De belastingformulieren ondergingen een belangrijke wijziging met betrekking tot de kosten eigen van de werkgever. Vanaf het inkomstenjaar 2022 moeten alle soorten vergoedingen die als vergoeding van de eigen kosten van de werkgever worden betaald, op de belastingformulieren worden vermeld.
Inhoudstafel
-
Kosten eigen van de werkgever
Als werkgever geef je je werknemers toelagen, voordelen en vergoedingen bovenop hun loon.
Uit fiscaal oogpunt vallen toelagen, voordelen en vergoedingen niet onder hetzelfde statuut:
- Toelagen en voordelen worden beschouwd als bezoldiging en zijn derhalve belastbaar.
- Vergoedingen worden niet als bezoldiging beschouwd en vormen een betaling voor de vergoeding van onkosten in verband met de functie. Ze zijn niet belastbaar. Het gaat om reële kosten die de werkgever moet dragen en die dus de kosten eigen van de werkgever vormen.
- Vergoedingen die als vergoeding van de kosten eigen van de werkgever worden behandeld, zijn bijvoorbeeld:
- vergoedingen voor verblijfskosten in België of in het buitenland
- kantoorvergoedingen, met name in het kader van COVID
- vergoedingen gelieerd aan telewerk. - De werkgever kan deze werkelijk gemaakte kosten vergoeden na het tonen van de nodige bewijsstukken. Deze uitgaven worden echter ook forfaitair vastgesteld, met name bij het ministerieel besluit van 13 juli 2017, hetgeen een ernstige norm vormt.
- Vergoedingen die als vergoeding van de kosten eigen van de werkgever worden behandeld, zijn bijvoorbeeld:
Nieuwe richtlijnen vanaf januari 2022
De verplichting om de vergoedingen te vermelden die als vergoeding van de kosten eigen van de werkgever worden betaald, is aangepast en uitgebreid. Deze aanpassing houdt in dat bij alle vergoedingen (forfaitair en variabel) vanaf 1er januari 2022 het totaalbedrag van de vergoedingen systematisch op het belastingformulier moet worden vermeld. Voor elke categorie vergoedingen moet het bedrag worden vermeld en ook de op basis van bewijsstukken toegekende vergoedingen moeten worden aangegeven.
Wettelijk gezien moet elke betaling door de werkgever lopen via de individuele rekening, waarop alle diensten staan die een werknemer in de loop van het jaar heeft verricht en het loon dat hij ervoor kreeg. De individuele rekening bevat dus alle betalingen (inclusief toelagen, maaltijdcheques, enz.). Deze individuele rekening kan door de werkgever zelf of via een sociaal secretariaat worden opgemaakt.
Overeenkomstig het besluit van de ministerraad van 16 maart 2016 betreffende de verplichte en geleidelijke centralisatie van de personeels- en loonadministratie van alle federale diensten, moet de betaling van de lonen, toelagen en vergoedingen, via het federale secretariaat PersoPoint (BOSA) verlopen. PersoPoint is dus verantwoordelijk voor het opzetten van deze individuele rekening voor alle instellingen van de federale diensten die reeds door PersoPoint worden beheerd.
Als de vergoedingen van je werknemers al door PersoPoint verwerkt en betaald zijn, staan ze al vermeld op de loonfiches, fiscale fiches 281.10 en/of 281.20 en alle andere officiële documenten.
Als je echter nog steeds vergoedingen betaalt op basis van bewijsstukken, rechtstreeks via je interne boekhoudsysteem, d.w.z. buiten de loonadministratie van PersoPoint om, vragen we je om toekomstige betalingen van vergoedingen te regulariseren door ze rechtstreeks via de Payroll van PersoPoint te betalen. Op die manier kunnen ze overeenkomstig de nieuwe regelgeving op alle officiële belastingdocumenten worden vermeld. Gelet op deze nieuwe richtlijn zal PersoPoint in de toekomst geen uitkeringen meer kunnen declareren die zij niet daadwerkelijk via haar eigen Payroll heeft uitbetaald.
2022, aanpassingsperiode
Deze aangifteverplichting, die wordt uitgebreid tot de terugbetaling van de kosten eigen van de werkgever, geldt voor terugbetalingen die vanaf 1er januari 2022 worden gedaan. Deze verplichting geldt derhalve niet met terugwerkende kracht. Het bedrag van de vergoedingen zal echter in ieder geval vanaf het inkomstenjaar 2022 op de belastingformulieren moeten worden vermeld, en dit voor elke categorie vergoedingen.
Om een zo goed mogelijke overgang te waarborgen voor de organisaties die nog steeds vergoedingen via hun interne boekhouding betaalden, wil PersoPoint voor het jaar 2022 als volgt te werk te gaan:
- Voor de bedragen die reeds in de eerste 6 maanden van 2022 zijn betaald, verbindt PersoPoint zich ertoe met elk departement een oplossing te vinden om de bedragen van de vergoedingen voor de belastingformulieren mee te delen.
- Vanaf 1er juli 2022 moeten alle betalingen rechtstreeks via PersoPoint worden verricht. Een Excel-bestand kan worden gebruikt om de quota's te downloaden.
Voor informatie over het creëren van een looncode en het te gebruiken Scope-model:
- voor instellingen die via de nieuwe SAP-loonmotor worden betaald (PDF, 82.37 KB), kan je contact opnemen met
Kathleen DE MARES
Patrick VERPLANKEN - voor instellingen die nog in de oude SLR4-loonmotor (supancode) worden betaald, kan je contact opnemen met
Ingrid MAEYENS
Eddy DE PREE
Meer infoNog vragen? Aarzel niet om contact met ons op te nemen :