Principes de base

La

C'est l’ensemble des démarches destinées à faciliter et à simplifier les formalités administratives qu’une entreprise, une organisation ou une personne est tenue d’exécuter en vue de satisfaire aux règles imposées par les autorités.

désigne l’ensemble des démarches destinées à faciliter et à simplifier les formalités administratives qu’une entreprise, une organisation ou une personne est tenue d’exécuter en vue de satisfaire aux règles imposées par les autorités. Il s’agit :

• des formulaires à remplir ;
• des obligations d’enregistrement et d’agrément ;
• des documents ou données à conserver;
• etc.

En facilitant et simplifiant les formalités administratives, les charges s’en trouveront réduites. Dans une entreprise, les travailleurs, l’entrepreneur lui-même ou des prestataires de service externes (tels les secrétariats sociaux, les comptables, les consultants, ...) se doivent de consacrer un certain temps à l’accomplissement des formalités, ce qui engendre des coûts salariaux, des indemnités ou des pertes de productivité. Dans leur vie privée, les personnes doivent aussi y consacrer du temps.

Au début de la législature, le Gouvernement s’est engagé à réduire sensiblement ces

Il s'agit de l’ensemble des formalités administratives qu’une entreprise, une organisation ou une personne est tenue d’exécuter en vue de satisfaire aux règles imposées par les autorités. Au niveau européen, il existe une méthode de mesure de la charge administrative, dite « SCM » (International Standard Cost Model). La Belgique utilise le modèle Kafka, basé sur le SCM.

. Différents partenaires agissant sur divers terrains s’attellent donc aux projets de simplification administrative.

L’usager comme valeur centrale

Notre public cible n’est pas l’administration, mais bien l’usager des administrations, à savoir : le citoyen, l’entreprise, l’association. Nous nous centrons sur ses besoins.

Les intérêts de l’utilisateur, qu’il soit entrepreneur, membre d’une association ou citoyen, occupent une place centrale dans le Service pour la simplification administrative.  Lorsque nous concevons un projet de simplification, notre objectif est toujours de trouver la solution par excellence qui engendre le moins de charges administratives, même si cela implique parfois un effort accru de la part du service public.

Un acteur de meilleure règlementation

Nous visons entre autres une meilleure règlementation, qui est un outil démocratique crucial. Simplifier ne signifie pas forcément déréglementer ni digitaliser, mais avant tout mieux réglementer.

La simplification administrative comporte entre autres :

• le réexamen de la réglementation (management de régulation);
• le recours aux technologies de l'information et de la communication (e-government);
• l'organisation plus efficace des procédures (business process reengineering);
• une meilleure diffusion de l'information auprès des citoyens et des entreprises (communication).

C'est la raison pour laquelle le Service pour la simplification administrative plaide en faveur d'une approche multidisciplinaire de cette problématique, intégrant l'ensemble de ces aspects.

L’approche adopté par le Service pour la Simplification administrative implique également une maîtrise horizontale qui privilégie une collaboration transcendant la segmentation des différents services publics.

Responsabilité partagée

Au sein du gouvernement De Croo I, le responsable politique de la simplification administrative est Monsieur Mathieu Michel, Secrétaire d’État à la Digitalisation, chargé de la Simplification administrative, de la Protection de la vie privée et de la Régie des bâtiments, adjoint au Premier ministre.

La simplification administrative ne constitue pas une mission exclusive confiée à un Ministre ou un service public précis. Il s’agit plutôt d’une responsabilité conjointe partagée par l’ensemble de l’équipe gouvernementale et des services publics. Chacun des ministres et des services publics s’assure que les projets de simplification sont élaborés dans le cadre de leurs compétences. Un agent de simplification a été désigné au sein de chaque service public afin d'initier et de coordonner des projets et, en outre, d'informer le Service pour la

C'est l’ensemble des démarches destinées à faciliter et à simplifier les formalités administratives qu’une entreprise, une organisation ou une personne est tenue d’exécuter en vue de satisfaire aux règles imposées par les autorités.

de leur évolution.

Le Service pour la simplification administrative est chargé de la coordination administrative de la politique de simplification définie par le gouvernement.

1. Mesurer
   
   Le bureau de mesure suit de près l’évolution des charges administratives en Belgique et publie dans ce cadre un rapport annuel. Par ailleurs, le bureau mesure le taux d’utilisation des applications e-government et sait comparer plusieurs scénarios alternatifs. Vous pouvez également vous  adresser au Service pour la simplification administrative pour recevoir un avis à propos de la rédaction d’une analyse d’impact de la réglementation (AIR), afin d’obtenir une évaluation  préalable des conséquences ou effets secondaires potentiels de projets de législation aux niveaux économique, environnemental et social et au niveau des pouvoirs publics.
2. S'informer et analyser
   
   Bien souvent, nous avons besoin de données afin de délimiter correctement l’étendue, d’assurer le suivi de projets et d’ensuite évaluer les résultats. Grâce à des enquêtes de petite ou grande envergure émanant de diverses sources – menées ou non à l’aide d’outils en ligne ou hors  ligne comme des questionnaires, des interviews en face à face, des discussions de groupe et des études de marché – le Service pour la simplification administrative est en mesure  d’aider à créer un aperçu plus clair de la situation et du contexte.
3. Donner des conseils stratégiques
   
   Le Service pour la simplification administrative peut vous prodiguer des conseils au niveau stratégique. Notre large expérience sur le terrain et notre vaste réseau nous permettent  d’évaluer rapidement si la question ou la remarque est réalisable. Nous examinons la faisabilité et formulons des avis. Nous restons aux aguets  des opportunités et participons à la création d’un élan.
4. Gérer des projets
   
   Un projet de simplification a besoin d’un bon accompagnement comme tout autre projet. Le Service pour la simplification administrative dispose de gestionnaires de projets expérimentés qui suivent l’évolution du projet de A à Z, en étroite collaboration avec les services concernés.
5. Développer un réseau élargi et apprenant
   
   Au cours de ces années, le Service pour la simplification administrative a tissé un réseau particulièrement vaste au sein et en dehors des pouvoirs publics. Un atout non négligeable, puisque ces contacts permettent au Service pour la simplification administrative de toujours s’adresser aux bonnes personnes et de les impliquer dans ses projets, un  facteur de succès important pour tout projet. En outre, le Service pour la simplification administrative organise des ateliers et des séances d’information afin de faire de ce réseau un réseau apprenant ; ensemble, on sait plus que seul.
6. Être au contact des citoyens et d'autres parties externes
   
   
   
   Le type de contact avec le citoyen le plus connu est le point de contact. Chacun peut y faire part de ses questions et propositions en matière de simplification administrative – le Service pour la simplification administrative en assure l’examen et le suivi approprié. Par ailleurs, nous veillons aussi à ce que des tiers  comme d’autres autorités ou des représentants du monde académique disposent des données les plus récentes concernant les projets de simplification des différents services publics fédéraux.
7. Optimaliser l'utilisation des données
   
   Différents départements enregistrent et conservent des informations identiques, qui se recoupent sur les citoyens, les entreprises et les pouvoirs publics. Sur base de ce constat, des modules uniques de « e-government » ont été développés, en un lieu central que chaque département peut réutiliser pour son application. Un gain pour toutes les parties : moins de risques d’erreurs et des données toujours actuelles.
8. Implémenter le principe "

   La loi Only Once du 5 mai 2014, publiée dans le Moniteur belge du 4 juin 2014, garantit le principe de la collecte unique de données dans le fonctionnement des services et instances qui relèvent de ou exécutent certaines missions pour l'autorité, et porte simplification et harmonisation des formulaires électroniques et papier.

   "
   
   Le nom "Only Once" renvoie à l’objectif selon lequel les citoyens et les entreprises ne doivent plus fournir qu’une seule fois leurs données aux autorités. Le Service pour la simplification administrative vous aide à appliquer ce principe de manière optimale dans votre contexte administratif.
9. Rédiger et adapter des formulaires électroniques
   
   La numérisation des procédures au sein des pouvoirs publics s’étend. Citons par exemple les possibilités d’effectuer en ligne une déclaration des risques sociaux et de créer une ASBL, ou encore l’e-dépôt qui permet de déposer en ligne les actes notariés. Avec votre aide, le Service pour la simplification administrative examine les possibilités et les implications et peut vous inspirer à l’aide de nombreuses applications réussies.
10. Faciliter la cocréation entre toutes les parties prenantes
    
    Vous souhaitez, en qualité de service public, dialoguer avec le groupe cible et les autres parties prenantes de manière participative et orientée solution ? Le Service pour la simplification administrative met à votre disposition l’expertise nécessaire pour collaborer constructivement, dans un environnement professionnel, avec toutes les personnes concernées et élaborer des solutions intelligentes et opérationnelles.
    
    Aussi, le Service pour la simplification administrative organise régulièrement des ateliers destinés aux fonctionnaires et des journées d’étude.