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Frais propres à l’employeur : changement au niveau de la fiche fiscale

Publication date
27 juin 2022

Les fiches fiscales ont fait l’objet d’un changement important sur le plan des frais propres à l’employeur. A partir de l’année de revenus 2022, les fiches fiscales devront mentionner tous les types d’indemnités versées à titre de remboursement de frais propres à l’employeur.

Table des matières

  • Les frais propres à l’employeur

    En tant qu’employeur, vous octroyez à vos employés en plus de leur traitement des allocations et avantages ainsi que des indemnités à vos employés .

    D’un point de vue fiscal, les allocations et avantages et les indemnités ne sont pas soumis au même statut :

    • Les allocations et avantages sont considérés comme une rémunération et sont dès lors imposables.
    • Les indemnités quant à elles ne sont pas assimilées à une rémunération et constituent un versement à titre de remboursement de frais liés à la fonction. Elles sont non imposables. Il s’agit de frais réels que l’employeur doit supporter et représentent donc des frais propres à l’employeur.
      • Les remboursement assimilés comme indemnités versées à titre de remboursement de frais propres à l’employeur sont par exemple  :

        - les indemnités  frais de séjour en Belgique ou à l’étranger

        - les indemnités de bureau notamment dans le cadre de la mesure COVID

        - les indemnités liés au télétravail
      • L’employeur peut décider de rembourser ces frais réellement engendrés après la présentation des pièces justificatives nécessaires. Mais ces frais sont également fixés de manière forfaitaire notamment par l’arrêté ministériel du 13 juillet 2017 qui constitue une norme sérieuse.

     

    Nouvelles directives à partir de janvier 2022

    L’obligation de la mention des indemnités versées à titre de remboursement de frais propres à l'employeur a été adaptée et étendue. Cette adaptation implique que toutes les indemnités versées (forfaitaires et variables) à partir du 1er janvier 2022, le montant total des indemnités devra systématiquement être mentionné sur la fiche fiscale. Le montant doit être indiqué pour chaque catégorie d’indemnités et les indemnités octroyées sur la base de pièces justificatives doivent elles aussi être déclarées.

    D’un point de vue légal, tout paiement fait par l’employeur doit passer le compte individuel qui reprend toutes les prestations effectuées par un travailleur tout au long d’une année et la rémunération qui en incombe. Le compte individuel comptabilise donc tous les paiements (y compris les indemnités, chèque-repas…). Ce compte individuel peut être établi par l’employeur lui-même soit via un secrétariat social.

    Conformément à la décision du Conseil des Ministres du 16 mars 2016 concernant la centralisation obligatoire et progressive de l'administration du personnel et des salaires de tous les services fédéraux, le paiement des salaires mais également celui des allocations et des indemnités doivent être effectués via le secrétariat fédéral PersoPoint (BOSA). PersoPoint est dès lors responsable d’établir ce compte individuel pour toutes les institutions des services fédéraux qui sont déjà pris en charge par PersoPoint.

    Si les indemnités de vos employés sont déjà traitées et payées par PersoPoint, ils figurent déjà sur les fiches de traitement, les fiches fiscales 281.10 et/ou 281.20 et tout autre document officiel.

    En revanche, si vous octroyez encore directement, via votre comptabilité interne, c’est-à-dire en dehors de l’administration des salaires de PersoPoint, des indemnités fixées sur la base de pièces justificatives, nous vous invitons à régulariser les prochains versements d’indemnités en les payant directement via le Payroll de PersoPoint. Ainsi, elles pourront être mentionnées conformément à la nouvelle réglementation sur tous les documents fiscaux officiels. Au vue de cette nouvelle directive, PersoPoint ne sera donc plus à l’avenir en mesure de déclarer les indemnités qu’il n’aura pas réellement payés via son propre Payroll.

     

    2022, période d’adaptation

    Cette obligation de déclaration étendue aux remboursements de frais propres à l’employeur est d’application aux remboursements effectués à partir du 1er janvier 2022. Cette obligation ne s’applique donc pas avec effet rétroactif. Toutefois, le montant des indemnités devra dans tous les cas être indiqué sur les fiches fiscales à compter de l’année de revenus 2022, et ce, pour chaque catégorie d’indemnités.

    Afin d’assurer au mieux la transition pour les organisations qui payaient encore des indemnités via leur comptabilité en interne, PersoPoint compte procéder de la manière suivante pour l’année 2022 :

    • Pour les montants déjà payés au cours des 6 premiers mois de 2022, PersoPoint s’engage à trouver une solution avec chaque département pour communiquer les montants des indemnités pour les fiches fiscales.
    • A partir du 1er juillet 2022, tous les paiements devrons impérativement être effectués directement via PersoPoint. Un fichier Excell pourra être utilisé pour télécharger les quotas.

    Pour toute information sur la création du code salarial et le modèle Scope à utiliser,

     

    Plus d'infos

    Si vous avez des questions, n’hésitez à contacter par mail :

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