Hermes - Privacyverklaring

Door de dienst 'Hermes' te gebruiken, aanvaarden de Verzenders en de Bestemmelingen de Privacyverklaring van Hermes.

De Verzenders, ook Gebruikers genoemd, zijn ondernemingen die Hermes gebruiken om hun e-facturen te verzenden.

De Bestemmelingen, ook Eindgebruikers genoemd,  zijn de ondernemingen die de e-factuur ontvangen.

De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning, directoraat-generaal Vereenvoudiging en Digitalisering, ('BOSA VD') draagt zorg voor je privacy en handelt hierbij steeds in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 ('AVG').

Lees deze Privacyverklaring om meer te weten te komen over de manier waarop persoonsgegevens worden ingezameld en verwerkt in het kader van deze dienst.

1. Veiligheid

BOSA VD verbindt zich ertoe om al de gepaste technische en organisatorische maatregelen te treffen om je persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging of openbaarmaking.

Om deze veiligheid te garanderen, gebruikt BOSA VD onder meer versleuteling van de communicatie tussen de server en je computer, encryptie van de opgeslagen gegevens en periodieke backups.

2. Persoonsgegevens en doeleinden

In het kader van je gebruik van Hermes word je geïdentificeerd als Verzender en/of Bestemmeling van e-facturen.

Tijdens dit identificatieproces worden volgende gegevens geregistreerd: je naam en voornaam, je taalkeuze, de ondernemingen die door jou worden vertegenwoordigd.

De Verzender vermeldt het emailadres van de Bestemmeling dat enkel verwerkt wordt voor het verzenden van de factuur naar de Bestemmeling.

De emailadressen van de Bestemmelingen worden verwerkt met het oog op de verzending van de facturen aan de correcte Bestemmelingen.

De inhoud van de te verzenden facturen kan daarnaast potentieel nog andere persoonsgegevens bevatten.

De emailadressen van Verzenders worden ook verwerkt om dienstmededelingen te kunnen versturen zoals een bericht over het onderhoud van de dienst.

3. Verwerking van persoonsgegevens

De verwerking van de gegevens van de Verzender is gebaseerd op de toestemming en de keuze van de Verzender om Hermes te gebruiken. Deze gegevens worden door BOSA VD verwerkt voor een correcte identificatie van de verzender.

Na uitschrijving en na beëindiging van de dienst worden alle gegevens gewist, met uitzondering van de gegevens die gedurende 10 jaar vanaf de datum van verzending in de audit trail worden bewaard overeenkomstig de stand van de techniek, zodat BOSA VD haar verplichtingen ter zake kan nakomen.

Alle door de Verzender doorgegeven gegevens, met inbegrip van het e-mailadres van de Bestemmeling, worden gewist, ofwel

• na het verstrijken van een bewaartermijn van 6 maanden gewist, ofwel;
• na  de uitschrijving, en/of;
• na beëindiging van de Dienst,

met uitzondering van de gegevens die gedurende 10 jaar vanaf de datum van verzending in de audit trail worden bewaard overeenkomstig de stand van de techniek, zodat BOSA VD haar verplichtingen ter zake kan nakomen.

De e-mailadressen van de Bestemmelingen worden verstrekt door de Verzenders. BOSA VD verwerkt deze adressen in opdracht van  de Verzender. De Verzender bevestigt dat hij toestemming heeft om het e-mailadres te gebruiken om facturen via Hermes naar de Bestemmeling te sturen.

Zoals voorzien door de AVG, kan je meer informatie verkrijgen over de verwerkingsmodaliteiten door BOSA VD te contacteren op de hieronder vermelde contactgegevens.

Bij het leveren van de Dnst Hermes heeft de BOSA VD  toegang tot de persoonsgegevens die potentieel aanwezig kunnen zijn in de facturen en de bijlagen die via Hermes worden verzonden door de Verzenders voor de volgende specifieke doeleinden:

• de technische validatie van de te verzenden facturen en bijlagen en de verificatie van de conformiteit van de e-documenten aan het standaardmodel voor de verzending;
• het transformeren van de XML-facturen naar ‘human readable’ equivalenten (pdf);
• het verzenden van de facturen en bijlagen;
• het leveren van een 'track and trace' dienst aan Verzenders en Bestemmelingen en het bewaren van facturen (met eventueel bijbehorende bijlagen) voor een beperkte periode van zes maanden, waarna de facturen en bijlagen automatisch zullen worden verwijderd.

4. Bewaartermijn

Je persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Alle door de Verzender doorgegeven gegevens, met inbegrip van het e-mailadres van de Bestemmeling, worden na het verstrijken van een bewaartermijn van 6 maanden gewist. Met uitzondering van de Audit Trail, dat overeenkomstig de stand van de techniek gedurende 10 jaar vanaf de datum van verzending wordt bewaard, zodat BOSA VD haar verplichtingen ter zake kan nakomen.

5. Delen van de gegevens

BOSA VD doet beroep op dienstverleners/onderaannemers voor de ontwikkeling, de exploitatie, het onderhoud en de hosting van Hermes. Deze dienstverleners/onderaannemers treden op als verwerker van de BOSA VD en dienen in die hoedanigheid de AVG te respecteren. BOSA VD voorziet in een contract met de verwerker de nodige bepalingen ter bescherming van de persoonsgegevens. De onderaannemer wordt uitdrukkelijk vermeld in het register van verwerkingsactiviteiten.

Het is ook mogelijk dat de BOSA VD en haar verwerkers, bij de uitvoering van hun opdrachten, genoodzaakt zijn om je persoonsgegevens te ontvangen of mee te delen aan de volgende ontvangers:

1. Jijzelf
2. Toezichthoudende autoriteiten die instaan voor de bescherming van persoonsgegevens
3. Partijen bij een administratieve of gerechtelijke procedure waarbij BOSA VD betrokken is.

6. Cookies

Voor Hermes worden zogenaamde 'cookies' gebruikt: kleine deeltjes informatie die door de browser op je computer worden opgeslagen.

De cookies worden op deze dienst gebruikt om je voorkeurstaal te onthouden, om je te kunnen identificeren tijdens je bezoek aan deze dienst en om niet gepersonaliseerde statistieken omtrent het bezoek van de dienst te verzamelen.

Je kan in je browser het gebruik van cookies uitschakelen, maar dit leidt ertoe dat bepaalde onderdelen van deze dienst onbruikbaar worden.

De sessiecookie is enkel geldig tijdens je bezoek.

De cookie voor je voorkeurstaal blijft geldig zolang je niet uitgeschreven bent of zolang je deze niet verwijderd hebt via de instellingen om cookies te beheren.

Meer informatie over het cookiebeleid

7. Logbestanden

BOSA VD registreert op een beveiligde manier volgende informatie en bewaart deze gedurende volgende termijnen, afhankelijk van de beoogde finaliteit:

Gegeven	Bewaartermijn:	2 weken	6 maanden	10 jaar
	Finaliteit:	Track and Trace	Track and Trace	Audit trail
IP adres		v
Tijdstip van de verzending			v	v
Identiteit van de Verzender en de Bestemmeling			v	v
Factuur en bijlage(n)			v
Fingerprint van de uitgewisselde documenten (factuur, bijlagen, responses)			v	v
Email adres van de Bestemmeling			v	v

8. Recht van inzage, aanpassing en verbetering - wissen van gegevens en beperken van verwerkingen

Zoals voorzien door de AVG, kan je je persoonsgegevens verwerkt door BOSA VD steeds raadplegen of informatie verkrijgen over de verwerkingsmodaliteiten, en mag je je persoonsgegevens kosteloos corrigeren door BOSA VD te contacteren via de hieronder vermelde contactgegevens of door dit zelf te doen via de portaalsite.

Overeenkomstig de AVG beschik je over de hieronder beschreven rechten in het kader van de verwerking van je persoonsgegevens door

Federale overheidsdienst

BOSA. In sommige gevallen kan je dan geen gebruik meer maken van Hermes.

Als je ons contacteert om je rechten uit te oefenen dan antwoorden wij binnen 1 maand. Uitzonderlijk kan dit langer duren (tot maximum in totaal 3 maanden), maar dan laten wij je binnen 1 maand weten hoe dit komt. Het al dan niet kunnen uitoefenen van je rechten hangt samen met de verwerking en de rechtsgrond.

Zorg ervoor dat het steeds duidelijk is welk recht je precies wilt uitoefenen en op welke manier (vb. per e-mail, per post, mondeling, …) je de informatie wenst te krijgen. Houd er wel rekening mee dat we in bepaalde gevallen meer informatie nodig hebben. We willen zeker zijn dat we de juiste persoon helpen.

• Recht op inzage
• Recht op verbetering
• Recht van bezwaar
• Recht op het beperken van de bewerking
• Recht op vergetelheid of verwijdering
• Recht op intrekking van de toestemming

Iedere persoon heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Deze kan gecontacteerd worden via:

Telefoon: +32 (0)2 274 48 00

Fax: +32 (0)2 274 48 35

E-mail: contact@apd-gba.be

9. Wijzigingen

BOSA VD behoudt zich het recht voor om de Privacyverklaring steeds te veranderen. Wijzigingen aan de Privacyverklaring worden via de eBox bekend gemaakt.  Deze Privacyverklaring werd het laatst gewijzigd en herzien op 1/8/2024.

10. Contactgegevens

BOSA VD is verantwoordelijk voor de verwerking van deze persoonsgegevens en beschikt over een functionaris voor gegevensbescherming die toeziet op de vertrouwelijkheid en de veiligheid van de gegevens, en op de naleving van de vereisten van de AVG. Je kan deze functionaris contacteren op privacy@bosa.fgov.be voor al je vragen over privacybescherming. Incidenten en klachten mag je sturen naar privacyincident@bosa.fgov.be.

Je kan BOSA VD contacteren op het volgende adres: FOD BOSA, BOSA VD, Simon Bolivarlaan 30, 1000 Brussel, op servicedesk.dto@bosa.fgov.be en op telefoonnummer 02/740.80.27.