard Simon Bolivar 30, 1000 Bruxelles, au servicedesk.dto@bosa.fgov.be et au numéro de téléphone 02/740.80.27.