Klassieke facturatie

Waar komt de factuur vandaan?

Een factuur mag enkel volgen op een bestelbon en een formele acceptatie van geleverde goederen of diensten. Daar zijn slechts enkele uitzonderingen op. In de regel is er sowieso steeds een bestelbon, of een contract, voor er een factuur binnen kan komen. Voor de factuur binnenkomt, is het budget al opzijgezet om ze te betalen. Dat gebeurt eens de levering formeel aanvaard is.  

Hoe komt de factuur binnen?

Op papier of digitaal? Voor de overheidsinstanties die FEDCOM of FaaS gebruiken, is de weg digitaal: papieren facturen, of facturen die per pdf ingestuurd worden, worden gedigitaliseerd. Dat betekent: ingescand en met OCR ingelezen. Vervolgens gaat het systeem automatisch na of de factuur overeenkomt met de ontvangst- en bestelbon. Is dat het geval, dan wordt ze automatisch klaargezet voor betaling. Is er ergens toch een mankement, dan komt de boekhouddienst van de organisatie waar de factuur binnenkomt, tussen. Zij lossen de problemen op of sturen de factuur terug naar de leverancier.

Bepaalde instellingen kiezen ervoor om nog een manuele controle uit te voeren, voor de facturen effectief betaald worden.

Het proces loopt grotendeels gelijk voor de instellingen die FEDCOM of FaaS niet gebruiken. Een factuur moet overeenkomen met de bestelling en de geleverde diensten of goederen. Deze controle komt altijd vóór de betaling van de factuur.