Andere informatie en diensten van de overheid: www.belgium.be

Hermes - Gebruiksvoorwaarden

Hieronder kan u de gebruiksvoorwaarden van Hermes lezen.

Door de dienst ”Hermes” te gebruiken, aanvaarden de Verzenders en de Bestemmelingen de gebruiksvoorwaarden van Hermes.

De “Verzenders”, ook “Gebruikers” genoemd, zijn ondernemingen die Hermes gebruiken om hun e-facturen te verzenden.

De “Bestemmelingen”, ook “Eindgebruikers” genoemd, zijn de ondernemingen die de e-factuur ontvangen.

1. Context en doelstellingen van Hermes

De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning, directoraat-generaal Vereenvoudiging en Digitalisering, (“BOSA VD”), stelt een tijdelijke oplossing ter beschikking, waarmee alle ondernemingen die voldoen aan de eisen van de overheid qua verzending van elektronische facturen naar de administraties ook hun privéklanten elektronisch kunnen factureren, in afwachting van de veralgemening van e-facturatie in de bedrijfswereld.

BOSA VD implementeert een convertor om gestructureerde elektronische facturen (e-facturen), die conform de principes van het “Peppol-kader (Pan European Public Procurement Online”) worden verstuurd, om te zetten in niet-gestructureerde elektronische facturen, ‘human-readable’ equivalenten (pdf-formaat), wat vandaag courant is in de meeste ondernemingen op het vlak van ontvangen en verwerken. Die convertor stuurt dan de pdf-facturen per e-mail door naar de Bestemmelingen, op het door de Verzenders van de e-factuur meegedeelde adres.

2. Functionele en technische aspecten van Hermes

Hermes is ontworpen als een schakel die elke factuur, die de Verzender conform de principes van het Peppol-kader zendt, kan doorsturen naar de Bestemmeling in een pdf-formaat, dit wanneer de Bestemmeling nog geen Peppol-gestructureerde facturen kan ontvangen.

De Verzender is verantwoordelijk voor de inhoud van de factuur en voor het correcte e-mailadres van de Bestemmeling.

De volgende punten geven een overzicht van de kenmerken waaraan de door de Verzender ingediende facturen moeten voldoen.

1. Identificatiecode van de partijen (afzender en bestemmeling)

De identificatiecode van de Verzender en van de Bestemmeling is hun respectievelijke ondernemingsnummer, d.w.z. hun inschrijvingsnummer bij de Belgische Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

2. Leesbare versie (PDF)

Hermes stuurt de factuur in een leesbare versie (PDF) naar de bestemmeling.

3. Verwerking van andere bijgevoegde stukken

De Verzender kan naast het leesbaar equivalent van de e-factuur ook andere stukken toevoegen.

4. E-mailadres

Het te gebruiken e-mailadres van de Bestemmeling moet op de e-factuur (XML) staan. Het is de verantwoordelijkheid van de Verzender om het correcte e-mailadres van de Bestemmeling te bezorgen.

5. Taal

De taal die wordt gebruikt voor de titel en de inhoud van de e-mail waarmee de factuur (als bijlage) naar de Bestemmeling wordt gestuurd, is Nederlands of Frans, naargelang de keuze van de Verzender.

6. Hermes-portaal

Hermes heeft een portaal. Via die website kunnen de Verzender en de Bestemmeling van facturen de afhandeling van hun documenten opvolgen. Op het Hermes-portaal kunnen eveneens de gestructureerde elektronische factuur en haar leesbaar equivalent worden gedownload.

Via het Hermes-portaal kan men tot slot de verstuurde en/of ontvangen facturen opzoeken en filteren op datum, factuurnummer, ondernemingsnummer van de Verzender en/of van de Bestemmeling gedurende een periode van zes maanden, waarna de verstuurde en/of ontvangen facturen automatisch zullen worden verwijderd.

Het portaal is toegankelijk:

  1. zonder enige formaliteit, voor hun wettelijke vertegenwoordigers, die in de Kruispuntbank van Ondernemingen zijn ingeschreven.
  2. voor de facturatieverantwoordelijken van de ondernemingen, als de toegangsbeheerder in de onderneming hen de rol "facturatieverantwoordelijke" heeft toegekend via het platform "Mijn e-Gov-rollenbeheer", dat algemeen gebruikt wordt voor het aanduiden van verantwoordelijken en de toegang tot de door de overheid ontwikkelde e-Gov-applicaties.



     

7. Beschikbaarheid van Hermes

BOSA VD neemt de nodige maatregelen opdat de van Hermes doorlopend toegankelijk zijn.

Desondanks kan BOSA VD niet waarborgen dat zich geen enkele storing zal voordoen. Mocht zich toch een storing voordoen, zal BOSA VD ervoor zorgen dat de gevolgen ervan zullen worden geïdentificeerd en problemen worden verholpen. In het geval Hermes die de e-facturen ontvangt voor een technische interventie moet worden stilgelegd, brengt BOSA VD zo vlug mogelijk en binnen een redelijke termijn de Hermes Integrator van de Verzender daarvan op de hoogte.

8. Ondersteuning bij Hermes

Hermes is het onderwerp van toegankelijke bijstand via de chatbot van het Hermes portaal, die zich bezighoudt met het gebruik van Hermes door afzenders en ontvangers.

3. Aansprakelijkheid

BOSA VD levert grote inspanningen om ervoor te zorgen dat de aangeboden informatie volledig, juist, nauwkeurig en bijgewerkt is. Ondanks deze inspanningen kunnen onjuistheden zich voordoen. Indien de verstrekte informatie onjuistheden zou bevatten of indien bepaalde informatie onbeschikbaar zou zijn, zal getracht worden dit zo snel mogelijk te corrigeren. Indien u onjuistheden zou vaststellen in de informatie die ter beschikking wordt gesteld, kan u steeds BOSA VD contacteren.

BOSA VD spant zich in om Hermes met alle redelijke middelen te beveiligen, en eventuele ongemakken veroorzaakt door technische fouten zoveel als mogelijk te beperken. BOSA VD kan evenwel de mogelijkheid niet uitsluiten dat er verkeerde technische manoeuvres, niet toegestane interventies plaatsvinden of facturen niet toekomen. Om deze redenen kan BOSA VD niet garanderen dat de toegang tot Hermes niet onderbroken wordt of niet op een andere manier door dergelijke problemen hinder zal ondervinden.

BOSA VD kan evenwel in geen enkel geval aansprakelijk worden gesteld voor rechtstreekse of onrechtstreekse schade die ontstaat uit het gebruik van Hermes. De Verzender en de Bestemmeling zijn  zelf verantwoordelijk voor eventuele schade aan hun computersysteem of voor het verlies van gegevens ten gevolge van het gebruik van de dienst.

BOSA VD behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om op elk moment, en zonder voorafgaande waarschuwing, de toegang tot Hermes te onderbreken om mogelijke gevallen van misbruik op te sporen of te onderdrukken of om technische of operationele functiestoornissen te verhelpen.

Hermes is per definitie een tijdelijke dienst die wordt aangeboden in afwachting van een veralgemening van e-facturatie in de bedrijfswereld en daarom kan BOSA VD Hermes op elk moment definitief stopzetten.  BOSA VD zal de Verzender indien mogelijk op voorhand hierover verwittigen.

4. Intellectuele eigendom

Hermes is eigendom van de federale overheid of van haar dienstverleners.

De Verzenders en de Bestemmelingen erkennen en aanvaarden dat de dienst en de software die in verband met de dienst is ontwikkeld, beschermd worden door intellectuele eigendomsrechten, waarvan de federale overheid of haar dienstverleners de houders zijn.

De Verzenders en de Bestemmelingen verkrijgen een niet-exclusief recht om de dienst uitsluitend te gebruiken voor de in deze gebruiksvoorwaarden beschreven doeleinden.

De Verzenders en de Bestemmelingen stemmen ermee in om te worden vermeld op de homepage van het Hermes-portaal en/of op andere plaatsen, in het kader van de door de BOSA genomen maatregelen om de uitrol van elektronische facturatie in het bedrijfswereld te stimuleren.

5. Wijzigingen

BOSA VD behoudt zich het recht voor om deze gebruiksvoorwaarden steeds te veranderen. BOSA VD zal u hierover informeren. Het is de verantwoordelijkheid van de Verzenders en de Bestemmelingen om zelf regelmatig de toepasselijke voorwaarden door te nemen.

Deze gebruiksvoorwaarden werden het laatst gewijzigd en herzien op  10/02/2023.

6. Bescherming van uw persoonsgegevens

BOSA VD respecteert uw privacy. De gegevens die u op Hermes invoert, worden vertrouwelijk behandeld. Voor meer inlichtingen kan u onze privacyverklaring raadplegen op volgend adres: https://bosa.belgium.be/nl/applications/hermes/privacyverklaring