Evoluer vers une culture du feedback est un véritable changement de culture et nécessite donc des actions et des engagements concrets pour que ce changement se produise. C’est pourquoi, il est important d'être cohérent dans tous les processus afin que la culture puisse évoluer en permanence vers le résultat visé.
Le changement de la culture organisationnelle existante est le principal défi à relever pour évoluer vers une culture du feedback. Une culture du feedback est une forme de culture organisationnelle et lorsque vous souhaitez évoluer vers cette culture, vous devez changer la culture organisationnelle existante. Cette culture organisationnelle est portée par les collaborateurs de l'organisation, tout comme ils doivent également porter cette culture du feedback pour qu'un tel projet réussisse.
La littérature scientifique (Rapport de recherche, vol. 8, no. 2, 2019, Labo RH) soulève des doutes quant à la possibilité de changer la culture directement. Il est avancé qu’on ne peut manifestement influer que sur les conséquences découlant de la culture et sur les facteurs et les éléments l’influençant. Les cultures étant des ensembles intégrés, un leadership global et inspirant est nécessaire pour que les changements structurels et systémiques aient un sens pour les collaborateurs. Si le changement de culture n'est pas correctement mis en œuvre, il ne reste souvent qu'un changement de langage et de mots.
Pour encourager et permettre le développement de la culture, les actions de développement doivent être axées sur les différents facteurs et éléments qui influencent la culture et qui en résultent. Ceux-ci peuvent être divisés comme suit : valeurs et principes fondamentaux, rituels et habitudes, héros (personnes importantes pour l’organisation ou la culture) et symboles. Pour agir sur ces éléments, des pratiques peuvent être introduites, supprimées ou modifiées dans l’organisation. Par exemple, une organisation peut choisir d’inclure la demande de feedback à la fin d’une réunion, d’un projet ou d’une collaboration comme objectif dans la planification. De cette façon, l’organisation crée une nouvelle coutume en son sein et, avec le temps, une nouvelle habitude parmi ses collaborateurs.
Tout au long du processus d’implémentation, la communication jouera un rôle fondamental, non seulement pour l'introduction mais aussi pour l'ancrage du changement de culture. Pour ce faire, il est important de communiquer non seulement régulièrement, mais aussi par différents canaux et sous différentes formes.
Le temps libéré par la réduction de la charge administrative de l’ancien système d’évaluation peut être utilisé pour se concentrer sur un feedback fréquent. Comme les entretiens de feedback sont destinés à assurer un suivi itératif de l'exécution des tâches liées aux objectifs, ils auront un impact plus concret sur la progression efficace du travail sur le terrain. Il sera important à cet égard d'assurer un sentiment de confiance, de respect et de sécurité afin de recevoir ce feedback de la meilleure façon possible. Cela envoie également un signal clair aux collaborateurs de l’administration fédérale, soulignant que ce changement culturel est lié à des éléments tangibles et observables.
Pour faire connaître une culture, il est très important que les différents processus d'une organisation contribuent à véhiculer les valeurs de cette culture. Cela implique que dans le processus de sélection, d'intégration, de départ, ... l'aspect feedback et culture du feedback soit inclus ou que les procédures dans ce cadre soient attentives à cet aspect (par exemple, enquête de satisfaction, entretiens de départ, ...).
Pour donner, demander et recevoir un feedback de la bonne manière, un certain nombre d'aptitudes à la communication et de compétences relationnelles sont nécessaires, dans lesquelles on investit dans le cadre d’une culture du feedback ouvert.
Il faut non seulement être attentif à la meilleure façon de demander ou de donner du feedback (et du feedforward), mais aussi savoir quand et comment l'appliquer au mieux et connaître les réactions possibles des différentes personnes. Il est important que les dirigeants, en particulier, soient bien soutenus à cet égard.
L’une des grandes variables en ce qui concerne la culture organisationnelle porte sur les personnes qui composent l’organisation. Pour développer et soutenir une culture de feedback ouvert, il est important que les collaborateurs de l’organisation soient impliqués et ouverts vis-à-vis de cette culture. Pour y parvenir, il est nécessaire de développer un bon « employer branding » qui met l'accent sur une culture de feedback ouvert, afin d'attirer dans l'organisation les personnes qui sont à l'aise avec une telle culture. De cette façon, les collaborateurs ressentent l'importance qui y est accordée et sont également encouragés à pratiquer cette culture dès leur premier jour dans l’organisation.
