Facturation classique

D’où vient cette facture ? 

Une facture suit toujours un bon de commande et une acceptation formelle de biens ou services livrés. Il n’y a que quelques exceptions à cette règle. En règle générale, il y a toujours un bon de commande, ou un contrat, avant qu’une facture puisse être émise.

Avant que la facture n’arrive, le budget a déjà été prévu pour la payer. Cette étape a lieu lorsque la livraison est formellement acceptée.

Sous quelle forme se présente une facture ?

La facture est-elle sous forme papier ou déjà au format numérique ? 

Pour les organismes publics qui utilisent FEDCOM ou FaaS, la facture est  numérique : les factures papier ou les factures envoyées en PDF sont numérisées. C’est-à-dire scannées et lues avec un OCR. Ensuite, le système vérifie automatiquement si la facture correspond au bon de réception et au bon de commande. Si c’est le cas, elle est automatiquement prête pour le paiement. S’il y a un manquement quelque part, le service comptable de l’organisation qui reçoit la facture intervient. Il résout les problèmes ou renvoie la facture au fournisseur.

Certaines institutions choisissent d’effectuer encore un contrôle manuel avant que les factures ne soient effectivement payées.

Le processus est en grande partie identique pour les institutions qui n’utilisent pas FEDCOM ou FaaS. Une facture doit correspondre à la commande et aux services ou biens livrés. Ce contrôle a toujours lieu avant le paiement de la facture.