Vous avez des questions concernant l'utilisation de PersoExpenses, la nouvelle application PersoPoint permettant de soumettre certaines demandes d'indemnités ? Retrouvez ici les questions les plus fréquemment posées par les utilisateurs.
L’utilisation de PersoExpenses n’est pas automatique pour les organisations affiliées à PersoPoint (BOSA) pour l'administration du personnel et des salaires.
A ce jour, cette application est utilisée par les membres du personnel du SPF BOSA, du SPF Finances, de l’Agence fédérale de la dette et du SPP Intégration Sociale.
En fonction de l'organisation pour laquelle vous travaillez, vous pouvez effectuer les demandes suivantes via PersoExpenses :
Indemnité de déplacement en voiture entre le domicile et le travail, après enregistrement de votre itinéraire en voiture
Tickets pour les déplacements en transports publics entre le domicile et le travail
Enregistrement des plaques d'immatriculation de service
Indemnités de déplacement de service (indemnités de vélo, indemnités kilométriques, frais de stationnement, indemnités de séjour, transports publics/autres transports)
E-tickets SNCB pour les déplacements de service *
* Les demandes d'abonnement pour le trajet domicile-travail ne passe pas par PersoExpenses. Ces demandes doivent toujours être introduites via Sago (PersoContact).
PersoExpenses est accessible de différentes manières :
Vous pouvez également vous connecter directement via ce lien: Identification (belgium.be).
Vous pouvez vous connecter à PersoExpenses avec votre carte d'identité électronique (eID), via itsme® ou avec un token.
Vous pouvez à tout moment demander votre e-ticket pour des missions pour les jours pour lesquels vous n'avez pas introduit une journée entière d'absence.
Les autres demandes dans PersoExpenses peuvent uniquement être demandées pour les jours où vous êtes planifié. Nous vous conseillons d'introduire vos demandes à partir du moment où votre planning réalisé est visible dans Scope (PersoSelfService). Vous pourrez le voir au plus tôt pendant la première moitié du mois qui suit.
Votre chef validera votre demande dès que le planning réalisé sera enregistré.
Avant de soumettre votre demande, veuillez également vérifier que votre calendrier mensuel dans Scope (PersoSelfService) est correct. Pour un jour où vous n'êtes pas planifié, vous ne pourrez donc pas demander une indemnité comme mentionné ci-dessus.
Votre demande est approuvée à partir du moment où votre chef a validé celle-ci. Si votre chef retourne votre demande et la refuse, vous pouvez à nouveau adapter votre demande ou supprimer et renouveler votre demande. Notez que, dans certains cas, un deuxième approbateur est prévu au sein du service RH de l'organisation. La note de frais ne sera donc transmise pour paiement qu'après approbation supplémentaire par le service RH.
Avertissez votre chef de service. S'il n'a pas encore approuvé votre note de frais, il peut encore la refuser en utilisant le bouton situé en bas de page. Il doit ensuite motiver son refus. Vous pourrez ensuite réencoder les informations.
Si une note de frais a déjà été approuvée par tous les approbateurs et n'a pas encore été payée, vous pouvez demander aux gestionnaires de dossiers PersoPoint d'annuler celle-ci via un ticket SAGO (PersoContact). Une fois la demande annulée, la soumettre à nouveau dans l'application PersoExpenses.
Les journées complètes avec une absence ou du télétravail ne peuvent pas être sélectionnées pour le trajet domicile-travail.
Étant donné que vous travaillez à domicile ou que vous ne travaillez pas ces jours-là, et que vous n'avez donc pas parcouru le trajet entre votre domicile et votre lieu de travail, vous ne pouvez pas non plus demander une indemnité vélo pour ces jours-là.
En cliquant sur les jours bloqués dans le calendrier, vous pouvez voir pourquoi le jour a été bloqué.
Pour les douaniers qui travaillent selon un planning particulier, les planifications sont téléchargées en 2 étapes dans SCOPE/SAP.
Au début du mois, le planning initial est chargé (avant le 10 de chaque mois) et une fois le mois écoulé, le planning réel est chargé.
L'application est configurée de manière à ce que Google maps suggère des itinéraires adaptés aux vélos.
Vous pouvez toutefois adapter l'itinéraire proposé dans l'application à l'itinéraire que vous prenez réellement.
Cela ne s'applique qu'aux trajets à vélo. Les trajets en voitures ne peuvent pas être modifiés.
Introduire une indemnité de déplacement à vélo n'est possible qu'après enregistrement de votre itinéraire à vélo. Une fois que le service RH aura approuvé votre itinéraire, vous pourrez alors introduire votre demandes des indemnités dans l’application.
PersoExpenses est une application uniforme pour tous nos clients. Pour le trajet en voiture, l'application suggère le trajet le plus court à la demande de la plupart des clients.
Si vous voulez vous en écarter, vous devez joindre un print screen avec l'itinéraire que vous voulez faire approuver en pièce jointe à votre demande. Dans le champ de commentaire, vous pouvez donner votre explication à l'approbateur de votre itinéraire.
La décision d'accepter le parcours appartient à votre organisation, et non à PersoPoint. Lorsque votre service RH acceptera l'itinéraire, le nombre de kilomètres dans l'application sera ajusté en conséquence.
Comme c'est le cas pour la communication de vos changements de données personnels (numéro de compte, composition de ménage..) dans SCOPE (PersoSelfservice), prenez la bonne habitude d'introduire vos demandes dans PersoExpenses la première quinzaine du mois. Cela permet que tout soit en ordre à temps pour les paiements à la fin du mois.
Par exemple :
Voici comment procéder au mois d'octobre pour l'introduction de vos indemnités vélo pour le mois de septembre :
Retrouvez tous les manuels et vidéos d'utilisation à destination des utilisateurs des organisations qui utilisent dés à présent l'application PersoExpenses
