Comment envoyer des factures électroniques ?
Selon la norme européenne, les factures électroniques doivent être envoyées au format XML et être adressées directement à votre client via le réseau Peppol.
Selon la norme européenne, les factures électroniques doivent être envoyées au format XML et être adressées directement à votre client via le réseau Peppol.
Selon la norme européenne, les factures électroniques doivent être envoyées au format XML et être adressées directement à votre client via le réseau Peppol.
Les autres formats (pdf, xls,…) envoyés par e-mail ne sont pas considérés comme des factures électroniques selon cette norme et peuvent donc être refusés par les administrations.
Plusieurs scénarios sont possibles:
1. Vous disposez d’un système ERP
Si vous émettez beaucoup de factures, vous disposez probablement déjà d’un système ERP (Enterprise Resource Planning ou progiciel de gestion intégré). Si votre ERP ne permet pas encore l’envoi de factures via PEPPOL, vous devez adapter votre ERP via votre point d’accès.
Vous trouverez plus d’informations dans notre guide sur la facturation électronique.
2. Vous utilisez un logiciel de comptabilité et de facturation
Si vous disposez déjà d’un logiciel standard de comptabilité et de facturation, renseignez-vous auprès de votre fournisseur ou sur internet s’il prévoit l’envoi de factures électroniques via la réseau Peppol.
Si oui, il vous expliquera la marche à suivre pour envoyer une facture électronique.
Si non :
3. Vous n’utilisez pas de logiciel de comptabilité et de facturation
Si vous envoyez peu de facture vers les administrations publiques, vous pouvez utiliser gratuitement le portail Mercurius :
Vous n’êtes pas représentant légal mais souhaitez encoder des factures au nom de votre entreprise ? Dans ce cas, il vous faudra demander accès via le formulaire en ligne « Demande de rôle » disponible sur le portail Mercurius.
Pour plus d’informations, voir les modalités d'accès ou contactez directement le helpdesk Mercurius.
Dans le portail, vous pouvez encoder manuellement les différents champs de la facture (coordonnées du client, n° de facture, date d’échéance, référence de paiement, lignes de facture,…) et pouvez également y joindre une annexe (PDF, word,…). En cliquant sur ‘Envoyer’, votre facture sera automatiquement envoyée au format électronique à votre client.
À terme, afin d’éviter un encodage manuel de votre facture ou si vous envoyez régulièrement des factures aux administrations publiques, nous vous recommandons de chercher un logiciel de comptabilité qui permet l’envoi de factures électroniques via le réseau Peppol.
Vous trouverez ici une liste réalisée par la Région Flamande et qui reprend différents fournisseurs comptables : liste de logiciels comptables