Andere informatie en diensten van de overheid: www.belgium.be

Government After Shock: samen op weg naar overheidsinnovatie

Publication date
15 december 2020
Een persoon schrijft op een raam.

Never waste a good crisis. COVID-19 is alomtegenwoordig en heeft een impact op iedereen, ook op de overheid. De crisis vormt de ideale opstap om in dialoog te gaan over ons functioneren. Daarom organiseerde Nido, een innovatielab voor de overheid, op 17 november 2020 een online evenement Government After Shock. Verschillende overheidsinstellingen in België sloegen voor dit initiatief de handen in elkaar, net als hun collega’s in andere landen. Ze stelden elk een specifieke uitdaging en hun weg naar innovatie voor. Sprekers en deelnemers dachten daarnaast samen na hoe de overheid haar rol en diensten shock- en futureproof kan maken.

  • “Deze crisis heeft een impact op iedereen en we zoeken manieren om ons aan te passen, met vallen en opstaan. Ze is een opportuniteit om te leren en ze verplicht ons om na te denken.” Dat idee deelde Frédéric Baervoets, Innovation Manager voor Nido bij BOSA en gastheer van Government After Shock, met de deelnemers. “We moeten als overheid echt vaker experimenteren. Niet alleen bij crisissen, maar ook tussendoor, en bij voorkeur in een veilige omgeving.”

    Wat laten we achter ons? Wat houden we? En wat moeten we veranderen? Die drie vragen stonden centraal tijdens het evenement. Om dat bij te wonen, verzamelden Belgische ambtenaren op Thola, een platform voor virtuele evenementen. Tijdens de verwelkoming, de vijf simultane sessies en de synthese kwamen verschillende experten aan het woord rond het thema innovatie bij de overheid.

    De volgende vijf sessies vonden gelijktijdig plaats (overgenomen van de officiële website van het virtuele evenement)

    • Hoe kunnen medewerkers in de toekomst tevreden en productief aan de slag blijven? - FOD Beleid & Ondersteuning
    • Digitale overheidsdiensten? Ja, maar hoe zorgen we dat iedereen mee is? - FOD Financiën
    • Controle door overheidsdiensten in coronatijden: dringt een nieuwe aanpak zich op? - FOD Financiën
    • Hoe kan toekomstverkenning (foresight) bijdragen tot een duurzaam overheidsbeleid? - FOD Sociale zekerheid
    • Hoe effectief communiceren in een digitaal tijdperk met een voortdurende stroom aan informatie? - Vlaamse Overheid: Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken

    Wil je een sessie herbekijken? Dat kan! Registreer je hier om de eerste vier challenges te herbeleven. Zo krijg je onmiddellijk toegang tot de opnames en het beeldmateriaal van het evenement. De vijfde sessie was interactief en werd niet opgenomen. 

    Innovatie als drijvende kracht

    Simultaan kon je ook sessies volgen bij andere instellingen over de grenzen heen. Nido organiseerde dit evenement namelijk op vraag van het Observatory for Public Sector Innovation (OPSI) van de OESO. Government After Shock kadert mooi in haar Declaration on Public Sector Innovation. Daarin staan vijf principes in de spotlights:

    • Innovatie bevorderen
    • Middelen ter beschikking stellen om te innoveren
    • Samenwerken
    • Exploreren, itereren, testen
    • Kennis en ervaringen delen

    Door te innoveren kan de overheid haar rol en diensten futureproof maken. Innovatie vormt namelijk de drijvende kracht voor een toekomstgerichte overheid. “Innovatie is niet tevreden zijn met een status quo, maar constant nadenken hoe we kunnen verbeteren. Eventueel via de nieuwste technologie, maar niet noodzakelijk”, legde Bart Vrancken uit, Directeur eID en Diensthoofd Digitalisering & Innovatie bij de FOD Binnenlandse Zaken.

    “Als ambtenaren dienen we de nieuwe oplossingen proberen te begrijpen, maar we hoeven geen expert te zijn. We moeten ervoor openstaan en technologie niet alleen aan onze IT-afdeling overlaten”, aldus Frédéric Baervoets. Vice-eersteminister en Minister voor Ambtenarenzaken Petra De Sutter vulde aan: “Ik denk dat het belangrijk is om onze blik naar buiten te richten, niet te veel navelstaarderij, en te kijken naar best practices uit andere landen.”

    Samenwerken met verschillende partners, openstaan voor technologie en ruimte om te experimenteren zijn daarbij uiterst belangrijk.

    Van elkaar leren

    Het nieuwe platform Thola, een knap staaltje technologie van een Belgische scale-up, zorgde voor een geheel nieuwe ervaring. De deelnemers konden zich van de lobby naar het auditorium en andere zalen verplaatsen, netwerken met anderen en meer. Het platform bood op die manier de hele beleving van een evenement, maar wel online.

    Tekening van personen in een centrum.

    Voor de overheid zelf bestaan de belangrijkste uitdagingen uit de vereenvoudiging van procedures, meer duurzaamheid, digitalisering volgens het only-once-principe en een goed personeelsbeleid. "We laten niemand achter en moeten daarvoor inzetten op het ontwikkelen van competenties. Ik wil innovatie in het DNA van de overheid krijgen en leren van bedrijven, zonder de bedrijfswereld te kopiëren”, aldus Petra De Sutter, Vice-eersteminister en Minister voor Ambtenarenzaken. Ook zij nam deel aan het evenement.

  • Hoe kunnen medewerkers in de toekomst tevreden en productief aan de slag blijven? - Beleid & Ondersteuning

    De toekomst van het werk is iets wat iedereen aanbelangt, dat maakt de coronacrisis pijnlijk duidelijk. Noodgedwongen gingen de overheid en het bedrijfsleven op zoek naar nieuwe manieren van (samen)werken. Telewerk werd ineens de norm, hoewel het voordien misschien niet eens een optie was. Heel wat activiteiten kregen een andere invulling. Kortom: de crisis verplichte ons om maximaal digitaal te gaan.

    Toch mag bij de implementatie van het ‘nieuwe werken’ de focus niet alleen liggen op het heruitvinden van de werkomgeving. Ook investeren in het welzijn van de medewerkers moet prioriteit krijgen, net als het uitrollen van een vooruitstrevend HR-beleid. “Het ‘one-size-fits-all-principe' laten we beter achter, net als het gebrek aan diversiteit binnen de overheid”, aldus Koen Beiren, Team Manager HR Beleidsvoorbereiding van FOD BOSA.

    Door te kijken naar de kwaliteiten van mensen, kunnen ze beter ingezet worden. Daar haalt iedereen voordeel uit. In de toekomst is er dus nood aan flexibele rollen en diversiteit binnen , individualisering en ruimte om wendbaar werken, met trial en error.

    Hoe zou jij het ‘nieuwe werken’ het liefst ingevuld zien?

    Digitale overheidsdiensten? Ja, maar hoe zorgen we dat iedereen mee is? - FOD Financiën

    Door corona organiseerde de FOD Financiën dit jaar geen fysieke sessies om burgers hun belastingaangifte te helpen invullen. Toch werd niemand aan zijn lot overgelaten. De FOD voorzag telefonische hulp, op afspraak. Die aanpak leverde vele voordelen op: geen lange wachtrijen meer, wel minder stress en meer comfort. “De ambtenaren voelden minder druk en de dankbaarheid van de mensen was veel groter dan anders. Per telefoon en sms kregen we verrassend veel dankuwels. Een goede motivatie om het zo te blijven aanpakken”, vertelde Didier Leemans, Administrateur-generaal van de FOD Financiën.

    Overheidsinstanties hebben de laatste jaren grote stappen gezet om hun dienstverlening te digitaliseren. De coronacrisis heeft deze trend alleen maar versterkt en versneld. Tegelijk moeten de diensten voor iedereen toegankelijk blijven. Iedereen telt, ook burgers met weinig digitale vaardigheden, een laag inkomen of een beperking. Dat is een uitdaging, maar door inclusief design en een aanpak op maat zet de overheid stappen in de juiste richting.

    “Het is belangrijk om in de eerste plaats de diversiteit en de kwetsbaarheid te erkennen. Digitale uitsluiting draait niet alleen rond toegang tot technologie. Ook competenties en het sociale aspecten spelen een rol. Door gebruikers feedback te vragen en verschillende personae of modelprofielen op te stellen, kun je bij het ontwerpen van je dienstverlening rekening houden met de diversiteit van je publiek”, legde Lucie Barthlen, Business Designer Transformation bij FOD BOSA, uit.

    De toekomst vraagt dus om inclusie en om een outside-in-aanpak, vanuit de noden van de burger. De gebruikers zijn namelijk de experts. Het heeft geen zin om hen aan de zijlijn te laten toekijken. Hoog tijd dat de lange wachtrijen, onnodige verplaatsingen en de inside-out-aanpak verdwijnen.

    Hoe zorg jij dat in de toekomst iedereen mee is?

  • Verschil tussen "égalité" "équité" en "inclusion" wordt weergegeven.
  • Controle door overheidsdiensten in coronatijden: dringt een nieuwe aanpak zich op? - Financiën

    De overheid voert een heleboel controletaken uit, onder andere belastingcontroles. Die zijn noodzakelijk en moeten ervoor zorgen dat iedereen zijn verplichtingen nakomt. De middelen gaan dus naar het opsporen en bestrijden van ongewenst gedrag. Maar mensen het nut ervan laten inzien, blijft een uitdaging.

    In coronatijden zagen de controles er anders uit door de maatregelen. “Voor de FOD Financiën diende de crisis als springplank voor verandering”, vertelde Joris Put, Teamchef communicatie – Operationele Coördinatie en Communicatie – AAFisc bij FOD Financiën. Heel wat controles gebeurden op afstand, aan de hand van e-audits. Die aanpak had voor- en nadelen. Er was minder interactie en niet iedereen vond het evident om zich de nieuwe methode eigen te maken. Toch was er een betere focus op het voorbereiden van dossiers en het leerproces van de medewerkers ging er sneller op vooruit. Het telewerken in combinatie met online vergaderen zorgde bovendien voor een verhoogde efficiëntie.

    Na corona zullen controles opnieuw op locatie kunnen plaatsvinden, maar liefst vooral in de gevallen waarbij de fysieke aanwezigheid een meerwaarde vormt. ‘ ’ klinkt het bovendien in de digitale toekomst. Onvoorbereid controleren, op papier werken en de huidige standaardprocedures worden verleden tijd. Dat komt ook een betrouwbare dienstverlening ten goede. Om erop vooruit te gaan, is er nood aan beveiligde datatransfer, vereenvoudigde wetgeving, realtime data, technology driven controles en samenwerkingen met beroepsfederaties.

    Hoe kun jij de crisis gebruiken als springplank voor de toekomst?

    Hoe kan toekomstverkenning (foresight) bijdragen tot een duurzaam overheidsbeleid? -FOD Sociale zekerheid

    De FOD Sociale Zekerheid is ervan overtuigd dat strategische prognoses bijdragen tot een duurzamer beleid. Meer specifiek kan toekomstverkenning een belangrijke rol spelen. Het gaat daarbij van een betere opzet tot de ontwikkeling van specifieke strategieën. Het project Toekomstverkenning - Sociale Zekerheid in 2044 moet aantonen of dat ook echt zo is.

  • Een persoon geeft een webinar over de 'government aftershock'.
  • Toekomstverkenning maakt het namelijk mogelijk om onzekerheden uit te spreken en de horizonten te openen. Je hebt er wel een innovatieve cultuur voor nodig, gecombineerd met mensen en middelen, waarin je de ruimte krijgt voor langetermijndenken. Alleen zo kom je tot innovatieve oplossingen voor de complexe problemen van de 21e eeuw. “Een netwerk rond toekomstverkenning zou een extra duwtje in de rug kunnen geven. Het eerste initiatief daarvoor werd alleszins al genomen tijdens deze challenge”, vertelde Johanna Pöykkö, Projectleider bij Sociale Zekerheid.

    Denk jij al na over scenario’s voor de toekomst? Laat je bijvoorbeeld inspireren door de tool ‘Ideale toekomst’ uit onze Toolbox.

  • Profielfoto van man

    We moeten als overheid echt vaker experimenteren.

    Name
    Frédéric Baervoets
    Function
    Innovation Manager Nido bij FOD BOSA
  • Hoe effectief communiceren in een digitaal tijdperk met een voortdurende stroom aan informatie? - Vlaamse Overheid: Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken

    We leven in een informatietijdperk. Dankzij nieuwe technologieën komt er steeds sneller steeds meer informatie op ons af. In coronatijden misschien nog meer dan anders. De communicatie is heel rationeel. De gedachte daarachter is dat iemand die over genoeg kennis beschikt, zijn houding en vervolgens zijn gedrag aanpast. Maar gewoontes zijn vaak hardnekkige automatismes. En weten is niet hetzelfde als doen. In tijden van crisis nog meer dan anders.

    COVID-19 bewijst op verschillende vlakken dat verandering kan. Tijd om af te stappen van een beleid dat geen rekening houdt met de verschillen in motivatie, weerstand en doevermogen van burgers, bedrijven en organisaties. Er is namelijk meer dan ooit nood aan een innovatieve en empathische overheid die beleid maakt vanuit een realistisch en onderbouwd perspectief. “Gedragsinzichten bieden waardevolle informatie om te kijken wat echt belangrijk is en daarmee het beste in iedereen naar boven te halen”, aldus Peter De Smedt, lid van het Team Gedragsinzichten van het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken. “In de toekomst leren we van de dynamiek met het verleden. We hebben ruimte nodig voor initiatief, keuzevrijheid en maatwerk.”

    Hoe pak jij je communicatie aan in de toekomst?

    Wat staat er in jouw agenda?

    Ben je op de hoogte van een inspirerend evenement of een conferentie over het ontwerpen van publieke diensten? Laat het ons zeker weten zodat we ook andere geïnteresseerden kunnen uitnodigen. Wij zullen alvast aanwezig zijn en verslag uitbrengen.

    We leren graag bij: als je een suggestie hebt over de cases, mag je altijd contact opnemen via ons formulier — alvast bedankt!

    • Evenement

      17 november 2020
      Online

    • Deelnemer(s)

      Frédéric Baervoets

      FOD BOSA

    • Publicatiedatum

      15 december 2020

Deel dit artikel

Meer nieuws

  • Ontdek de MyGov.be-app!

    Publication date
    14 mei 2024
    De FOD BOSA heeft een nieuwe mijlpaal bereikt met de lancering van onze nieuwste app, MyGov.be! Deze app is ontworpen om jouw interactie met overheidsdiensten eenvoudiger en...