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Nouvelle facture : je ne trouve pas mon client dans la liste
Les entités gouvernementales ne sont pas toutes prêtes à réceptionner des factures. Si votre client ne s’affiche pas dans la liste de sélection d’un client/le champ de recherche, il appartient probablement aux entités qui ne sont pas prêtes. Veuillez contacter le responsable des achats de votre client.
Conseil : pour éviter toute erreur d'identification de votre client, demandez-lui son numéro d’entreprise puis cherchez le nom officiel correspondant grâce à l'outil : « Recherche dans la Banque-Carrefour des entreprises ».
Nouvelle facture : le nom du fournisseur ne s’affiche pas, uniquement son numéro d’entreprise. Comment est-ce possible ?
Cette question concerne uniquement les fournisseurs occasionnels, qui ne possèdent pas de flux de facturation de machine à machine.
La première fois que vous utilisez le site, le nom de votre entreprise n’est pas encore enregistré, si bien que le système ne connaît que votre numéro d’entreprise. Au moment d’établir votre première facture, vous devez indiquer le nom de votre entreprise dans le champ correspondant. Dès cet instant, le site utilisera ce nom au lieu du numéro d’entreprise dans la liste de sélection d’un fournisseur.
Je ne parviens pas à encoder ma facture sur le portail ! Que faire ?
Coûts et bénéfices
Le formulaire de saisie d’une nouvelle facture sur le portail Mercurius se limite aux scénarios classiques de facturations aux administrations. Ces scénarios couvrent plus de 95% de ces factures. Les moins de 5% restant, se répartissent dans une grande quantité de scénarios moins habituels, qui se combinent de différentes manières. Leur prise en charge engendrerait une augmentation exponentielle des coûts de développement et de fonctionnement. L’administration ne peut dès lors pas justifier la multiplication de coûts qu’engendrerait la prise en charge de scénarios aussi peu fréquents.
Enjeu stratégique
Les pouvoirs publics soutiennent la généralisation de la facturation électronique (donc sans intervention humaine) en raison des grands bénéfices qui en découlent. Le formulaire « nouvelle facture » n’est évidemment pas un outil d’e-facturation, mais une solution de « dépannage » , gratuite, destinée aux fournisseurs contraints de transmettre une facture électronique à leur client en raison d’une clause contractuelle ou d’une obligation légale, et qui ne sont pas encore équipés de solution d’e-facturation sortante (et interopérable). Dans cette perspective, ajouter de nouveaux scénarios peu fréquents reviendrait à inciter les fournisseurs à continuer à se désintéresser à l’e-facturation, ce qui serait donc contraire aux missions des administrations dans ce domaine.
Exemples
La liste ci-dessous est transmise à titre purement exemplatif.
- Échanges transfrontaliers : seule la facturation domestique est couverte
- TVA co-contractant : la TVA est due, mais sa perception échappe au régime classique.
- Pièces de rechange : un régime TVA spécial s’applique sur l’échange de pièces (ex : échange standard d’un moteur).
- Avances : vous avez avancé des sommes à votre client et les exigez sur votre facture. Ces avances sont exemptes de TVA
Que faire ?
Si de tels scénarios vous concernent, probablement n’est-ce pas uniquement dans le cadre de la facturation aux administrations. Nous vous recommandons donc de vous informer et de vous équiper !
En attendant,
- Le portail Mercurius comporte un mode « Test » : cliquez sur « Mercurius production » en haut à droite sur la barre grise, et sélectionnez « Mercurius Test ». Vous pouvez vous y exercer autant que nécessaire, pour être bien certain que votre problème ne relève pas d’un simple malentendu.
- Veillez à bien faire usage des informations à votre disposition, tels que les info-bulles et la page Mercurius BOSA.
- Si vous êtes bien dans le cas d’un scénario non couvert par le formulaire du portail de Mercurius, adressez vous au responsable d’achat de votre client, en expliquant la situation. Demandez-lui conseil.
Questions relatives au statut de ma facture
Les gens ont parfois des difficultés à s'y retrouver dans les informations de statut de facture (*). Notre FAQ fournit des réponses aux questions telles que : « Ma facture a-t-elle été bien reçue par le client ? Quel est son statut ? ». La FAQ, de cette page, ajoute des renseignements utiles sur la façon dont le statut change et sur qui contacter, en cas de besoin.
En bref
- Le statut initial de toute facture reçue par Mercurius est « reçue ».
- Le client doit ensuite approuver la facture. Deux options se présentent par conséquent :
- Option 1 : il approuve la facture (entendez : la facture porte sur une commande valable, la livraison est confirmée, le montant est correct...). Le statut passe ensuite à « traitée ».
- Option 2 : il rejette la facture (par exemple, parce que des informations font défaut, comme le numéro de commande ; ou parce que le montant est incorrect...) Le statut passe alors à « rejetée ».
- Le statut change uniquement si le client notifie la décision. Plusieurs clients ne procèdent pas encore de cette manière. Dans ce cas, le statut ne change pas, mais reste sur « reçue ».
- Dans des situations très exceptionnelles, comme une facture en double, Mercurius intercepte la facture (entendez : il ne la transmet pas au client), et la rejette automatiquement.
- Si vous avez besoin de plus de détails sur le statut de la facture, contactez la personne responsable des achats chez le client. Notez qu'il/elle a accès aux mêmes informations que vous sur le portail Mercurius – pour peu qu'il/elle ait suivi les démarches administratives nécessaires au sein de sa propre organisation. N'hésitez dès lors pas à utiliser le portail pour partager des informations de facture et aider à résoudre tout malentendu ou différend.
(*) Il en va de même pour les notes de crédit.
Scénario principal
Toutes les factures envoyées au secteur public sont reçues par Mercurius. Cela permet aux fournisseurs de suivre le statut de toutes les factures qu'ils envoient à l'ensemble des entités du secteur public sur le portail Mercurius (N.B. : les clients disposent des mêmes fonctions de suivi).
Lorsqu'une facture est reçue initialement par Mercurius, elle se voit attribuer le statut « reçue ».
À partir de là, la facture est transmise au client. Le client doit traiter la facture, afin de payer le fournisseur. Ce traitement implique un cycle d'approbation. Au cours de ce cycle d'approbation, la facture sera soit approuvée, soit rejetée. Généralement, le client communique le résultat de l'approbation au fournisseur : il envoie un message de réponse à Mercurius, et Mercurius transmet ce message au fournisseur. Parallèlement, Mercurius met également à jour le statut de la facture sur le portail : « traitée » (pour les factures approuvées) ou « rejetée » (pour les factures rejetées). Si la facture est rejetée, le message de réponse est supposé contenir la description de la raison du rejet. Le fournisseur peut alors corriger sa facture en conséquence.
Mercurius utilise un type de message normalisé pour transmettre la réponse au fournisseur. Un fournisseur qui envoie ses factures par voie électronique (en utilisant le cadre d'interopérabilité Peppol) peut recevoir ce message normalisé directement dans son système informatique en vue d'un traitement automatisé. Cela dépend du système informatique du fournisseur. Les fournisseurs sont invités à prendre en considération cette opportunité d'intégration de machine à machine, étant donné que l'intégration de machine à machine est la condition sine qua non pour tirer tous les bénéfices de la facturation électronique. Ils devraient contacter leur fournisseur ou responsable informatique, qui saura comment fonctionne le tout d'un point de vue technique ou devra acquérir ces connaissances spécifiques.
Informations techniques
Mercurius utilise actuellement un Invoice Message Response (IMR) Peppol BIS.
Exception 1 : le fournisseur n'est pas (encore) capable de recevoir la réponse
Tant que ce genre d'intégration n'est pas généralisée, Mercurius recourt à la « seconde option » suivante pour transmettre au fournisseur la réponse du client : Il extrait de la facture les données de contact e-mail du fournisseur et envoie la réponse à cette adresse e-mail. Il procède de cette manière uniquement si le fournisseur ne supporte pas encore le flux électronique complet décrit plus haut. Si le fournisseur n'a pas fourni de données de contact e-mail dans sa facture, la seule manière qui lui reste alors pour connaître le statut consiste à se connecter au portail Mercurius.
Exception 2 : le client n'est pas (encore) capable d'envoyer une réponse
Plusieurs clients ne sont pas encore capables d'envoyer la réponse. Dans ce cas, le statut de la facture qui est visible sur le portail Mercurius restera sur « reçue », même si la facture peut avoir été rejetée, approuvée ou payée. Et, bien entendu, Mercurius ne sera pas en mesure d'envoyer la réponse au fournisseur.
Exception 3 : la facture contient des données incorrectes/impossibles à traiter
Avant de transmettre la facture au client, Mercurius vérifie qu'elle ne relève pas de la liste d'exceptions suivante :
- il s'agit d'une facture en double ou déjà envoyée précédemment
- elle présente une date d'émission dans le futur
- le numéro de facture compte plus de 250 caractères
- le numéro de facture utilise des caractères spéciaux (techniquement : il contient des caractères ne figurant pas dans la table ASCII 7bits)
Si la facture relève de l'une de ces catégories, Mercurius est programmé pour :
- arrêter la facture – elle n'est pas transmise au client
- rejeter la facture, et
- envoyer une réponse, à l'aide des mécanismes décrits plus haut, pour avertir le fournisseur
Pour les fournisseurs qui ont besoin de plus d'informations
Si vous avez besoin de plus de détails à propos du statut d'une facture, veuillez contacter le responsable des achats chez votre client. Vous pouvez identifier cette personne dans les documents de l'appel d'offres (à moins que la facture soit liée à une procédure plus simplifiée, auquel cas vous, ou l'un de vos collègues, connaissez probablement déjà le responsable des achats).
Notez qu'il/elle a la possibilité d'accéder aux mêmes informations que vous sur le portail Mercurius. Il/elle peut avoir accès aux coûts des démarches administratives au sein de sa propre organisation, tout comme vous l'avez probablement fait (pour plus de détails, voir le site web Mercurius. N'hésitez dès lors pas à utiliser le portail pour partager des informations de facture et aider à résoudre tout malentendu ou différend.
Pour les techniciens qui ont besoin de plus d'informations
Pour plus de détails techniques relatifs aux réponses aux factures, veuillez consulter l'article suivant : https://docs.peppol.eu/poacc/upgrade-3/syntax/InvoiceResponse/tree/
J’ai envoyé une facture. J’attends maintenant le paiement. Par quel moyen en vérifier le statut ?
De manière générale, toutes les questions concernant le traitement opérationnel doivent être adressées à votre contact commercial, probablement le fonctionnaire chargé des achats de l’entité cliente. Parallèlement, veuillez noter que le site vous permet d’accéder aux informations qui concernent votre flux de factures. Sachez en outre que le fonctionnaire chargé des achats de l’entité cliente a également accès à ces informations (c’est-à-dire son flux de factures entrantes), ce qui facilite grandement la communication à propos des factures courantes.
Voici quelques explications pratiques sur les fonctions du site :
- Vous pouvez chercher la facture au moyen de la référence, de l’émetteur, du destinataire ou de la date (ou d’une période) d’émission.
- Si vous ne retrouvez pas la facture, il faut en déduire qu’elle n’a pas été reçue par les pouvoirs publics belges. Il se peut que le système qui émet la facture ait connu un problème. Le cas échéant, veuillez contacter le responsable de ce système.
- Une fois que vous avez retrouvé la facture, vous pouvez en consulter les détails. Parmi ceux-ci, un champ Statut :
- « Reçue » : la facture a été reçue par les pouvoirs publics.
- « Traitée » : la facture reçue a été enregistrée dans la comptabilité.
- « Refusée » : la facture reçue a été refusée – probablement parce qu’elle contenait une erreur (dans le numéro du bon de commande, par exemple).
- « Transmitted » : la facture a été transmise.
- Vous pouvez également consulter les messages échangés : le sous-bloc « messages associés » dresse la liste de tous les messages échangés entre correspondants. Il en contient au minimum un, à savoir la facture proprement dite. Le modèle classique est le suivant : (a) un message pour la facture, (b) un message pour la pièce jointe (sur Mercurius, celle-ci est considérée comme un message distinct), et (c) un message pour le feed-back du destinataire après traitement de la facture.
Ma facture a-t-elle été bien reçue par le client ? Quel est son statut ?
Bon nombre de fournisseurs s'interrogent sur le statut de leur facture. Il s'agit d'une préoccupation légitime, et le portail Mercurius a précisément été conçu pour y répondre. Grâce au portail Mercurius, tout fournisseur peut facilement suivre la réception de ses documents par le client, ainsi que la réponse commerciale (approbation du document) du client. Le présent article décrit comment cela fonctionne en pratique, accompagné de copies d'écran.
Afin de pouvoir récupérer les documents sur le portail Mercurius, il est toutefois nécessaire que le fournisseur dans le document en question soit identifié par le numéro CBE (belge) et non par le numéro de TVA. Les entreprises étrangères relèvent également de cette exception.
Si vous souhaitez obtenir le statut d'une telle facture, veuillez contacter directement votre client.
Cela prend 2 à 4 étapes simples, selon le niveau de détail souhaité :
Étape 1. Connectez-vous sur le portail Mercurius
Si vous recevez des messages d'erreur (du genre « Désolé, vous n'êtes pas enregistré comme un représentant légal de l'entreprise ou responsable de la facturation. Vous ne pouvez dès lors pas utiliser ce site... »), veuillez-vous reporter à la procédure distincte Mercurius BOSA qui explique la manière d'y avoir accès.
Étape 2 : vous devriez voir s'afficher à l'écran la liste des factures que vous avez envoyées
Remarques
- À ce niveau, vous pouvez déjà voir quel est le statut (commercial) de votre facture :
- « reçue » : le document a été reçu par le client (même s'il ne l'a pas encore téléchargé de Mercurius ; peu vous importe en fait, puisque nous assumons l'entière responsabilité de ce transfert) ;
- « traitée » : le document a été récupéré par le client et il a approuvé ce document – notez que l'approbation d'une facture peut prendre un peu de temps, en fonction de facteurs spécifiques au client ;
- « rejetée » : le document a été rejeté par le client pour une raison ou l'autre. Contactez le client (débiteur) si vous avez besoin d'informations supplémentaires.
- Si la liste est trop longue, vous pouvez vous servir des filtres du haut pour affiner votre requête.
- Si vous recherchez un document de test – nous entendons par là un document envoyé à notre environnement de test, assurez-vous de basculer au préalable dans l'environnement de test, en utilisant le bon choix dans la liste déroulante, située dans le coin supérieur droit de l'écran :
- Si vous ne trouvez pas la facture que vous cherchez, utilisez notre « formulaire de demande d'assistance en ligne » pour demander de l'aide. Veuillez communiquer les informations suivantes :
- identifiant du message de transmission ;
- numéro de la facture;
- numéro d'entreprise du destinataire;
- numéro d'entreprise de l'expéditeur;
- date et heure de la transmission.
Attention : nous n'assurons ce service que pour la production.
Étape 3 : cliquez sur la ligne de facture (facultative)
Pour avoir accès à plus d'informations sur la facture, cliquez sur la ligne correspondante dans la liste. Le portail Mercurius affichera la page « Détail de la facture ». Voici une capture d'écran d'une page « Détail de la facture » type :
Légende
- Version directement lisible (PDF) de la facture introduite sur le portail (uniquement disponible pour les factures introduites sur le portail).
- Pièce(s) jointe(s) à la facture (disponibles sur tous les canaux : Peppol, portail et existants).
- Lien vers le message de la facture (technique : voir étape 4).
- Si la facture est traitée, il y a un lien vers le message de réponse du client pour la facture reçue.
Étape 4 : cliquez sur les détails du message (facultative)
Depuis la page « Détail de la facture », vous pouvez accéder à des informations techniques supplémentaires – généralement pour retrouver quel message exact a été reçu, à quel moment, quand il a été transmis au client, ... Pour accéder à la page « Message Details », cliquez sur le lien à côté du libellé « Related Messages » - tel que souligné sous le numéro 3 sur la capture d'écran plus haut. Notez qu'il peut parfois y avoir plusieurs messages. Par exemple, un pour la facture, un pour la pièce jointe, un pour une réponse du client...
Quand les messages arrivent à Mercurius, on applique 3 dates et heures :
- date et heure d'arrivée du message sur Mercurius ;
- date et heure de la lecture du message par le client ;
- date et heure du marquage du message comme récupéré par le client.
Le portail Mercurius affichera la page « Détail de la facture ». Voici une capture d'écran d'une page « Message Details » type:
Date et heure d'arrivée du message sur Mercurius
Date et heure de la lecture du message par le client
Gateway out message status
Document retrieved (but not deleted) via ePrior at 2025-07-22 11:50:48
Date et heure du marquage du message comme récupéré par le client
Informations importantes relatives au statut de la facture
Comment un document passe-t-il au statut « traité » ou « rejeté » ? Ce changement de statut résulte d'un « message de réponse » envoyé par le client. Cette réponse n'affecte pas seulement le statut du document sur le portail Mercurius. Elle est également renvoyée au fournisseur (de la même manière que le fournisseur reçoit une réponse lorsqu'il envoie une facture). En fonction de vos propres outils informatiques, vous pouvez ainsi, en tant que fournisseur, automatiser le traitement des réponses. Pour de plus amples informations, veuillez en parler avec votre fournisseur de solutions informatiques.
J’ai accès au portail de Mercurius mais je n’y vois pas les factures électroniques transmises par mon entreprise.
Les factures électroniques comportent un identifiant de l’expéditeur. Pour permettre le suivi de la facture au travers du portail web de la plateforme Mercurius, veillez à ce que cet identifiant soit le numéro d’entreprise – délivré par la Banque Carrefour des Entreprises à toute entreprise belge.
Explications complémentaires
- L’identification certaine des correspondants est un enjeu majeur dans l’échange de factures. Depuis 2003, la Banque Carrefour des Entreprises (BCE) attribue à chaque entreprise active en Belgique un numéro unique, grâce auquel cette identification est garantie. Il est donc vivement recommandé aux entreprises de privilégier l’utilisation du numéro d’entreprise dans leurs échanges électroniques.
- Il existe de nombreux autres identifiants d’entreprises. Les plus utilisés sont le numéro de TVA, l’IBAN, le GLN, … Dans un souci de neutralité et d’interopérabilité, le standard (Norme Européenne pour la facturation électronique) permet d’utiliser tout identifiant reconnu au niveau Européen.
- Le portail web de la plateforme Mercurius permet à ses utilisateurs de suivre le traitement des factures expédiées (ou reçues) par leur entreprise. Pour déterminer l’entreprise qu’un utilisateur du portail représente, le portail est intégré à la plateforme fédérale de gestion des rôles (pour plus d’information, veuillez consulter le site Mercurius BOSA .
- La plateforme de gestion des rôles ne reconnait que la BCE comme source authentique pour l’identification des entreprises, et ne permet donc de gérer des rôles que par rapport à des numéros d’entreprise. Par conséquent, seules les factures comportant le numéro d’entreprise de l’expéditeur sont visibles sur le portail. Les expéditeurs de factures électroniques à l’administration ont donc une raison supplémentaire de privilégier l’usage de cet identifiant.
- Cependant, dans certains contextes, certaines entreprises ont besoin d’utiliser un autre identifiant que leur numéro d’entreprise pour leur flux d’e-factures sortantes (par exemple elles sont actives principalement à l’international, et leurs interlocuteurs principaux ne reconnaissent pas encore le numéro d’entreprise).
- Outre l’identifiant principal, la Norme Européenne pour la facturation électronique permet de communiquer des identifiants secondaires.
- Les expéditeurs qui ne peuvent pas utiliser leur numéro d’entreprise comme identifiant principal, peuvent le communiquer comme identifiant secondaire. Cela suffit à rendre visibles les factures aux utilisateurs du portail autorisés.
- Information technique:
- L’identifiant principal d’une partie est communiqué au moyen de l’UBL data element Party/endpointID
- L’identifiant secondaire d’une partie est communiqué au moyen de l’UBL data element Party/PartyIdentification/ID.
Dispositions transitoires
Dans un premier temps, Mercurius avait mis en place un mécanisme permettant aux expéditeurs utilisant leur numéro de TVA en guise d’identifiant, d’également visualiser leurs factures sur le portail. Ce mécanisme s’est révélé fragile et incertain, et a donc été récemment abandonné, au profit d’une solution plus robuste : la possibilité de communiquer un identifiant secondaire.
Qui reçoit des factures Peppol ? Existe-t-il une liste ?
Peppol est conçu de manière qu'une telle information ne soit plus un préalable à la facturation électronique. Le mécanisme de transmission de documents dans le cadre Peppol se fonde sur des registres de capacités de réception, consultables en ligne publiquement et à tout moment, et qui permettent aux expéditeurs de documents de découvrir dans quel format leur destinataire est capable de les recevoir et ce en temps réel (en fait une requête vers le SML qui redirige vers le SMP correspondant). La consultation de ces registres est l'affaire des logiciels de facturation, et non de ceux qui les utilisent.
Cependant, lors des premières années du déploiement de Peppol, tant (1°) que ce mécanisme est utilisé de manière confidentielle et (2°) qu'un nombre limité de destinataires est effectivement enregistré dans ces registres, on peut comprendre que les entreprises s'échangeant des factures, souhaitent connaître à l'avance cette information. C'est pourquoi plusieurs mécanismes plus classiques existent (sites web).
En Europe et dans le monde - Peppol Directory
Depuis fin 2018, le Peppol directory offre une possibilité similaire mais pour tous les registres de destinataires de documents Peppol.
La liste complète du Peppol directory peut même être téléchargée en utilisant le lien suivant : https://directory.peppol.eu/public/locale-en_US/menuitem-search. cliquer sur “ Download all [XML]"
Peppol Directory met également à disposition un web service qui permet d'obtenir une liste de réceptionnaires sur base de filtres. Ce web service est expliqué sur la page suivante : https://directory.peppol.eu/public/locale-en_US/menuitem-docs-rest-api.
Remarques
- L'utilisation du web service ci-dessus ne doit évidemment pas se subsituer au mécanisme standard de découverte des "receiving capabilities" des participants, spécifié par le cadre Peppol.
- Seuls les participants qui en ont fait la demande sont repris dans le répertoire Peppol. La liste du Peppol Directory n'est donc pas exhaustive - mais elle est néanmoins très complète.