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Hermes - Déclaration de confidentialité

Vous pouvez lire la déclaration de confidentialité de Hermes ci-dessous.

En utilisant le service "Hermes", les Expéditeurs et les Destinataires acceptent la déclaration de confidentialité d’Hermes.

Les Expéditeurs, également appelés Utilisateurs, sont des entreprises qui utilisent Hermes pour envoyer leurs factures électroniques.

Les Destinataires, également appelés Utilisateurs finaux, sont les entreprises qui reçoivent la facture électronique.

Le Service Public Fédéral Stratégie et Appui, Direction Générale Simplification et Digitalisation ("BOSA SD") se soucie de votre vie privée et agit toujours conformément aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (UE) 2016/679 ("RGPD").

Veuillez lire la présente Déclaration de confidentialité pour en savoir plus sur la manière dont les données personnelles sont collectées et traitées dans le cadre de ce service.



1. Sécurité

BOSA SD s’engage à prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre la destruction, la perte, l’altération accidentelle, les dommages ou la divulgation.

Pour assurer cette sécurité, BOSA SD utilise, entre autres, le cryptage de la communication entre le serveur et votre ordinateur, le cryptage des données stockées et des sauvegardes périodiques.



2. Données à caractère personnel et finalités

Dans le cadre de votre utilisation Hermes, vous faites l’objet d’une identification en tant qu’Expéditeur et/ou Destinataire de factures électroniques.

Au cours du processus d’identification, les données suivantes sont enregistrées: votre nom et prénom, votre choix de langue, les entreprises que vous représentez.

L’Expéditeur mentionne l’adresse e-mail du Destinataire qui ne sera traitée que pour l’envoi de la facture au Destinataire.

Les adresses e-mail des destinataires sont traitées dans le but d’envoyer les factures aux Destinataires corrects.

Le contenu des factures à envoyer peut également contenir d’autres données personnelles.

Les adresses e-mail des Expéditeurs sont également traitées afin de pouvoir envoyer des communications de service telles qu’un message sur la maintenance du service.



3. Traitement des données à caractère personnel

Le traitement des données de l’Expéditeur est basé sur le consentement de l’Expéditeur et son choix d’utiliser Hermes. Ces données sont traitées par BOSA SD pour l’identification correcte de l’Expéditeur. Après la désinscription et après la cessation du service, toutes les données seront supprimées à l’exception de celles conservées dans la piste d’audit pendant 10 ans à dater de la transmission.

Les adresses e-mail des Destinataires sont fournies par les Expéditeurs. BOSA SD traite ces adresses sur instruction de l’Expéditeur. L’Expéditeur confirme qu’il a le consentement d’utiliser l’adresse e-mail pour envoyer des factures au Destinataire via Hermes.

Toutes les données transmises par l’Expéditeur, y compris  l’adresse email du Destinataire, seront supprimées après l‘expiration d’une période de rétention de 6 mois. Hormis celles conservées dans la piste d’audit qui sera conservée, dans les règles de l’art, pendant 10 ans à dater de leur transmission, afin de permettre à BOSA SD de satisfaire à ses obligations en la matière.

Comme prévu par le RGPD, vous pouvez obtenir plus d’informations sur les modalités de traitement en contactant BOSA SD aux coordonnées indiquées ci-dessous.

Lors de la fourniture du service Hermes, BOSA SD a accès aux données personnelles susceptibles d’être présentes dans les factures et pièces jointes envoyées via Hermes par les Expéditeurs aux fins spécifiques suivantes:

  • la validation technique des factures et des annexes à envoyer et la vérification de la conformité des documents électroniques au format standard de transmission
  • la transformation de factures XML en équivalents lisibles par l’homme (pdf)
  • l’envoi de factures et d’annexes
  • la fourniture d’un service de « track and trace »  aux Expéditeurs et aux Destinataires et stocker les factures (avec toutes pièces jointes associées) pour une période limitée de six mois, après quoi les factures et pièces jointes seront automatiquement supprimées.

     



4. Période de conservation

Vos données personnelles ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont traitées. Toutes les données transmises par l'Expéditeur, y compris l'adresse électronique du Destinataire, seront supprimées à l'expiration d'une période de conservation de 6 mois. À l'exception de la piste d'audit, qui, conformément aux règles de l'art, sera conservée pendant 10 ans à compter de la date de transmission, afin que BOSA SD puisse remplir ses obligations en la matière.



5. Partage des données

BOSA SD engage des prestataires de services/sous-traitants pour le développement, l'exploitation, la maintenance et l'hébergement de Hermes. Ces prestataires de services/sous-traitants agissent en tant que sous-traitants de BOSA SD et, à ce titre, doivent se conformer au RGPD. BOSA SD prévoit les dispositions nécessaires à la protection des données personnelles dans un contrat avec le sous-traitant. Le sous-traitant est explicitement répertorié dans le registre des activités de traitement.

Il est également possible que BOSA SD et ses sous-traitants, dans le cadre de l'exécution de leurs tâches, soient amenés à recevoir ou à communiquer vos données personnelles aux destinataires suivants :

  1. Vous-même
  2. Les autorités de contrôle chargées de la protection des données à caractère personnel
  3. Les parties à des procédures administratives ou judiciaires impliquant BOSA SD.



6. Cookies

Hermes fait usage de "cookies" : petites parties d’informations stockées par le navigateur sur votre ordinateur.

Les cookies sont utilisés sur ce service pour mémoriser votre préférence de langue, pour vous identifier lors de votre visite à ce service et non pour collecter des statistiques personnalisées sur la visite du service.

Vous pouvez désactiver l’utilisation de cookies dans votre navigateur, mais cela signifie que certaines parties de ce service deviennent inutilisables.

Le cookie de session n’est valide que lors de votre visite.

Le cookie de votre préférence de langue reste valide tant que vous n’êtes pas désabonné ou tant que vous ne l’avez pas supprimé via les paramètres de gestion des cookies.

Pour plus d’informations sur la politique en matière de cookies, consultez cette page.



7. Fichiers journaux

BOSA SD enregistre les données suivantes et les stocke de manière sécurisée pendant les durées suivantes, en fonction de la finalité poursuivie :

Durée:

Finalité:

Données

2 semaines

6 mois

10 ans

Track and Trace

Track and Trace

Audit trail

Adresse IP

v

v

 

Moment de la transmission

 

v

v

Identité de l’Expéditeur et du Destinataire

 

v

v

Facture et annexe(s)

 

v

 

Fingerprint des documents échangés (facture, annexe(s), réponses

 

v

v

Adresse email du Destinataire

 

v

v



8. Droit d’accès, d’adaptation et de correction - effacement des données et limitation du traitement

Comme prévu par le RGPD, vous pouvez toujours consulter vos données personnelles traitées par BOSA SD ou obtenir des informations sur les modalités de traitement, et vous pouvez corriger vos données personnelles gratuitement en prenant contact avec BOSA SD en utilisant les coordonnées énumérées ci-dessous ou en le faisant vous-même via le site du portail.

Conformément au RGPD, vous disposez des droits décrits ci-dessous dans le cadre du traitement de vos données personnelles par le BOSA. Dans certains cas, vous ne pourrez plus utiliser Hermes.

Si vous nous contactez pour exercer vos droits, nous vous répondrons dans un délai de 1 mois. Exceptionnellement, cela peut prendre plus de temps (jusqu'à un total de maximum 3 mois), mais nous vous ferons savoir dans un délai d'un mois pourquoi. La possibilité d'exercer ou non vos droits dépend du traitement et de la base juridique.

Veillez toujours à ce que le droit que vous souhaitez exercer et la manière dont vous souhaitez recevoir l'information (par exemple par e-mail, par courrier, oralement, ...) soient clairement définis. Veuillez noter que dans certains cas, nous avons besoin de plus d'informations. Nous voulons être sûrs que nous aidons la bonne personne.

  • Droit d'accès
  • Droit de rectification
  • Droit d'opposition
  • Droit de restreindre le traitement
  • Droit à l'oubli ou à l'effacement
  • Droit de retirer le consentement

Toute personne a le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données via:

Numéro de téléphone: + 32 (0)2 274 48 00

Fax: + 32 (0)2 274 48 35

E-mail: contact@apd-gba.be

 



9. Changements

BOSA SD se réserve le droit de modifier la Déclaration de confidentialité à tout moment. Les modifications apportées à la Déclaration de confidentialité seront annoncées par l’intermédiaire de l’eBox. La présente Déclaration de confidentialité a été modifiée pour la dernière fois et révisée le 20/02/2024.



10. Coordonnées

BOSA SD est responsable du traitement de ces données à caractère personnel et dispose d’un délégué à la protection des données qui supervise la confidentialité et la sécurité des données, ainsi que le respect des exigences du RGPD. Vous pouvez communiquer avec cet agent via privacy@bosa.fgov.be pour toutes vos questions concernant la protection de la vie privée. Vous pouvez envoyer des incidents et des plaintes à privacyincident@bosa.fgov.be.

Vous pouvez contacter BOSA SD à l’adresse suivante: FOD BOSA, BOSA SD, 30 Boulevard Simon Bolivar, 1000 Bruxelles, à l’adresse email  servicedesk.DTO@bosa.fgov.be et au n° de téléphone 02/740.80.27.