Comment recevoir des factures électroniques
6 étapes pour une adoption réussie de l'e-facturation en tant qu'adjudicateur
Utilisable pour
Adjudicateurs
Table des matières
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Tous les d'Europe doivent être capables de recevoir une facture électronique structurée conforme à la Norme européenne. Cette obligation, qui figure dans la directive européenne 2014/55 est entrée en vigueur le 17 avril 2019.
Au-delà de l'obligation légale, passer à la facturation électronique est surtout une source d'opportunités puisqu'elle permet de gagner en efficacité, de réduire les coûts opérationnels, et de réallouer les collaborateurs à des tâches plus valorisantes. Qui plus est, une adoption réussie de l'e-facturation par les pouvoirs publics donnera au secteur informatique un marché suffisamment large pour justifier les travaux nécessaires à la réorientation de l'offre en faveur des PMEs.
Comment lancer un projet d’e-facturation dans votre organisation ? Quelles étapes-clés ne faut-il surtout pas manquer ? Nous avons développé une méthode et des outils afin de vous aider à réussir votre transition vers l'e-facturation.
La méthode se décline en 6 étapes-clé. Bien entendu, ce canevas est proposé à titre indicatif et devra être adapté aux spécificités de votre organisation, ainsi qu’aux éventuelles mesures régionales qui la concernent.
1. Se conformer : enregistrez votre entreprise sur Mercurius
Mercurius est la salle de courrier numérique centralisée des adjudicateurs belges. L'enregistrement de votre organisation dans Mercurius vous permet de recevoir gratuitement des factures électroniques. En y associant votre application financière, vous pouvez également traiter ces factures par voie électronique. Sinon, Mercurius vous enverra ces factures en format PDF.
En vous inscrivant sur Mercurius, vous pouvez satisfaire gratuitement aux obligations légales, découvrir le fonctionnement de la facturation électronique et, dans l'intervalle, recueillir davantage d'informations avant de mettre éventuellement en œuvre une solution intégrée.
Comment faire ?
Complétez ce formulaire à l'aide de votre eID. Après inscription, vous recevrez une procédure qui vous expliquera le déroulement de votre inscription, et comment utiliser le portail web de Mercurius.
2. Découvrir: permet aux entreprises d'envoyer des factures électroniques
Indiquez à vos opérateurs économiques qu’ils peuvent dorénevant vous envoyer des factures électroniques. Grâce à Mercurius et à ce flux de factures entrantes, vous pourrez vous familiariser avec ce nouveau format et déterminer plus précisément le potentiel et les facteurs-clé de succès de votre projet d'adoption de l'e-facturation.
3. Analyser : lancez un projet d'e-facturation au sein de votre organisation
La facturation électronique est un domaine qui implique plusieurs services au sein de votre organisation : le service informatique, le service des achats, le service comptable, ... Il est important de considérer l'implication de chacun de ces services.
Comment faire ?
Pour commencer, mobilisez les compétences internes nécessaires et montez un groupe de projet e-facturation.
Analysez l’existant : quels impacts positifs pourriez-vous tirer de l’automatisation du traitement des factures (quantitatifs et qualitatifs) ? Quels sont les ajustements nécessaires ? Définissez en détail la stratégie de mise en œuvre de l’e-facturation dans votre organisation.
4. Attribuer : identifier vos fournisseurs de solutions logicielles et de services
Dans votre application comptable, il faudra peut-être ajuster certains paramètres afin de se connecter au réseau de factures électroniques, puis également les intégrer et les traiter automatiquement. Cela nécessite des compétences spécifiques pour lesquelles votre fournisseur de logiciels peut vous aider. Vous devrez peut-être aussi lancer un appel d'offres pour trouver ces compétences à l'extérieur. La solution d'intégration informatique choisie doit non seulement répondre aux besoins de votre organisation, mais aussi être conforme au cadre européen PEPPOL.
Comment faites-vous cela ?
Consultez les capacités qu'offre déjà votre application comptable actuelle et les façons dont elle peut déjà vous aider à l'intégrer. Si cela ne suffit pas, vous devrez peut-être rédiger un appel d'offres. Pour ce faire, tenez compte des informations pratiques relatives à la plate-forme Mercurius et à votre intégrateur. Assurez-vous que ces informations sont clairement indiquées dans votre offre et qu'elles font partie de l'offre choisie.
5. Délivrer : mettez en place les solutions choisies
Après la préparation, il est temps de passer à la concrétisation du projet. Une fois les solutions mises en place, il faudra encore les tester, s’assurer de leur bonne intégration avec les composants existants mais aussi et surtout former vos équipes métier à cette nouvelle manière de travailler.
6. Récolter : visez la facturation électronique à 100%
Continuez à encourager vos opérateurs économiques à vous transmettre des factures électroniques structurées. L’objectif est d’arriver à l’automatisation complète de votre processus de facturation.