Réseau de concertation tactique et opérationnelle des achats fédéraux

But du CTOA

Le

Réseau de concertation tactique et opérationnelle des achats fédéraux

a pour but de standardiser et d'intégrer les besoins des participants à un contrat commun. La participation au CTOA est volontaire et uniquement possible après confirmation au secrétariat du

Concertation stratégique des achats fédéraux

. Si une institution fédérale ne participe pas au CTOA, elle accepte les spécifications techniques telles que définies par le CTOA.

Responsabilités du CTOA

• Élaborer le volet tactique et opérationnel des contrats communs
• Rédiger les spécifications techniques des contrats communs
• Intégrer et standardiser les besoins des participants dans les documents du marché
• Discuter des techniques d’achat et du plan d'approche concret des contrats communs et les définir (économies d'échelle, durabilité, PME, ...)
• Discuter de l'approche administrative des contrats communs et la définir (division en lots, modalités d'exécution, ...)
• Superviser la passation des marchés
• Assurer le suivi de l’exécution des contrats communs
• En cas de non-attribution d'un contrat commun, élaborer un plan d’approche

Composition du CTOA

• Président: le gestionnaire de dossiers désigné par l’organisation en charge, également membre du CTOA
• Membres: désignés par leur organisation (participants actifs et passifs) pour la représenter au sein du CTOA (plus d’une personne peut être désignée par organisation)

Profil des membres du CTOA

• Acheteur professionnel pour les marchés publics
• Profil technique avec expertise dans le domaine des achats
• Combinaison des deux

Tâches du président du CTOA 

 

• Assumer la responsabilité de la procédure de passation et d’adjudication des contrats communs
• Se charger de l’organisation pratique du CTOA (organiser les réunions physiques ou électroniques du CTOA)
• Établir le planning initial de l’élaboration, de la publication et de l’attribution des contrats communs
• Établir le plan d'approche et le soumettre au CTOA
• Rédiger les rapports des réunions du CTOA
• Rédiger les documents des marchés
• Intégrer les besoins de tous les participants dans le cahier spécial des charges (dans la mesure du possible
• Informer mensuellement son propre coordinateur stratégique et le secrétariat du CSAF de l’état d’avancement des contrats communs afin de préparer la réunion du CSAF
• Veiller au respect des principes et des objectifs de la politique fédérale d'achats
• Superviser l’exécution des contrats communs (uniquement les différends relatifs aux documents du marché, demander les statistiques nécessaires, ...)

Tâches des membres du CTOA

• Représenter les intérêts de leur propre organisation concernant les contrats communs spécifiques au sein du CTOA
• Cartographier, centraliser, communiquer et intégrer les besoins de leur propre organisation dans les contrats communs
• Participer aux discussions relatives à la standardisation et à l'approche des contrats communs et, dans des cas exceptionnels (si prévus par l’organisation en charge), éventuellement participer à l’évaluation des contrats communs
• Partager l'expertise dans le domaine d'achat spécifique avec les autres organisations représentées au sein du CTOA
• Communiquer et harmoniser en interne, au sein de leur propre organisation, les décisions prises ou les propositions de décisions
• Valider les spécifications techniques et les modalités des contrats communs

Le président du CTOA peut aussi agir en tant que membre du CTOA pour son organisation et assumer tant les tâches de président que celles de membre.