La prospection dans les achats publics

Il s’agit de rechercher les informations nécessaires sur le (segment de) marché, d’identifier les produits ou services existants, d’identifier des opérateurs économiques/soumissionnaires potentiels et d’évaluer leur capacité à répondre au(x) besoin(s) du pouvoir adjudicateur. Le corollaire d’une phase de prospection sera que le pouvoir adjudicateur a déterminé en amont ses besoins (" expression du besoin ").

La prospection est donc autorisée pour tout type de procédure.

• Pour élargir la concurrence
• Pour confronter le besoin à la réalité du marché
• Pour connaitre le marché et ainsi rédiger au mieux le cahier des charges en fonction de l’offre des opérateurs économiques, de la législation en vigueur, des pratiques au niveau de la détermination du prix, des risques…

Le marché public est un moyen, pas une fin en soi. En démarrant une procédure de passation, un pouvoir adjudicateur va acheter des fournitures auprès d’un tiers ou laisser exécuter des travaux ou services par un adjudicataire afin de satisfaire un besoin. Au moyen d’un marché public, l’autorité publique acquiert donc les moyens nécessaires pour la gestion et l’exécution de ses missions d’intérêt général. Il est donc primordial de poser, au travers du cahier spécial des charges, les bonnes questions et les bonnes données aux acteurs du marché afin qu’ils puissent soumissionner de façon adéquate par rapport au(x) besoin(s) exprimé(s).

De 6 mois à 1 an avant la publication du marché suivant la complexité de ce dernier et toujours en amont de la rédaction du cahier des charges.

Pour les procédures de faible montant, la prospection peut débuter quelques mois avant les demandes d’offres.

Comment chercher des opérateurs économiques potentiels ?

• Moteur de recherche internet, réseaux sociaux professionnels, …
• Associations professionnelles par secteur d’activités (Union Générale Belge du Nettoyage, Association professionnelle des entreprises de gardiennage, …)
• Salons professionnels (informatique, équipements de protection, mobilier…)
• Contacts via d’autres pouvoirs adjudicateurs
• Annuaire des entreprises
• Une procédure RFI (Request For Information) sur e-Procurement
• Revues périodiques professionnelles (facility management, fleet management, catering, IT, …)

Quels opérateurs économiques contacter ou rencontrer ?

• Contacter ou rencontrer des opérateurs économiques de structures différentes (PME, grands groupes, entreprise d’insertion sociale) afin d’obtenir plusieurs points de vue. Chaque structure a une valeur ajoutée ou des éléments qu’elle mettra en avant au détriment ou en comparaison de ses concurrents
• Contacter les opérateurs économiques dominants sur le marché mais aussi les opérateurs économiques émergents (challengers)
• Contacter des associations professionnelles ou des fédérations

Les principes

• Si vous contactez les opérateurs économiques, veuillez respecter les principes de passation (égalité et non-discrimination transparence et proportionnalité).
• Préparer la rencontre en déterminant clairement au préalable l’objectif de celle-ci. Déterminer les informations qui doivent être obtenues suite à la rencontre.
• Assurer une égalité de traitement dans les informations données aux opérateurs économiques potentiels
• Garder une trace des échanges dans le dossier administratif (mails, compte rendu de réunion …)
• Rencontrer les opérateurs économiques en binôme acheteur-prescripteur et indiquer que la rencontre se déroule dans le cadre d’une phase de prospection de marché
• Respecter le cadre légal dans l’information qui peut être diffusée :

  Informations qui peuvent être diffusées	Informations qui ne doivent PAS être diffusées
  Objet du marché Estimation du marché Pouvoirs adjudicateurs concernés si marché commun Durée du marché	Clauses techniques du cahier des charges Prix escomptés des offres

Quelles questions poser aux opérateurs économiques prospectés ?

• Élaborer les spécifications techniques des produits ou services proposés :
  • Expliquer son besoin et demander s’il peut être rencontré par un produit ou service proposé par le opérateur économique
  • Caractéristiques techniques minimales
  • Législation à respecter
• Déterminer le budget :
  • Demander l’ordre de grandeur des prix
• Élaborer le mode de détermination des prix :
  • Éléments constitutifs du prix
  • Variables dans la constitution du prix qui permettent d’obtenir un gain d’efficience
  • Unité (heure, kg, pièce, journée, …)
• Élaborer les critères de sélection :
  • Chiffre d’affaires de la société sur les 3 dernières années
  • Taille de l’entreprise (PME, grande entreprise)
  • Principaux clients (ne pas hésiter à recouper et croiser les informations)
  • Expérience dans le secteur public et éventuellement privé – références
• Élaborer les critères d’attribution :
  • Délais de livraison ou d’exécution
  • Garantie et service après-vente
  • Politique environnementale sur le produit ou service visé
  • Durée de vie du matériel
  • Rayons d’actions couverts par l’entreprise (régions)
• Élaborer les autres clauses du cahier des charges :
  • Législation en vigueur
  • Droits : propriété intellectuelle, droits d’utilisation
  • Modifications de marché

• Déterminer les opérateurs économiques qui peuvent répondre aux besoins et ceux qui ne le peuvent pas et en analyser les raisons
• Analyser les coûts en fonction des informations des opérateurs économiques et adapter l’estimation et le mode de calcul des prix prévu dans le cahier des charges en fonction
• Adapter les exigences en termes de capacité économique, financière et techniques en fonction des informations obtenues
• Déterminer l’allotissement en fonction de la capacité des opérateurs économiques
• Adapter la durée du marché
• Rédiger des exigences techniques en fonction de son besoin, de manière fonctionnelle et de façon à ce que plusieurs opérateurs économiques potentiels puissent être en mesure de remettre une offre

• Le formulaire de publication F52 dans e-Procurement permet aux acheteurs de publier un formulaire de prospection du marché
• Il nécessite d’avoir déjà avancé dans la préparation du cahier des charges car l’avis de " request for information " doit être complété avec de nombreuses informations telles que la procédure, les conditions de participation etc. Une prospection doit dès lors avoir été menée en amont de cette demande afin de déterminer ces données
• Elle peut être un outil principalement pour les marchés de grande ampleur ou complexe.