Vijf tips om van je online events een succes te maken

Cinq personnes assises sur un banc qui regardent chacune un téléphone portable ou un ordinateur portable
Sinds de coronacrisis uitbrak, speelden onze levens zich nog meer online af. Ook evenementen - groot of klein - verlopen nu vaker dan ooit via digitale weg. Tijdens een webinar opgezet door COMMnet, het netwerk van federale communicatoren, kwamen enkele succesvolle cases aan bod en viel de blik op de toekomst. We bundelden de interessantste vaststellingen in vijf handige tips.

Op het COMMnet-webinar, dat recent plaatsvond op initiatief van de FOD BOSA, deelden verschillende (federale) overheidsmedewerkers onder collega’s hun ervaring met de organisatie van online events. Met Michiel Vanderheyden, gespecialiseerd in eventmarketing, was er ook een externe spreker aanwezig die zijn visie kwam delen. De rode draad? Online events tonen, ook los van corona, duidelijk hun meerwaarde. Tenminste als je het overdacht aanpakt. Met deze vijf tips zetten we je alvast op de goede weg!

1. Kies de juiste basistools
Videoplatformen als Teams of Zoom vormen de basis voor je online event. Waarvoor je kiest, maakt op zich niet zoveel uit. Maar wees je er wel van bewust dat je op Teams bijvoorbeeld niet meer dan 350 mensen kan samenbrengen. Wil je een groter bereik, kies dan voor Teams Live Events. Zo kan je tot 10.000 personen mee laten volgen. De regiemogelijkheden zijn er ook beter: iemand kan als producer de teugels in handen nemen voor een strak verloop.

2. Neem je publiek mee op reis
Als je een event organiseert, ligt de focus vaak heel erg op dat event zelf en welke invulling je er juist aan wilt geven. Toch is ook alles wat daarvoor en daarna gebeurt van groot belang om er iets geslaagds van te maken. Teken daarom een customer journey. uit voor je doelgroep. Voer op voorhand voldoende promotie en maak de mensen enthousiast voor je event in aanloop ervan. Ook als het event erop zit, tracht je best nog voeling te houden met je publiek. Stuur presentaties en opnames door en wijs ze op aankomende events. Of - jawel - schrijf een tekst waarin je de highlights deelt.

3. Zorg voor voldoende afwisseling
Mensen hebben maar een beperkte aandachtspanne, zeker als ze voor hun computer zitten. Maak je event daarom snackable en deel het in korte episodes in. Laat een spreker niet langer dan twintig minuten aan het woord en gebruik ook de nodige tools voor interactie. Denk maar aan Slido voor polls of Miro voor brainstorms. Gather.town en Wonder.me geven je dan weer de mogelijkheid om in een visueel aantrekkelijke wereld samen te komen. Wissel serieuze momenten af met luchtige door een quizje in te lassen of samen in een virtuele rollercoaster te stappen. Ook leuk: een fysieke prikkeling, zoals een aperobox die op voorhand wordt opgestuurd.

4. Leg de lat hoog genoeg
Niet elk online gebeuren kan beschouwd worden als een ‘event’. In sommige gevallen is er eerder sprake van een meeting of webinar. Natuurlijk streef je het best altijd kwaliteit na, maar als je er een waar online event van wilt maken, ligt de lat nog hoger. In feite kan je het vergelijken met het maken van een tv-programma. Dat betekent onder meer dat je een storyline uitschrijft en dat er gewerkt wordt met een regieplan. Pas dan kan je iets op poten zetten dat een waardig alternatief is voor een fysiek event.

5. Bereid je voor op de toekomst
Online events zullen niet meer verdwijnen. Ook als de coronacrisis achter ons ligt, zullen ze nog opduiken. We hebben er immers met z’n allen de voordelen van ingezien: ze zijn toegankelijk, snel uitrolbaar en vaak stipter. Natuurlijk hebben fysiek events niet afgedaan, afhankelijk van het doel en het publiek. Wel wordt verwacht dat grote events anders benaderd zullen worden en ook minder op het wow-effect zullen spelen. Spreiding over meerdere dagen of locaties, een beperkte capaciteit of zelfs decentrale initiatieven per regio worden de trends. 

Sprekers

Al deze tips zijn gebaseerd op wat zes sprekers kwamen vertellen. Hieronder vind je een overzicht van het programma.

  • Een online nieuwjaarsfeest, Tine D’hooghe (FOD BOSA)
  • Digitale infosessies in tijden van corona, Filiz Varis (AVIQ)
  • Interactie tijdens online events: tips, tools & tricks, Mai Linh Verdonck (FOD Financiën)
  • Creatief werven voor, tijdens en na corona, Inge Mattens en Fatos Zejnullahu (FOD Financiën)
  • De toekomst van (online) events, Michiel Vanderheyden (We People)

Hou de agenda in de gaten

Ben je binnen de federale overheid aan de slag en bezig met communicatie? Dan ben je meer dan welkom op één van de volgende COMMnet-sessies later dit jaar. Een overzicht daarvan vind je hier.