Van 20 tot 22 november 2024 vond in Brussel de vijfde Once-Only Technical System (OOTS) Projectathon van de Europese Commissie plaats. Experts uit de EU kwamen er samen met één doel: de grensoverschrijdende administratie vereenvoudigen voor alle burgers.
-
Het Once-Only Technical System (OOTS) is een cruciaal element van de Single Digital Gateway-verordening. Het biedt namelijk een technische oplossing die overheidsinstanties in staat stelt om veilig en efficiënt digitale bewijsstukken uit te wisselen over de grenzen heen, wanneer burgers die nodig hebben. Denk aan een geboorteakte, diploma, of rijbewijs.
Tijdens deze OOTS-testmarathons komen teams uit verschillende EU-lidstaten bij elkaar om hun systemen beter op elkaar af te stemmen en om na te gaan of de overdracht van bewijsstukken voldoende vlot verloopt.
De focus lag dit keer op voertuigregisters en bedrijfsprocedures. Daarnaast werkten de deelnemers ook verder rond bevolkings- en onderwijsdomeinen, die bij de vorige editie al aan bod kwamen.
Keynotes, peer to peer-sessies en exploration rooms
De peer to peer-testsessies werden ingeleid door keynotes van EU-commissieleden Philippe van Damme, Deputy Director-General Digital Services en Amaryllis Verhoeven, Head of Unit Digital Transformation of Industry. Ze benadrukten dat om de Europese interne markt te bevorderen, samenwerking op meerdere beleidsterreinen nodig is, waarbij de digitale dimensie de afgelopen jaren steeds belangrijker is geworden.
Gedurende drie dagen voerden deelnemers uit 26 landen vervolgens 425 experimenten uit, met zo’n 30 succesvolle tests op rekening van Team Belgium.
Terwijl in vorige Projectathons de nadruk vooral op volume lag, verschoof de focus deze keer naar kwalitatieve transacties en specifieke cases. Kijk maar naar de succesvolle overdracht van een Belgische geboorteakte vanuit Finland, via de Justitie.
Bekijk de video. (MP4, 83.97 MB)Tijdens deze vijfde editie stonden de testers uitgebreid stil bij de koppeling met het European Car and Driving Licence Information System (EUCARIS), dat info rond voertuigen en bestuurders verzamelt, en EMREX, een Europees platform waarop studenten hun gegevens kunnen delen.
Naast het testen van systemen, verkenden de deelnemers ook bredere OOTS-gerelateerde onderwerpen. Ze vergeleken bijvoorbeeld hoe verschillende landen hun onlinediensten vormgeven, praatten over Europese standaarden voor diploma's en zochten naar oplossingen voor het delen van documenten in verschillende talen.
-
Deelname aan de Projectathon was een eye-opener. Het netwerken met collega's uit heel Europa toonde dat we er niet alleen voor staan. Verrassend was dat de tests op fictieve databases worden uitgevoerd, wat deelname veel toegankelijker maakt. Ik moedig alle bevoegde autoriteiten dan ook aan om deel te nemen, zelfs als ze nog niet helemaal klaar zijn om op het platform aan te sluiten. Het is dé kans om mee te bouwen aan een efficiëntere Europese administratie.
Bovendien waren de informatiesessies bijzonder interessant. Ze toonden aan dat alle lidstaten met vergelijkbare uitdagingen worstelen, maar elk unieke oplossingen ontwikkelt. Deze uitwisseling van ervaringen was bijzonder waardevol. Het stelde me in staat om met frisse ideeën terug te keren naar mijn bevoegde autoriteiten, gewapend met nieuwe inzichten om bepaalde obstakels te overwinnen.Sylvie Boone - Algemeen Coördinator Single Digital Gateway (SDG)
Waals Gewest en de Federatie Wallonië-Brussel -
Acceleratormeter brengt vooruitgang in beeld
De Europese Commissie lanceerde in 2023 een Acceleratormeter om de vooruitgang die lidstaten boeken wanneer ze hun nationale OOTS-infrastructuur opzetten in kaart te brengen. Deze tool visualiseert in welke mate lidstaten technisch klaar zijn om Once-Only diensten te lanceren en geleidelijk beschikbaar te maken aan burgers en bedrijven.
Aan het einde van het evenement steeg België op de Acceleratormeter van fase 4 naar 5 op een schaal van 6, waarbij de voortgang van de lidstaten bij het opzetten van hun nationale OOTS-infrastructuren op technisch
niveau wordt gevolgd. -
Om de uitrol van de OOTS in de lidstaten vooruit te helpen, was deze Projectathon ook de tweede die bevoegde autoriteiten uitnodigde – organisaties die authentieke documenten zoals vergunningen of diploma’s opvragen of verstrekken via het OOTS.
Langs Belgische kant, naast de technische experts van de
FOD BOSA, verwelkomde het SDG-programma deelnemers van de federale overheidsdiensten Justitie en Binnenlandse Zaken, en regionale afgevaardigden van eWBS (de dienstadministratieve vereenvoudiging en digitale administratie van Wallonië en de Franse Gemeenschap), SPW (de Waalse Overheidsdienst) en AHOVOKS (het Vlaamse Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen). -
De persoonlijke ontmoetingen met medewerkers van de Commissie, FOD BOSA en andere lidstaten zorgden voor betere relaties en kortere communicatielijnen. In combinatie met de leerzame sessies over EU-initiatieven en ervaringen uit andere landen, werden onze vragen effectief beantwoord en initiële bezorgdheden weggenomen. We kregen concrete inzichten en tools voor het ontsluiten en delen van onderwijsgegevens, en startten zelfs een potentiële samenwerking met Nederland voor een OOTS use case.
Dries Ballyn, Proceseigenaar IT & Data
AHOVOKS – Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties & Studietoelagen -
Blijven focussen op samenwerking en innovatie
De vijfde Projectathon liet opnieuw zien hoe cruciaal het OOTS is voor de digitale transformatie van administratieve processen binnen de EU. Alleen door voortdurend samen te werken en te blijven innoveren kunnen we werk maken van een efficiëntere toekomst en een verbeterde gebruikerservaring voor zowel overheidsdiensten als burgers en bedrijven. De volledige implementatie van het OOTS door alle EU-lidstaten zal grensoverschrijdende administratie eenvoudiger en goedkoper maken. Het systeem elimineert tijdrovende zoekopdrachten en handmatige gegevensoverdracht, wat leidt tot een aanzienlijke vereenvoudiging van procedures en kostenbesparing.
Kijk voor meer informatie over de Projectathon en de voortgang van het Once-Only Technical System zeker eens op de officiële OOTS-pagina.
Single Digital Gateway
De Single Digital Gateway vergemakkelijkt online toegang tot informatie, administratieve procedures en ondersteunende diensten die EU-burgers en bedrijven nodig hebben (of nodig kunnen hebben) in een ander EU-land.
