Andere informatie en diensten van de overheid: www.belgium.be

Belgische Peppol-autoriteit

  • Logo Belgian Peppol AuthorityBelgië zet volop in op elektronische facturatie. In nauwe samenwerking met een aantal andere landen maakt het e-facturatie op grote schaal mogelijk. Dit allles ondersteund door het Peppol-netwerk en zijn sterke governance. Met dit open, op standaarden gebaseerde netwerk kunnen elektronische bedrijfsdocumenten flexibel en efficiënt worden uitgewisseld. Dit zowel nationaal als internationaal, binnen en tussen bedrijfssectoren, tussen gebruikers van een specifiek platform en tussen verschillende platformen.

    Elk land dat voor Peppol kiest, wijst een Peppol-autoriteit (PA) aan. Deze autoriteit is verantwoordelijk voor de promotie, de verspreiding en het correcte gebruik van Peppol. De rol van de Peppol-autoriteit is dus zowel kritisch als concreet. In België heeft de FOD BOSA deze rol op zich genomen sinds 1 januari 2016. 

  • Hoofdactiviteiten

    De belangrijkste activiteiten van de Belgische Peppol Autoriteit (BPA) zijn :

    • Ze sluit overeenkomsten met Belgische Peppol-dienstverleners (zie “Peppol-dienstverleners”). Ook ondersteunt ze hen bij de aansluiting op het Peppol-netwerk en daarna. 
    • Ze zorgt voor coördinatie tussen de dienstverleners wanneer dat nodig is (bijvoorbeeld bij een belangrijke wijziging in het netwerk of bij verschillende interpretaties van de regels).
    • Zij onderhoudt een dialoog met alle partijen die mogelijk te maken krijgen met de dematerialisatie en automatisering van de facturering en de aankoop- en verkoopcycli (overheden, operatoren, economische sectoren, enz.). 
    • Als lid van de vereniging OpenPeppol speelt het een actieve rol in de discussies en werkzaamheden van de Peppol-gemeenschap. 

    Klik hier voor meer uitleg over Peppol

    1. Gebruik van ondernemingsnummer als primaire identificatie

      De rol van Peppol-autoriteit machtigt de FOD BOSA om aanvullende, lokale richtlijnen voor België uit te vaardigen. De enige lokale richtlijn die noodzakelijk en legitiem bleek, was het opleggen van het gebruik van het ondernemingsnummer als primaire identificator bij de registratie op het Peppol-netwerk. Met andere woorden, Belgische bedrijven mogen niet zomaar een ander identificatienummer gebruiken om zich bekend te maken op het netwerk. Het is algemeen bekend dat dit soort praktijken tot aanzienlijke problemen leidt.

      Afgezien van deze verduidelijking staat de Belgische Peppol-autoriteit volledig achter het gebruik van de Peppol-regels en -specificaties, zonder enige toevoeging of schrapping.

      Raadpleeg de gehele set van regels en standaarden op peppol.org

    2. Peppol dienstverleners

      Deze sectie is gewijd aan Peppol dienstverleners:

      • vereisten om Peppol dienstverlener te worden,
      • hoe Peppol dienstverlener worden,
      • lijst van Peppol dienstverleners gelinkt aan de Belgische Peppol Autoriteit,
      • forums en domeinen voor Peppol dienstverleners die actief zijn in België. 
         

      Vereisten om Peppol dienstverlener te worden

      Elke entiteit kan Peppol-dienstenleverancier worden. Een bedrijf dat niet specifiek actief is in de IT-sector kan een eigen Peppol Access Point opzetten en zo autonoom worden. Hetzelfde geldt voor een ontwikkelaar van facturatie- of bedrijfsbeheersoftware. Het is echter aan te raden om de opportuniteit goed te bestuderen alvorens de sprong te wagen.

      Door de grote verscheidenheid aan bedrijfsbehoeften en technologieën is het beheer van elektronische documentstromen in de loop der decennia steeds complexer geworden. Het is een specifieke, zeer gespecialiseerde vaardigheid geworden, een vak apart: 'integrator'. Hoewel de Peppol BIS-standaarden een aanzienlijke mate van automatisering mogelijk maken, verwachten veel legacy klanten in werkelijkheid meer van hun integratieserviceprovider. Dit betekent dat de dienstverlener deze complexiteit moet beheersen. Deze complexiteit evolueert exponentieel als gevolg van de diversiteit aan lokale standaarden en formaten die klanten vereisen. 

      In deze context doet de Belgische Peppol-autoriteit de volgende aanbeveling:

      1. voor elke IT-dienstverlener die actief is op het vlak van integratie: geen voorbehoud (behalve vooraf kennis nemen van de bepalingen en voorwaarden uit de Peppol-dienstverleningsovereenkomst en de onderliggende documenten).
      2. voor elk bedrijf actief in de IT-sector (bv. ontwikkeling van facturatiesoftware):
        1. voor alles wat te maken heeft met het gebruik van Peppol BIS standaarden: geen voorbehoud (behalve eerst kennis nemen van de voorwaarden in de Peppol service provider overeenkomst en de onderliggende documenten).
        2. voor de rest: overweeg samen te werken met een bestaande Peppol dienstverlener, of bestudeer de kosten en mogelijkheden van diversificatie naar systeemintegratie.
      3. voor elk ander bedrijf: bestudeer eerst zorgvuldig de kosten, mogelijkheden en haalbaarheid om de integratieactiviteiten die de businessafdelingen van het bedrijf nodig hebben, door de eigen IT-afdeling te laten overnemen.

    3. Hoe een Peppol dienstverlener worden?
       

      Parallel met de nodige IT-ontwikkelingen, afhankelijk van je eigen situatie, volgt hier een overzicht van de stappen die je moet ondernemen:

      1. Verdiep je in de materie: zodra je vertrouwd bent met de informatie die voor jou beschikbaar is, aarzel dan niet om, als je dat nodig vindt, contact op te nemen met de Belgische Peppol-autoriteit voor verduidelijking of om een startvergadering te organiseren.
      2. Word lid van de vzw OpenPeppol
        Meer details over de te volgen procedure vind je op de Peppol.org website.
      3. De Peppol Service Provider Agreement met de Belgische Peppol-autoriteit ondertekenen.
        1. Het model van deze overeenkomst kan hier gedownload worden (PDF, 571.26 KB).
        2. Vul de overeenkomst in en laat deze ondertekenen, bij voorkeur elektronisch, door een persoon die wettelijk verantwoordelijk is voor het bedrijf. Stuur het vervolgens naar de Belgische Peppol Autoriteit.
        3. Bij ontvangst zal de Belgische Peppol Autoriteit controleren of de overeenkomst conform is. Als de overeenkomst conform is, zal ze deze medeondertekenen en aan je terugsturen.
      4. Voldoe aan de conformiteitstesten
        1. Neem contact op met de Peppol Service Desk en vraag je PKI certificaat of certificaten aan voor de testen. Deze certificaten geven je toegang tot de centrale testomgeving om de technische bevestiging van je Peppol diensten te garanderen. Ze laten je toe om op een later tijdstip andere testen uit te voeren zonder het risico dat je activiteiten in het gedrang komen. 
        2. Zodra je aanvraag is uitgevoerd, stuurt OpenPeppol je het aangevraagde certificaat op.
        3. Volg de instructies op de Peppol.org website.
      5. Ga live
        1. Ben je geslaagd voor je tests? Heb je de overeenkomst getekend? Gefeliciteerd! Je kunt nu je PKI-certificaat(en) voor gebruik aanvragen, zorg ervoor dat je de ondertekende overeenkomst bijvoegt.
        2. In antwoord op jouw aanvraag zal OpenPeppol je het aangevraagde certificaat toesturen.
        3. Zodra je het certificaat ontvangen hebt, kan je de Peppol dienst beginnen gebruiken.
      6. Update je status
        1. OpenPeppol voegt je toe aan de lijst van gecertificeerde dienstverleners.
        2. De Belgische Peppol-autoriteit voegt je toe aan onderstaande lijst. 

      Gedetailleerde instructies om dit overzicht te vervolledigen kan je hier downloaden (PDF, 477.27 KB).

    4. Overzicht van Peppol dienstverleners in België

      Hieronder vind je een overzicht van de Peppol dienstverleners die een overeenkomst getekend hebben met de Belgische Peppol-autoriteit.

    6. Raadpleeg de volledige lijst van Peppol-dienstverleners.

    7. Forums en ruimtes voor Peppol-dienstverleners die in België actief zijn

      Om de communicatie, coördinatie en samenwerking tussen haar Peppol-dienstverleners te vergemakkelijken, neemt de Belgische Peppol-autoriteit de volgende maatregelen. 

      Belgisch forum voor dienstverleners

      Dit forum behandelt verschillende onderwerpen die verband houden met de ontwikkeling van Peppol. Het is een cruciaal punt van interactie tussen dienstverleners, waar ze hun bezorgdheden en hun begrip van de specificaties kunnen bespreken en de consensus kunnen bereiken die nodig is voor echte interoperabiliteit.

      Alle dienstverleners die actief zijn in België of van plan zijn dat in de nabije toekomst te doen, worden uitgenodigd om deel te nemen.

      De discussies zullen voornamelijk in het Engels plaatsvinden. De agenda, het presentatiemateriaal en de notulen zijn enkel beschikbaar in het Engels.

      De agenda en notulen van het Belgische Service Providers Forum zijn hier beschikbaar.

      Informatie-pagina

      Daarnaast bundelt de Belgische Peppol-autoriteit specifiek Belgische technische informatie en publiceert die op deze webpagina.

    8. Andere stakeholders

      De Belgische Peppol-autoriteit onderhoudt ook relaties met de andere partijen die betrokken zijn bij de grootschalige invoering van e-billing in België:

      • De begunstigden (privébedrijven en overheden), die op die manier hun processen op grote schaal kunnen automatiseren. Deze doelgroep wordt dagelijks ondersteund door hun dienstverleners en leveranciers van IT-oplossingen. Op lange termijn zorgt de Belgische Peppol-autoriteit ervoor dat er rekening wordt gehouden met de behoeften van de begunstigden. Concreet neemt ze deel aan de Business Experts Group, het Belgisch globaal overlegplatform, waaraan ook vertegenwoordigers van de verschillende categorieën begunstigden deelnemen.  
      • De beleidsverantwoordelijken kunnen op Peppol rekenen om hun eigen programma's uit te voeren. Zo voerde het Vlaams Gewest tussen 2014 en 2020 een eigen programma uit om e-invoicing in te voeren bij haar aankopen.  Sinds eind 2021 werkt de FOD Financiën aan de overgang van btw-belastingplichtigen naar elektronische facturatie. In beide gevallen begeleidt de Belgische Peppol-autoriteit de betrokken administraties bij alles wat te maken heeft met de integratie van Peppol in hun maatregelen, zowel bij het ontwerp als bij de praktische uitvoering. 
      • Leveranciers van IT-oplossingen: net als bij de begunstigden wordt de dagelijkse ondersteuning van deze doelgroep verzorgd door dienstverleners.  Op lange termijn zorgt ook de Belgische Peppol Autoriteit ervoor dat er goed rekening wordt gehouden met deze doelgroep en dat ze Peppol zo goed mogelijk integreert in haar aanbod. Ook hier is de Business Experts Group een praktisch middel voor samenwerking met de IT-sector. Tot slot is elke leverancier van IT-oplossingen gericht op Belgische begunstigden welkom op het forum voor dienstverleners, zelfs als hij niet rechtstreeks een Peppol Access Point (en/of SMP) beheert. Veel leveranciers zijn actieve deelnemers. Op dit moment lijkt deze combinatie van ondersteuningsmechanismen voldoende.
         

      Rapporteren van niet-naleving aan de Belgische Peppol Autoriteit

      Iedereen kan een mogelijke fout in het gebruik van de Peppol-regels en -standaarden opmerken. De Belgische Peppol-autoriteit is bevoegd om deze vermoedelijke overtredingen te ontvangen en te behandelen, in overeenstemming met de bepalingen in de overeenkomsten, reglementen en operationele procedure op dit gebied, en in overeenstemming met de Belgische wetgeving.

      Als je denkt dat je een dergelijke inbreuk hebt vastgesteld, laat het ons dan weten door een e-mail te sturen naar peppol@bosa.fgov.be.