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Only Once – la collecte unique des données

Le principe de la collecte unique de données est un des moyens essentiels de simplifier les différentes procédures publiques obligatoires pour les citoyens et les entreprises. Il évite de communiquer plusieurs fois les mêmes données dans le cas où ces données auraient déjà été transmises à une autre administration.

Utilisable pour
  • Autres autorités
  • Citoyens
  • Entreprises
  • Organisations fédérales

Table des matières

  • Loi Only Once de 2014

    La loi Only Once du 5 mai 2014, garantissant le principe de la collecte unique de données dans le fonctionnement des services et instances qui relèvent de ou exécutent certaines missions pour l'autorité et portant simplification et harmonisation des formulaires électroniques et papier, a été publiée dans le Moniteur belge du 4 juin 2014.

    Le principe de la collecte unique de données est un des moyens essentiels de simplifier les différentes procédures et formulaires publiques obligatoires pour les citoyens et les entreprises. Ce principe a en effet comme objectif d’éviter que des citoyens et entreprises communiquent plusieurs fois les mêmes données d’identification dans le cas où ces données auraient déjà été transmises à une autre administration.

    La loi a pour but la réutilisation des données de sources authentiques qui sont déjà disponibles (principe de la collecte unique de données/ principe only once) dans la fonction des services publics fédéraux et stimuler l’utilisation de formulaires électroniques en mettant sa valeur au même niveau des formulaires papier.

    La loi impose principalement aux agences fédérales (comme définies dans l’article 3 de la Loi) la (ré)utilisation obligatoire de :

    • Clés uniques (comme entre-autres le numéro de registre, le numéro de registre bis et le numéro d’entreprise) pour l’identification de citoyens/entreprises) ;
    • L’information de diverse banques de données (comme entre autres le Registre national et la Banque Carrefour des Entreprises) qui sont accessibles via les services d’intégration, afin que ces données ne doivent plus être demandées à l’intéressé.

    De plus la loi prévoit la possibilité :

    • d’étendre les obligations pré-mentionnées que la Loi impose aux instances fédérales à d’autres clés uniques pour l’identification d’autre objets ou entités dans des sources authentiques ;
    • d’adapter la législation et les formulaires des instances fédérales existantes en conflit avec la Loi ;
    • de communiquer les formulaires en conflits avec les dispositions de la Loi pour les citoyens et les entreprises ;

    Pour finir, la loi impose aussi aux services publics fédéraux une communication obligatoire au Service pour la de tous les formulaires électroniques et papier adressés aux citoyens et entreprises. De tels formulaires peuvent être envoyés à simplification@bosa.fgov.be.

    Le Service pour la simplification administrative effectue une vérification de tous les nouveaux formulaires électroniques ou papier qui ont été communiqués par des citoyens ou entreprises. Par ailleurs, le Service pour la simplification administrative dispose à cet égard de la compétence pour demander d’adapter ces formulaires dans un délai raisonnable.

    Cette loi est entrée en vigueur le 14 juin 2014. Une période de transition avait été prévue jusqu’au 1er janvier 2016 pour les services qui n’utilisaient jusque-là pas les numéros uniques énumérés ou qui devaient encore soumettre certaines autorisations pour recevoir accès à l’information proposée par les services d’intégration. Cette période de transition n’était pas d’application pour les services publics qui disposaient déjà d’autorisations et accès requis.

  • Programme Only Once

    La loi du 5 mai 2014, garantissant le principe de la collecte unique de données dans le fonctionnement des services et instances qui relèvent de ou exécutent certaines missions pour l'autorité et portant simplification et harmonisation des formulaires électroniques et papier, a été publiée dans le Moniteur belge du 4 juin 2014 et est depuis le 1er janvier 2016 officiellement d’application pour tous les services publics fédéraux. 

    Cette entrée en vigueur signifie que toute collecte de données auprès de citoyens et d’entreprises par des services publics fédéraux compris dans le champ d’application de la loi Only Once doit désormais être conforme aux dispositions de la loi

    En vue de soutenir les différents services publics pour l’implémentation du principe Only Once, l’Agence de , en collaboration avec les services d’intégration Fedict et BCSS, a érigé le programme Only-Once. Dans ce programme, le Service pour la simplification administrative a pris un rôle de coordination et a ensuite offert un support  à tous les services publics fédéraux concernés.

    Un réseau de coordinateurs Only Once a été établi prévoyant un point de contact Only Once dans chaque service public fédéral. Ces coordinateurs sont en charge du suivi de l’implémentation Only Once dans chaque service public et agissent comme point de contact direct pour le Service pour la simplification administrative ainsi que les coordinateurs Only Once d’autres services.

  • Only Once - Obligations de notification de formulaires (et plaintes)

    Vous trouverez ici la liste des formulaires qui ont été soumis pour avis. (XLSX, 28.3 Ko)

    La loi est officiellement entrée en vigueur le 1er janvier 2016. Cela signifie que tous les services publics qui relèvent du champ d'application de la loi se doivent d’être conformes. Toutefois, aucune amende ou sanction immédiate n’existe à déplorer en cas de non-conformité. 

    Tous les nouveaux formulaires doivent obligatoirement être communiqués et il y a une possibilité de déposer une plainte via le point de contact Only Once. L’article 8 de la loi Only Once stipule que les citoyens ou les entreprises peuvent communiquer, via le point de contact Only Once, au Service pour la les formulaires allant à l’encontre des dispositions de l’article 4 ou des dispositions concernant la collecte unique des données. Ces plaintes seront examinées et, si cela est justifié, le formulaire devra être modifié dans un délai raisonnable.

    Les citoyens et/ou entreprises qui veulent faire rapport d’un formulaire non conforme (selon eux) peuvent le faire par courrier électronique à simplification@bosa.fgov.be en précisant le formulaire concerné.

    Après réception du message, le Service pour la simplification administrative enquêtera sur la plainte, le formulaire sera analysé au sujet de sa conformité avec Only Once et, si la plainte s’avère justifiée, un contact sera établi avec le service public concerné.

    Après réaction du service public concerné, un document sera généré. Celui-ci contiendra, avec l’entête du Service pour la simplification administrative, la plainte, les points non conformes et les actions recommandées. Ces mesures peuvent aller de l’ajustement du formulaire non conforme ou de la réutilisation des données à l’adaptation du cadre juridique du service public.

    La version finale de l’analyse sera envoyée au citoyen ou à l’entreprise afin qu'il ou elle soit tenu(e) informé(e) de l'issue de la plainte.

  • Outils Only Once

    Depuis le lancement officiel du programme , de nombreuses sessions de travail, réunions et moments de consultation se sont tenus. En outre, de nombreux services publics ont développé leurs propres outils, procédures et méthodes de travail afin d’implémenter la loi Only Once dans leur travail quotidien. Voici quelques bonnes pratiques :

    • Contact

    • Avez-vous des suggestions pour simplifier des procédures administratives fédérales ?

      Contactez-nous

  • FAQ

  • Source authentique

    1. Qu’est-ce qu’une source authentique?

      Une source authentique est une base de données qui, par un accord imposé (la plupart du temps une loi ou une réglementation), est autorisée et obligatoire pour la collection, la gestion et la mise à disposition des données fiables par des services tiers/publics autorisés devant obligatoirement utiliser ces données.

    2. Quelles sources de données sont considérées comme authentiques ?

      Toute information pour laquelle le régulateur impose qu’elle soit transférée/échangée, est considérée comme une source authentique. L’objectif n’est pas de devoir rendre disponible à des tiers toute l’information qui était stockée. 

      En ce moment sont reconnues, entre autres, comme sources authentiques le Registre National, le registre de la Banque Carrefour des Entreprises et de la Banque Carrefour de la sécurité sociale. Vous trouverez une liste des sources authentiques disponibles sur le site Sources authentiques | Sources authentiques (belgium.be).

    3. Y-a-t-il une liste disponible avec les sources authentiques et l’information qui s’y trouve?

      Oui. Vous la trouverez sur notre site : Sources authentiques | BOSA (belgium.be)

    4. Est-il obligatoire que les citoyens ou les entreprises communiquent leurs erreurs dans le Registre National?

      Bien que dans les textes de lois pour la Banque Carrefour des Entreprises et le Registre National, il ne soit pas explicitement indiqué que les citoyens/entreprises sont tenus de communiquer leurs erreurs à ces organismes, la personne concernée, son mandataire ou son représentant légal doit bien informer les services publics participants ou l’intégrateur de services fédéral de données incomplètes ou incorrectes, et les corrections ou ajouts nécessaires doivent immédiatement être communiqués au services en question.

    5. L’objectif est-il de créer une ‘’super banque de données’’ dans laquelle toutes les données disponibles peuvent être retrouvées?

      Non, l’objectif de Only Once est d’établir un réseau de banques de données via les intégrateurs de services auxquels les services publics peuvent s’inscrire/se connecter pour obtenir  l’accès à un réseau de banques de données. L’objectif n’est donc pas de recueillir toutes les données dans une seule base de données, mais bien d’offrir la possibilité aux services publics de consulter et d’utiliser des données provenant de banques de données d’autres services. 

  • Formulaires

    1. Qu’entend-on précisément par formulaire?

      Tout document dans lequel des données ont été demandées par un service public fédéral auprès de citoyens/entreprises et par lequel il y a donc eu un contact client, peut être vu comme un formulaire et doit par conséquent être supporté selon les dispositions de la loi Only Once.  

    2. Qu’arrive-t-il avec des formulaires qui tombent sous la régulation Européenne? Peuvent-ils/doivent-ils être modifiés afin d’être conformes à Only Once?

      Quand ces formulaires tombent sous le champ d’application de la loi Only Once, ces formulaires doivent également être rendus conformes à Only Once. Quand par conséquent, un formulaire – sur base de la régulation Européenne – émane d’une instance fédérale, auprès de laquelle des données ont été demandées par des citoyens/entreprises qui sont directement disponibles dans une source authentique, ces formulaires doivent également être adaptés aux dispositions de la Loi Only Once. 

      Si le formulaire n’a pas été modifié par un service public fédéral, il ne tombe pas dans le champ d‘application de la Loi Only Once. Par conséquent, il n’est pas non plus nécessaire de le conformer à Only Once. La question doit en effet, dans un tel cas, être envoyée à un niveau Européen. Une suggestion peut tout à fait être faite auprès du service concerné au niveau Européen, lequel alors, peut lui-même décider de ne pas entreprendre davantage d’actions.   

    3. La Loi Only Once est-elle appliquée aux formulaires papier?

      Non, l’équivalence entre formulaires papier et électronique et le principe de collection unique de données vont de pair et les deux processus peuvent continuer à évoluer ensemble.

    4. Quels détails peuvent être demandés dans un formulaire conforme à Only Once?

      Les personnes physiques ou morales doivent être identifiées sur base de clés uniques. L’utilisation d’autres clés d’identification va à l’encontre de la régulation. De plus, aucune donnée déjà disponible dans les sources authentiques ne peut être demandée. Pour réduire les erreurs, les nom et prénom peuvent aussi être demandés sur formulaire papier aux côtés du Registre National. Aussi pour une procuration, il peut être permis d’également joindre le nom et l’adresse, compte tenu que ceci est important pour la valeur juridique probante et la nature contraignante de la procuration. Un formulaire en ligne montre idéalement les données dont ils disposent quand la clé unique est insérée pour que celle-ci puisse être contrôlée par la personne physique ou morale. 

    5. Le SPF peut-il demander d’envoyer une copie de la carte d’identité ou d’autres pièces probantes?

      Le SPF ne peut en principe demander aucun document attaché (copie de carte d’identité, attestations d’employeurs, etc.). Ces données devraient en effet – en principe – déjà être disponibles dans les sources authentiques concernées, pour lesquelles dans certains cas l’extraction du numéro de Registre National doit suffire. Ces données peuvent bien sûr toujours être demandées en ce qui concerne des personnes physiques ou morales étrangères (celles-ci ne seront en effet normalement pas disponibles dans les bases de données/sources authentiques Belges).

      Aussi, par le contrôle de la signature, une copie de la carte d’identité a moins de force probante et ceci est donc une raison de moins de les demander. Au contraire, un nombre considérable de documents joints qui ont été demandés comme des diplômes ou des extraits du casier judiciaire, peuvent encore être trouvés dans des sources libres et peuvent par conséquent être demandés. Ceux-ci assurent néanmoins une charge administrative considérable.

    6. Chaque formulaire électronique peut-il ou doit-il encore être offert en version papier, étant donné que tout le monde n’a pas d’accès internet et par conséquent n’est pas en mesure de remplir le formulaire?

      L’article 9 de la Loi Only Once indique que tout formulaire électronique est considéré comme ayant la même valeur qu’un formulaire papier, ce qui implique que des formulaires électroniques peuvent en soi exister sans que des versions papier de ces formulaires ne soient exigées. Cette décision a donc l’objectif de stimuler l’utilisation de formulaires électroniques dans le futur, étant donné que ceux-ci ont le potentiel d’assurer davantage de simplification administrative.

      Le Service pour la simplification administrative est aussi du point de vue que – du moins comme mesure transitoire – il est bien sûr conseillé de prévoir des versions papier des formulaires électroniques, compte tenu que tout le monde ne dispose pas d’un accès internet ou n’est pas suffisamment confortable avec la technologie (bien que la Loi Only Once n’impose pas au sens strict de prévoir pour chaque formulaire électronique un formulaire papier).

    7. Est-ce vrai que les nouveaux formulaires peuvent être contrôlés aussi bien ex-ante que ex-post par le Service pour la simplification administrative ?

      Oui, antérieurement à la publication du formulaire dans le Moniteur Belge, un SPF peut demander au Service pour la simplification administrative de contrôler un formulaire. Le Service pour la simplification administrative va alors transférer les modifications/ajustements potentiels au SPF concerné. Après la publication d’un formulaire dans le Moniteur Belge, le Service pour la simplification administrative peut dans tous les cas examiner le formulaire (contrôle de « screening » ex-post) conformément aux dispositions de la Loi Only Once.

  • Vie privée

    1. Existe-t-il une liste d'exemples d'autorisations accordées?

      Une telle liste n'existe pas. Aujourd'hui, toutes les autorisations sont accordées par la commission de la vie privée. Auparavant, cela se faisait aussi par Décret royal. La commission de la vie privée n'a pas de vue d'ensemble de toutes les autorisations.

    2. Les citoyens peuvent-ils demander à un gouvernement qui a consulté leurs données ? Quelles sont les conséquences de la loi Only Once sur ce droit?

      La législation sur la protection de la vie privée décrit avec grande précision les méthodes et les circonstances qui permettent le traitement ou le transfert de données personnelles. Le législateur estime que certains traitements ne sont possibles qu'avec une autorisation spéciale, notamment la procuration. Ces autorisations sont délivrées par un comité sectoriel. Pour cela plusieurs comités sectoriels ont été mis en place au sein de la commission de la vie privée.

      Les autorités fédérales qui demandent des informations provenant de sources authentiques devraient disposer des procurations nécessaires, conformément à l'article 14 de la loi Only Once.  Ces procurations, permettent de fournir une protection satisfaisante contre l'utilisation non autorisée de ces informations aux citoyens et aux entreprises.

    3. Si une erreur est trouvée dans les autorisations disponibles, doivent-t-elles être déclarées?

      Ces erreurs devraient en effet être signalées. Le coordonnateur de la sécurité devrait signaler et assurer un suivi.

    4. Le citoyen/l’entreprise doit-il/elle autoriser l'échange d'informations? Le SPF peut-il indiquer sur ses formulaires qu’il transmet automatiquement les données du demandeur à d'autres services?

      En supposant que cet échange de données sera réalisé par l'intégrateur de services fédéral, nous pouvons nous référer à l'article 8 § 2 de la loi du 15 Août 2012 portant sur la création et l’organisation d'un intégrateur de services fédéraux. Sur base de la disposition légale précitée, les ministères participants et les intégrateurs de services peuvent échanger par voie électronique toutes les informations disponibles électroniquement dont elles ont besoin pour exercer leurs fonctions, dans la mesure où les procurations nécessaires ont été octroyées.

      Il est donc important de souligner qu'un tel échange est seulement possible si les procurations requises par la Commission de la vie privée ont été accordées. Si ces conditions sont remplies - et sous réserve de toute législation spécifique à cet égard – en règle générale, le consentement des citoyens n’est pas nécessaire.

    5. Comment faire pour obtenir accès aux sources authentiques?

      Pour avoir accès aux sources authentiques, on a toujours besoin d'une autorisation de la Commission de la vie privée. La Loi vie privée définit très précisément les manières et les circonstances qui peuvent admettre le traitement ou le transfert de données personnelles. Le législateur estime que certains traitements ne sont possibles qu'avec une autorisation spéciale, notamment la procuration.

      Toutefois, cela pose un certain nombre de conditions. Par exemple, un agent de sécurité doit être nommé au sein de l'organisme qui gère les droits d'accès. De plus, aujourd’hui, et dans le cadre de la loi Only Once, chaque consultation dans les sources authentiques est enregistrée afin de vérifier qui a consulté quelles données et quand.

  • Champ d’application

    1. La loi Only Once, est-elle également d’application pour les systèmes internes (au sein du gouvernement)?

      En principe, la loi est applicable aux contacts entre le gouvernement et les citoyens/entreprises. Cependant, les fonctionnaires, peuvent également être considérés comme des citoyens. Les systèmes qui sont uniquement utilisés en interne, telles que les applications de personnel, devraient donc également être conformes à Only Once.

    2. Comment gérer Only Once (envers les citoyens et les entreprises) en tenant compte des différents niveaux gouvernementaux et de compétences ?

      Cette loi est uniquement applicable aux ministères et institutions du gouvernement fédéral, néanmoins il est recommandé que le gouvernement fédéral, les régions et les municipalités alignent leurs politiques concernant Only Once. En effet, il sera souvent plus efficace de gérer l’application/le processus d’Only Once au niveau fédéral, de sorte que toutes les régions puissent continuer à utiliser la même application. D’après nous, une dispersion d’applications similaires doit donc être évitée.

      Aussi à l'égard des pouvoirs qui vont bientôt passer au niveau régional, nous envisageons d’étudier avec toutes les régions réunies comment ce processus peut se dérouler d’une façon efficace (qui dirige quoi, qui paye combien, etc.). De plus, la façon dont les sources authentiques régionales peuvent être consultés par les intégrateurs de services fédéraux (par exemple: la base de données des diplômes flamands, etc.).

    3. Les hôpitaux/instituts professionnels/zones d'incendie sont-elles couvertes par la loi Only Once?

      Si les hôpitaux sont tenus par la loi de fournir certaines informations au gouvernement fédéral, cela devrait être fait par les clés uniques pertinentes. Cela ne veut pas dire qu’ils reçoivent accès (direct) à toutes les informations disponibles dans le Registre National. Pour les hôpitaux, le numéro CBE peut être utilisé, par contre, pour les médecins, la clé optimale devra être trouvée puisqu’ils disposent souvent de plusieurs numéros INAMI.

      La plupart des instituts professionnels ont été établis d'une manière similaire, c’est à dire par la Loi. De plus, la plupart des institutions, se sont vues confier une mission similaire, notamment: assurer la qualité, la formation et l'organisation de leurs professions respectives. Bien que les concepts de «l'intérêt public» ou «service public» décrits dans l'article 3, 1, f de la loi Only Once sont des concepts assez vagues et qu’ils ne sont juridiquement pas toujours faciles à remplir, les charges de travail des instituts professionnels semblent être incluses dans la définition actuelle des «tâches d'intérêt public», étant les « tâches qui servent l'intérêt public et le marché, sans action du gouvernement, n’ayant pas fait, ou pas fait dans les mêmes conditions, ayant un lien avec la qualité objective, sécurité, prix, égalité de traitement ou l'accès universel », par lequel toutes les institutions suivantes sont - en principe - dans le champ d’application de la loi Only Once en vertu de l'article 3, 1, f de la loi Only Once et donc suivre les dispositions de la présente loi.

    4. Qu'est-ce que l'on attend de chaque service d’encadrement P&O et B&B de tout SPF? Sont-ils dans le champ d'application de la loi Only Once?

      Le SPF Stratégie et Appui (BOSA) est responsable de la coordination d’Only Once. Les divers services d’encadrement publics ne doivent donc, provisoirement, pas prendre d’action pour mettre en œuvre la loi Only Once. L'identification des fonctionnaires pourrait être effectuée en vertu des dispositions de la Loi Only Once et peuvent donc se faire à travers le numéro de Registre National.

  • Clé unique

    1. Quelles sont les clés uniques reconnues?

      Il existe actuellement trois clés uniques, notamment le numéro de Registre National, le numéro CBE et le Registre BIS.

    2. Est-ce que le numéro de sécurité sociale (NISS) va disparaitre?

      Le NISS est en ligne avec le Registre National/Registre BIS et n’est en fait déjà plus d’application depuis plusieurs années. À l'avenir, le numéro national pourra être utilisé de la même manière que le numéro CBE. Le contenu du numéro CBE a en fait été réduit au fil des années (par exemple les chiffres ne sont plus liés à l'administration fiscale). Aujourd’hui on peut encore identifier, entre-autres, le sexe par les chiffres du numéro national. A l'avenir cela pourrait disparaître.

    3. Les numéros d'identification de la Commission européenne, peuvent-ils encore être utilisés? Est-ce en conflit avec la loi Only Once?

      La question se pose si l'utilisation de ces numéros d'identité européenne est requise par une directive ou un règlement. Dans ce dernier cas, il sera - en principe - difficile de l’éviter. Toutefois, dans le cas d'une directive, nous faisons référence à l'article 4 de la loi Only Once qui impose que les organismes fédéraux sont tenus d’utiliser, d'une part le numéro national pour l'identification des personnes (citoyens) et, d’autre part, le numéro CBE pour l'identification des entreprises. En principe, les organes fédéraux ne peuvent donc pas utiliser d'autres numéros d'identification des citoyens ou des entreprises.

    4. Comment peut-on appliquer le principe Only Once lorsque l'on doit recueillir/consulter des données de l'étranger (UE ou hors-UE) qui résident/travaillent en Belgique ou des données sur les entreprises étrangères opérant en Belgique?

      Pour les étrangers qui s'installent/travaillent en Belgique, un numéro BIS peut être créé et utilisé (BCSS). Pour les sociétés étrangères, comme pour les sociétés belges, un numéro d'entreprise (CBE) peut être créé et utilisé.

    5. Peut-on créer un numéro BIS pour les étrangers n’étant pas liés à la sécurité sociale belge? (Ex. pour l'inscription et la participation à un examen)

      Il est vrai que, dans le passé, la Banque Carrefour de la sécurité sociale (ci-après "Registre BIS") pouvait être utilisée uniquement pour l'enregistrement des étrangers qui avaient un lien avec la sécurité sociale. La loi du 15 Janvier 1990, portant sur la création et l’organisation d'une Banque Carrefour de la sécurité sociale (ci-après «loi BCSS») a été modifiée en 2007, pour que le Registre BIS devienne complémentaire et subsidiaire au Registre National.

      Cela signifie qu'aujourd’hui, le Registre BIS peut être utilisé non seulement aux fins de la sécurité sociale, mais aussi pour mener à bien les missions confiées par une loi, un décret ou d'une ordonnance à une autorité publique belge ou pour l'accomplissement des tâches d'intérêt public qui sont confiées par une loi, un décret ou une ordonnance à une personne ou à une institution publique ou privée en vertu de la législation belge conforme à l'article 4 de la loi BCSS.

Règlementations

Loi du 5 mai 2014

Loi du 5 mai 2014 garantissant le principe de la collecte unique des données dans le fonctionnement des services et instances qui relèvent de ou exécutent certaines missions pour l...