Du 20 au 22 novembre 2024, le cinquième OOTS Projectathon (Once-Only Technical System) de la Commission européenne s'est déroulé à Bruxelles. Des experts de toute l'Union européenne s'y sont réunis avec un seul objectif : simplifier l'administration transfrontalière pour tous les citoyens.
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Le “Once-Only Technical System” (OOTS) est un élément essentiel du règlement Single Digital Gateway. Il s'agit d'une solution technique qui permet aux autorités publiques d'échanger efficacement et en toute sécurité des justificatifs (certificat de naissance, diplôme ou permis de conduire par exemple) à travers les frontières lorsque les citoyens en ont besoin.
Lors des marathons de tests OOTS, des équipes de différents États membres de l'UE se réunissent pour mieux ajuster leurs systèmes et vérifier si le transfert des pièces justificatives est suffisamment fluide.
Cette fois-ci, l'accent a été mis sur les registres des véhicules et les procédures liées aux entreprises. En outre, les participants ont continué à travailler sur les domaines liés à la population et à l'éducation, qui avaient été abordés lors de l'édition précédente.
Discours, sessions de tests entre pairs et salles d’exploration
Les sessions de tests entre pairs ont été introduites par les discours inauguraux des représentants de la Commission européenne Philippe van Damme, Deputy Director-General Digital Services, et Amaryllis Verhoeven, Head of Unit Digital Transformation of Industry. Ils ont souligné que, pour promouvoir le marché unique européen, une coopération dans de multiples domaines politiques est nécessaire, la dimension numérique devenant de plus en plus importante ces dernières années.
Pendant trois jours, les participants de 26 pays ont mené 425 expériences, dont une trentaine ont été couronnées de succès pour l'équipe belge.
Lors des précédents Projectathons, l'accent avait été mis sur la quantité de tests. Cette fois-ci, l'accent a été mis sur des échanges qualitatifs et des cas concrets. Nous avons, par exemple, réussi le transfert d'un acte de naissance belge depuis la Finlande, via le Justice. Regardez la vidéo. (MP4, 83.97 Mo)
Lors de cette cinquième édition, les participants ont examiné en détail les liens avec l’European Car and Driving Licence Information System (EUCARIS), qui recueille des informations sur les véhicules et les conducteurs, et l’EMREX, une plateforme européenne sur laquelle les étudiants peuvent partager leurs données.
Outre les tests de systèmes, les participants ont également exploré des sujets plus généraux liés à l’OOTS. Par exemple, ils ont comparé la manière dont les différents pays conçoivent leurs services en ligne, ils ont discuté des normes européennes en matière de diplômes et ils ont cherché des solutions pour le partage de documents dans différentes langues.
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Le Projectathon OOTS m'a ouvert les yeux. Le réseautage avec des collègues de toute l'Europe a montré que nous ne sommes pas seuls. Ce qui est surprenant, c'est que les tests sont effectués sur des bases de données fictives, ce qui rend plus accessible la participation. J'encouragerai nos autorités compétentes concernées à participer au prochain Projectathon OOTS même si elles ne sont pas tout à fait prêtes, mais le faire sur base de données fictives. Par ailleurs, les sessions d’information étaient particulièrement intéressantes pour se rendre compte que chaque état membre rencontre les mêmes difficultés mais pense à des solutions différentes et le partage d’expérience me permet de revenir vers mes autorités compétentes avec de nouvelles idées permettant de dépasser les obstacles.
Sylvie Boone - Coordinatrice générale Single Digital Gateway (SDG)
Région Wallonne et Fédération Wallonie-Bruxelles -
L'accéléromètre mesure les progrès accomplis
La Commission européenne a lancé un Accéléromètre en 2023 pour suivre les progrès des États membres dans la mise en place de leur infrastructure OOTS nationale. Cet outil permet de voir dans quelle mesure les États membres sont techniquement prêts à lancer des services uniques et à les mettre progressivement à la disposition des citoyens et des entreprises.
A l’issue du cinquième Projectathon, la Belgique a progressé de la phase 4 à 5 sur une échelle de 6 étapes avant de pouvoir lancer l’utilisation de l’OOTS
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Afin de faire progresser le déploiement de l’OOTS dans les États membres, ce Projectathon était également le deuxième à inviter des autorités compétentes - des organisations qui demandent ou fournissent des documents authentiques, tels que des permis ou des diplômes par l'intermédiaire de l'OOTS.
Du côté belge, en plus des experts techniques du BOSA, le programme SDG a accueilli des participants du SPF Justice et du SPF Intérieur, ainsi que des délégués régionaux d'eWBS (le service de et d'administration numérique de la Wallonie et de la Communauté française), du SPW (le Service Public de Wallonie) et de l'AHOVOKS (l'agence flamande pour l'enseignement supérieur, la formation des adultes, les qualifications et les bourses d'études).
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Les réunions en face à face avec le personnel de la Commission, du SPF BOSA et d'autres États membres ont permis d'améliorer les relations et de raccourcir les lignes de communication. Combinées aux sessions instructives sur les initiatives de l'UE et les expériences d'autres pays, nos questions ont reçu des réponses efficaces et nos préoccupations initiales ont été prises en compte. Nous avons acquis des connaissances et des outils concrets pour débloquer et partager les données sur l'éducation, et nous avons même entamé une collaboration potentielle avec les Pays-Bas pour un cas d'utilisation de l'OOTS.
Dries Ballyn, Proceseigenaar IT & Data
AHOVOKS – Agence flamande pour l'enseignement supérieur, la formation des adultes, les qualifications et les bourses d'études -
La collaboration et l'innovation sont centrales
Le cinquième Projectathon a montré une fois de plus à quel point l'OOTS est crucial pour la transformation numérique des processus administratifs au sein de l'UE. Ce n'est qu'en collaborant et en continuant d'innover que nous pourrons bâtir un avenir plus efficace et améliorer l'expérience utilisateur tant pour les services publics que pour les citoyens et les entreprises. La mise en œuvre complète de l'OOTS par tous les États membres de l'UE rendra l'administration transfrontalière plus facile et moins coûteuse. Le système élimine les recherches fastidieuses et les transferts manuels de données, ce qui permet de simplifier considérablement les procédures et de réaliser des économies. *
Pour plus d'informations sur le Projectathon et les progrès du Once-Only Technical System, n'hésitez pas à consulter la page officielle de l'OOTS.
Single Digital Gateway
Le Single Digital Gateway facilite l'accès en ligne aux informations, aux procédures administratives et aux services d’assistance dont les citoyens et les entreprises de l'UE ont (ou pourraient avoir) besoin dans un autre pays de l'UE.
