PersoExpenses - Meest gestelde vragen (FAQ)

PersoExpenses-toepassing gebruiken

1. Gebruikt de organisatie waar ik voor werk PersoExpenses?

   PersoExpenses is nog niet automatisch beschikbaar voor alle organisaties die zijn aangesloten bij PersoPoint voor hun personeels- en loonadministratie.
    

   Nu wordt de toepassing enkel gebruikt door de personeelsleden van de FOD BOSA, de FOD Financiën, het Federaal Agentschap van de Schuld en de POD Maatschappelijke Integratie.

2. Welke aanvragen kan ik indienen via PersoExpenses?

   Afhankelijk van de keuzes van jouw organisatie kan je volgende aanvragen doen via PersoExpenses:

   FOD BOSA et POD Maatschappelijke Integratie

   • Fietsvergoedingen woon-werkverkeer, na registratie van je fietstraject
   • Autovergoedingen woon-werkverkeer, na registratie van je autotraject
   • Tickets openbaar vervoer woon-werkverkeer *

   FOD Financiën en Federaal Agentschap van de Schuld

   • Fietsvergoedingen woon-werkverkeer, na registratie van je fietstraject
   • Autovergoedingen woon-werkverkeer, na registratie van je autotraject
   • Tickets openbaar vervoer woon-werkverkeer*
   • Registratie nummerplaten dienstprestaties
   • E-tickets NMBS voor dienstverplaatsingen*

   *Het aanvragen van een abonnement voor woon-werkverkeer verloopt niet via PersoExpenses. Deze aanvragen moeten altijd ingediend worden via Sago (PersoContact).

3. Hoe heb ik toegang tot PersoExpenses?

   PersoExpenses is toegankelijk via verschillende wegen:

   • Via het portaal van je eigen organisatie
   • Via het portaal van de FOD BOSA
   • Via SAGO (PersoContact)

   Je kan je inloggen in PersoExpenses met je elektronische identiteitskaart (eID), via itsme^® of met een token.

4. Vanaf wanneer kan ik vergoedingen aanvragen in PersoExpenses?

   Je kan op elk moment je e-ticket voor dienstreizen aanvragen voor de dagen waarop je geen volledige dag afwezigheid hebt ingediend. 

   Andere aanvragen in PersoExpenses daarentegen kunnen enkel ingediend worden op de dagen waarop je ingepland bent. We raden je aan om deze aanvragen pas in te dienen van zodra je gerealiseerde planning zichtbaar is in Scope (PersoSelfService). Dit zal ten vroegste in het midden van de maand erop volgend zijn. Je chef zal sowieso de aanvraag pas valideren nadat de gerealiseerde planning opgeladen is.  Controleer voor het indienen van je schuldvordering ook zelf eens of je maandrooster in Scope (PersoSelfService) correct is.  Op een dag waarop je niet ingepland staat, zal je immers, zoals reeds vermeld, geen vergoeding kunnen aanvragen. 

   Je aanvraag is pas definitief van zodra je chef je aanvraag heeft gevalideerd. Wanneer je chef je aanvraag terugstuurt en weigert, kan je je aanvraag opnieuw aanpassen of verwijderen en opnieuw indienen. 

5. Waarvoor staan de verschillende statuten van mijn aanvragen in PersoExpenses?

   • Opgeslagen: de aanvraag is opgeslagen als concept, ze moet nog gevalideerd worden en verzonden voor goedkeuring.
   • Verzonden: de aanvraag is gevalideerd, ze is in afwachting van goedkeuring.
   • Goedgekeurd: de aanvraag is goedgekeurd door een medewerker die bevoegd is voor de goedkeuring.
   •  Voltooid : de aanvraag staat geregistreerd in de loonmotor.
   • Verworpen: de aanvraag is verworpen door een medewerker die bevoegd is voor de goedkeuring. Na aanpassing kan ze opnieuw gevalideerd en verzonden worden.

6. Ik heb een fout gemaakt in mijn onkonstennota en heb hem al ingediend. Wat moet ik doen?

   Indien je chef jouw onkostennota nog niet heeft goedgekeurd dan kan hij ze nog weigeren via de knop onderaan. Hij moet dan wel een toelichting meegeven waarom hij ze weigert. Je kan de informatie vervolgens opnieuw invoeren.

   Zolang een onkostennota nog niet is terugbetaald, kan je ze nog laten annuleren, zelfs nadat ze al is goedgekeurd door alle betrokken partijen. Contacteer daarvoor je PersoPoint-dossierbeheerder, wat kan via een ticket in SAGO (PersoContact). Eens geannuleerd kan je de aanvraag opnieuw doorvoeren via PersoExpenses.

7. Waarom kan ik bepaalde dagen niet aanduiden bij het aanvragen van vergoedingen voor woon-werkverkeer?

   Volledige dagen met een afwezigheid of telewerk kunnen niet aangeklikt worden voor woon-werkverkeer.

   Aangezien je op deze dagen thuis werkt of niet werkt en bijgevolg het traject woon-werkverkeer niet afgelegd hebt, kan je dus ook geen fietsvergoeding aanvragen voor deze dagen.

   Door, in de kalender, op de geblokkeerde dagen te gaan staan, kan je zien waarom de dag geblokkeerd is.​​​

8. Wat met agenten en douaniers die volgens een bepaalde planning werken?

   Voor douaniers die volgens een bepaalde planning werken, worden de planningen in twee stappen opgeladen in SCOPE/SAP. Bij het begin van de maand wordt de initiële planning opgeladen en nadat de maand verstreken is, wordt de werkelijk uitgevoerde planning opgeladen. 

9. Hoe wordt mijn woon-werkroute met de fiets bepaald?

   De applicatie is zo opgezet dat Google Maps fietsvriendelijke routes voorstelt. 

   In elke geval kan je in de applicatie het voorgestelde traject aanpassen naar het traject dat je werkelijk neemt.

10. Wie keurt mijn aanvragen voor woon-werkverkeer met de fiets goed?

    • De routes worden goedgekeurd door de hr-dienst. Eens de hr-dienst jouw route goedgekeurd heeft, ontvang je een bevestigingsmail. Vanaf dan kan je je vergoedingsaanvragen indienen in de applicatie.
    • De vergoedingsaanvragen zullen vervolgens rechtstreeks door je verantwoordelijke goedgekeurd worden.

11. Waarom lukt het me niet om mijn vergoedingsaanvragen voor woon-werkverkeer met de fiets in te dienen?

    Het is pas mogelijk om een fietsreisvergoeding aan te vragen nadat de hr-dienst jouw fietsroute heeft geregistreerd. Een keer dat dat gebeurd is, kan je je vergoedingsaanvragen indienen in de applicatie. 

12. Hoe kan ik een ander traject voorstellen voor woon-werkverkeer met de wagen?

    PersoExpenses is een applicatie die uniform is voor al onze klanten. Voor het autotraject wordt op vraag van de meeste klanten de kortste weg voorgesteld door de applicatie.

    Indien je hier wil van afwijken dan moet je een printscreen met het traject dat je wil laten goedkeuren, toevoegen als bijlage aan jouw aanvraag. In het commentaarveld kan je toelichting meegeven aan de goedkeurder van jouw traject.

    De beslissing over het aanvaarden van het traject ligt bij jouw organisatie zelf, niet bij PersoPoint. Wanneer het traject door jouw hr-dienst wordt aanvaard, zal het aantal km's in de applicatie op basis daarvan worden aangepast.​​​​​