Het principe van de unieke gegevensinzameling is een van de essentiële middelen om de verschillende verplichte overheidsprocedures voor burgers en ondernemingen te vereenvoudigen. Het vermijdt dat steeds opnieuw dezelfde gegevens moeten worden meegedeeld als die gegevens reeds aan een andere administratie werden overgemaakt.
De wet van 5 mei 2014 houdende de verankering van het principe van de unieke gegevensinzameling in de werking van de diensten en instanties die behoren tot of taken uitvoeren voor de overheid en tot vereenvoudiging en gelijkschakeling van elektronische en papieren formulieren verscheen in het Belgisch Staatsblad van 4 juni 2014.
Het principe van de unieke gegevensinzameling is een van de essentiële middelen om de verschillende verplichte overheidsprocedures of -formulieren voor burgers en ondernemingen te vereenvoudigen. Dat principe heeft immers als doelstelling te vermijden dat burgers en ondernemingen steeds opnieuw dezelfde identificatiegegevens dienen mee te delen in het geval die gegevens reeds aan een andere administratie werden overgemaakt.
De wet heeft als doel om het hergebruik van gegevens die reeds beschikbaar zijn in authentieke bronnen (principe van de unieke gegevensinzameling/
De wet legt meer in het bijzonder aan de federale instanties (zoals gedefinieerd in artikel 3 van de wet) het verplicht (her)gebruik op van:
Verder voorziet de wet de mogelijkheid:
Ten slotte legt de wet ook aan de federale overheidsdiensten een verplichte mededeling aan de Dienst op van alle nieuwe elektronische of papieren formulieren gericht aan burgers en ondernemingen. Dergelijke formulieren mogen worden doorgestuurd naar vereenvoudiging@bosa.fgov.be.
De Dienst Administratieve Vereenvoudiging zal een verificatie uitvoeren van alle nieuwe elektronische of papieren formulieren die worden gemeld door burgers of ondernemingen. Voorts beschikt de Dienst Administratieve Vereenvoudiging in dit verband over de bevoegdheid om te verzoeken die formulieren binnen een redelijke termijn aan te passen.
Die wet is in werking getreden op 14 juni 2014. Er werd voorzien in een overgangsperiode tot 1 januari 2016 voor de diensten die op dat moment nog niet gebruikmaakten van de vermelde unieke nummers of nog bepaalde machtigingen dienden aan te vragen om toegang te krijgen tot de door de dienstenintegratoren aangeboden informatie. Die overgangsperiode was niet van toepassing op de overheidsdiensten die reeds over de vereiste machtigingen en toegangen beschikten.
De wet van 5 mei 2014 houdende de verankering van het principe van de unieke gegevensinzameling in de werking van de diensten en instanties die behoren tot of taken uitvoeren voor de overheid en tot vereenvoudiging en gelijkschakeling van elektronische en papieren formulieren verscheen in het Belgisch Staatsblad van 4 juni 2014. Sinds 1 januari is de wet officieel van toepassing op alle federale overheidsdiensten.
Die inwerkingtreding betekent dat elke verzameling van gegevens van burgers en bedrijven door federale overheidsdiensten die onder het toepassingsgebied van de -wet vallen, moeten voldoen aan de bepalingen van de wet.
Om de verschillende overheidsdiensten te ondersteunen bij de implementatie van het Only Once-principe heeft de Dienst , in samenwerking met de integratiediensten Fedict en de KSZ, het Only Once-programma opgezet. In dat programma nam de Dienst Administratieve Vereenvoudiging een coördinerende rol op zich en bood de Dienst ondersteuning aan alle betrokken federale overheidsdiensten.
Er is een netwerk van Only Once-coördinatoren opgezet, met een Only Once-meldpunt binnen elke federale overheidsdienst. Die coördinatoren zijn verantwoordelijk voor het toezicht op de implementatie van Only Once in elke overheidsdienst en fungeren als rechtstreeks contactpunt voor de Dienst Administratieve Vereenvoudiging en de Only Once-coördinatoren van andere diensten.
Je vindt de lijst met formulieren die zijn ingediend voor advies hier. (XLSX, 28.3 KB)
Op 1 januari 2016 is de -wet officieel in werking getreden. Dat betekent concreet dat alle overheidsdiensten die onder het toepassingsgebied van de wet vallen compliant dienen te zijn. Echter, bij niet-naleving volgen er geen boetes of directe sancties.
Alle nieuwe formulieren moeten verplicht worden meegedeeld en er bestaat een mogelijkheid om klacht in te dienen via het Only Once-meldpunt. Artikel 8 van de Only Once-wet stelt dat burgers of ondernemingen formulieren die volgens hen strijdig zijn met de bepalingen van artikel 4 of de bepalingen inzake de unieke gegevensinzameling via het Only Once-meldpunt kunnen melden aan de Dienst . Die klachten worden onderzocht en indien terecht moet het betreffende formulier binnen een redelijke termijn worden aangepast.
Burgers en/of ondernemingen die een (volgens hen) strijdig formulier willen rapporteren, kunnen dat doen per e-mail aan vereenvoudiging@bosa.fgov.be met vermelding van het betreffende formulier.
Na ontvangst van de melding onderzoekt de Dienst Administratieve Vereenvoudiging de klacht, wordt het formulier gescreend op Only Once-compliance en wordt, indien de klacht terecht is, wordt contact opgenomen met de betrokken overheidsdienst.
Na reactie van de betrokken overheidsdienst wordt een document opgemaakt met de hoofding van de Dienst Administratieve Vereenvoudiging waarin de klacht, de strijdigheden en de aanbevolen acties worden besproken. Die acties kunnen gaan van het aanpassen van strijdige formulieren of het hergebruiken van gegevens tot het aanpassen van het wettelijke kader van de overheidsdienst.
De finale versie van de screening wordt naar de burger of onderneming gestuurd zodat deze op de hoogte wordt gehouden over de uitkomst van de klacht.
Sinds de officiële start van het -programma zijn er reeds verschillende werksessies, vergaderingen en overlegmomenten gehouden. Daarnaast hebben vele overheidsdiensten hun eigen tools, procedures en werkmethoden ontwikkeld om de Only Once-wet te implementeren in hun dagelijkse werkzaamheden. Hieronder vind je enkele best practices:
Heb je suggesties voor het vereenvoudigen van federale administratieve procedures?
Een authentieke bron is een database die door een opgelegde overeenkomst (meestal een wet of reglementering) ertoe gemachtigd en verplicht is om betrouwbare gegevens in te zamelen, te beheren en ter beschikking te stellen van gemachtigde derden/overheidsdiensten die die gegevens verplicht moeten gebruiken.
Enkel informatie waarvan de wetgeving zegt dat ze overgemaakt/gedeeld moet worden, komt in aanmerking als authentieke bron. Het is niet de bedoeling dat alle informatie die wordt bijgehouden zomaar ter beschikking moet staan voor derden.
Op dit ogenblik zijn onder meer het Rijksregister, het register van de Kruispuntbank van Ondernemingen en de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid erkende authentieke bronnen. Je vind een lijst met authentieke bronnen op de website Authentieke Bronnen | Authentieke Bronnen (belgium.be).
Ja. Je vindt de lijst op onze website: Authentieke bronnen | BOSA (belgium.be)
Hoewel in de wetten tot oprichting van de Kruispuntbank van Ondernemingen en het Rijksregister niet expliciet vermeld staat dat burgers/ondernemingen verplicht zijn om fouten in de KBO of het Rijksregister te melden, dient de betrokkene, zijn lasthebber of wettelijke vertegenwoordiger de participerende overheidsdiensten of de federale dienstenintegrator wel in te lichten over onvolledige of onjuiste gegevens en dienen de nodige verbeteringen of aanvullingen onverwijld aan de participerende overheidsdienst of aan de federale dienstenintegrator te worden gecommuniceerd.
Nee, de bedoeling van Only Once is om een netwerk van databanken op te richten via de dienstenintegratoren waaraan de overheidsdiensten zich kunnen aanmelden/aansluiten zodat toegang kan worden verkregen tot het netwerk van databanken. Het is dus niet de bedoeling om alle gegevens in één databank te verzamelen, wel om de mogelijkheid te bieden aan overheidsdiensten om gegevens uit databanken bij andere overheidsdiensten te raadplegen en te gebruiken.
Elk document waarin door een federale overheidsdienst gegevens worden opgevraagd bij burgers/ondernemingen en waarbij er dus sprake is van klantcontact, kan worden gezien als een formulier en moet bijgevolg volgens de bepalingen van de Only Once-wet worden opgemaakt.
Wanneer die formulieren binnen het toepassingsgebied van de Only Once-wet vallen, dienen ze eveneens Only Once-compliant te worden gemaakt. Wanneer dus een formulier – op basis van Europese wetgeving – uitgaat van een federale instantie, waarbij gegevens worden opgevraagd bij burgers/ondernemingen die reeds beschikbaar zijn in een authentieke bron, moeten die formulieren eveneens conform de bepalingen van de Only Once-Wet worden aangepast.
Indien het formulier niet wordt uitgegeven door een federale overheidsdienst valt het niet binnen het toepassingsgebied van de Only Once-wet. Bijgevolg hoeft het ook niet Only Once-compliant te worden gemaakt. De vraag dient in dergelijk geval immers op Europees niveau gesteld te worden. Er kan hiervoor echter wel een suggestie worden gedaan bij de desbetreffende dienst op Europees niveau, dewelke dan zelf kan beslissen om al dan niet verder actie te ondernemen.
Neen, de gelijkschakeling tussen papieren en elektronische formulieren en het principe van de unieke gegevensinzameling gaan hand in hand en beide processen kunnen samen verder worden ontwikkeld.
Natuurlijke of rechtspersonen dienen geïdentificeerd te worden op basis van de unieke sleutels. Het gebruik van andere sleutels ter identificatie is in strijd met de wetgeving. Verder mogen geen gegevens worden opgevraagd die al beschikbaar zijn in de authentieke bronnen. Om fouten te vermijden, kan op een papieren formulier naast het rijksregisternummer ook worden gevraagd naar de naam en voornaam. Ook bij een volmacht kan het worden toegelaten om tevens de naam en het adres mee te geven, aangezien dat van belang is voor de juridische bewijswaarde en het bindende karakter van de volmacht. Een onlineformulier toont idealiter dan weer de gegevens waarover zij beschikken wanneer de unieke sleutel wordt ingegeven opdat deze door de natuurlijke of rechtspersoon gecontroleerd kunnen worden.
De FOD mag in beginsel geen bijlagen (kopie identiteitskaart, attesten werkgever, enz.) opvragen. Die gegevens zouden immers – in principe – reeds beschikbaar moeten zijn in de desbetreffende authentieke bronnen waardoor in dergelijke gevallen de opvraging van het rijksregisternummer zou moeten volstaan. Die gegevens kunnen uiteraard wel nog steeds worden opgevraagd voor wat buitenlandse natuurlijke personen/rechtspersonen betreft (zij zullen immers normaliter niet beschikbaar zijn in Belgische databases/authentieke bronnen).
Ook ter controle van de handtekening heeft een kopie van de identiteitskaart weinig bewijskracht en is dat dus evenmin een reden om ze op te vragen. Daarentegen, heel wat bijlagen die worden opgevraagd zoals diploma’s of uittreksels van het strafregister kunnen worden gevonden in nog te ontsluiten bronnen en mogen bijgevolg wel worden opgevraagd. Ze zorgen echter wel voor een aanzienlijke administratieve last.
Artikel 9 van de Only Once-wet bepaalt dat elk elektronisch formulier wordt geacht dezelfde waarde te hebben als een papieren formulier, wat impliceert dat elektronische formulieren op zichzelf kunnen bestaan zonder dat nog papieren versies van die formulieren vereist zijn. Deze bepaling heeft derhalve de bedoeling om naar de toekomst toe het gebruik van elektronische formulieren te stimuleren, aangezien ze het potentieel hebben om te zorgen voor nog meer administratieve vereenvoudiging.
De Dienst Administratieve Vereenvoudiging is echter ook de mening toegedaan dat het – ten minste als overgangsmaatregel – zeker aan te raden is om ook nog papieren versies te voorzien van elektronische formulieren, gelet op het feit dat niet iedereen beschikt over internettoegang of voldoende met de technologie vertrouwd is (hoewel de Only Once-wet strikt genomen niet de verplichting oplegt om voor elk elektronisch formulier ook nog eens een papieren formulier te voorzien).
Ja, voorafgaand aan de publicatie van een formulier in het Belgisch Staatsblad kan een FOD aan de Dienst Administratieve Vereenvoudiging vragen om een formulier te controleren. De Dienst Administratieve Vereenvoudiging zal dan mogelijke veranderingen/aanpassingen overmaken aan de betrokken FOD. Na de publicatie van een formulier in het Belgisch Staatsblad kan de Dienst Administratieve Vereenvoudiging in elk geval het formulier screenen (ex post-controle) overeenkomstig de bepalingen van de Only Once-wet.
Dergelijk overzicht bestaat niet. Tegenwoordig worden alle machtigingen door de Privacycommissie verleend. Vroeger gebeurde dat ook bij Koninklijk Besluit. De Privacycommissie heeft geen overzicht van alle machtigingen.
De privacywetgeving bepaalt zeer nauwkeurig volgens welke wijzen en in welke omstandigheden de verwerking of overdracht van persoonlijke gegevens mag plaatsvinden. De wetgever is van mening dat sommige behandelingen alleen mogelijk zijn met speciale toestemming, de zogenaamde machtiging. Die machtigingen zijn uitgegeven door een sectoraal comité. Meerdere sectorale comités waren ingesteld binnen de Privacycommissie.
De federale instanties die gegevens opvragen uit authentieke bronnen dienen hiervoor overeenkomstig artikel 14 van de Only Once-wet over de nodige machtigingen te beschikken waardoor aan de burgers en ondernemingen voldoende bescherming wordt geboden tegen ongeoorloofd gebruik van die gegevens.
Zulke fouten dienen inderdaad gemeld te worden. De veiligheidscoördinator dient dat op te volgen en te signaleren.
Er hierbij vanuit gaande dat die gegevensuitwisseling zal verlopen via de federale dienstenintegrator kan worden verwezen naar artikel 8, §2 van de Wet van 15 augustus 2012 houdende oprichting en organisatie van een federale dienstenintegrator. Op basis van voormelde wetsbepaling mogen de participerende overheidsdiensten en de dienstenintegratoren langs elektronische weg alle elektronisch beschikbare gegevens uitwisselen die men nodig heeft voor de uitvoering van hun opdrachten, voor zover zij daartoe over de nodige machtigingen beschikken.
Het is hierbij aldus belangrijk te benadrukken dat dergelijke uitwisseling enkel maar mogelijk is indien men over de vereiste machtigingen van de Privacycommissie beschikt. Indien hieraan is voldaan, zal in dergelijke gevallen – onder voorbehoud van enige bijzondere wetgeving in dit verband – in beginsel de toestemming van de burger niet vereist zijn.
Om toegang te krijgen tot authentieke bronnen is steeds een machtiging nodig van de Privacycommissie. De privacywetgeving bepaalt zeer nauwkeurig volgens welke wijzen en in welke omstandigheden de verwerking of overdracht van persoonlijke gegevens kan gebeuren. De wetgever is van mening dat sommige behandelingen alleen mogelijk zijn met speciale toestemming, de zogenaamde machtiging. Hieraan is echter een aantal voorwaarden verbonden. Zo moet bijvoorbeeld een veiligheidsofficier worden aangesteld binnen de organisatie die de toegangsrechten beheert.
Daarnaast wordt nu, en zal in het kader van de Only Once-wet, elke raadpleging van de authentieke bronnen geregistreerd/gelogd worden zodat kan worden nagegaan wie, wanneer, welke gegevens heeft geraadpleegd.
In principe is de wet van toepassing op het contact tussen de overheid en burger/ondernemingen. Ambtenaren kunnen echter eveneens als burger beschouwd worden. Systemen die enkel intern worden gebruikt, zoals personeelsapplicaties dienen dus toch eveneens Only Once-compliant te zijn.
Deze wet is enkel van toepassing op de federale overheidsdiensten en instellingen. Niettemin is het raadzaam voor zowel de federale overheidsdiensten als de gewesten en gemeenten om hun beleid inzake Only Once op elkaar af te stemmen. Het zal immers vaak efficiënter zijn om het beheer van een applicatie/proces op federaal niveau te behouden zodat alle gewesten gebruik kunnen blijven maken van eenzelfde applicatie. Een versnippering van gelijkaardige applicaties kan o.i. dan ook beter worden vermeden.
Ook voor wat de bevoegdheden betreft die binnenkort zullen verhuizen naar het gewestelijke niveau, kan men beter met alle gewesten samen bekijken hoe dat proces zo efficiënt mogelijk kan verlopen (wie beheert wat, wie betaalt hoeveel, enz.). Ook moet er worden bekeken hoe gewestelijke authentieke bronnen kunnen worden geraadpleegd door de federale dienstenintegratoren (bijv. de Vlaamse databank diploma’s, enz.).
Indien ziekenhuizen wettelijk verplicht zijn om bepaalde informatie te bezorgen aan federale overheidsdiensten, dient dat via de desbetreffende unieke sleutels te gebeuren. Dat wil echter niet zeggen dat ze zomaar (rechtstreeks) toegang dienen te verkrijgen tot alle gegevens die beschikbaar zijn in het Rijksregister. Voor ziekenhuizen kan een KBO-nummer worden gebruikt, voor artsen daarentegen zal moeten worden bekeken welke sleutel het best wordt gebruikt, aangezien zij immers vaak beschikken over meerdere nummers bij het RIZIV.
De meeste beroepsinstituten werden op een gelijkaardige manier opgericht, zijnde bij wet. Bovendien werd aan de meeste instituten een gelijkaardig takenpakket toebedeeld, m.n. vooral toezien op de kwaliteit, opleiding en organisatie van de respectieve beroepsgroepen. Hoewel de begrippen 'algemeen belang' of 'openbare dienst' uit artikel 3, 1, f van de Only Once-wet vrij vage begrippen zijn en ze juridisch ook niet altijd even eenvoudig in te vullen zijn, lijken de takenpakketten van de beroepsinstituten te vallen binnen de gangbare definitie van 'taken van algemeen belang', zijnde 'taken die het algemeen belang dienen en die de markt, zonder overheidsoptreden, anders niet of niet onder dezelfde voorwaarden rond objectieve kwaliteit, veiligheid, betaalbaarheid, gelijke behandeling of algemene toegang, had verricht', waardoor alle onderstaande instituten – in principe – onder het toepassingsgebied van de Only Once-wet vallen op basis van artikel 3, 1, f van de Only Once-wet en derhalve de bepalingen van deze wet dienen na te leven.
De FOD Beleid en Ondersteuning (BOSA) is zelf verantwoordelijk voor de Only Once-coördinatie. De stafdiensten van de verschillende overheidsdiensten hoeven dus voorlopig zelf geen actie te ondernemen ter implementatie van Only Once-wet. De identificatie van ambtenaren zou onder de bepalingen van de Only Once-wet kunnen plaatsvinden en dus via het rijksregisternummer kunnen plaatsvinden.
Er bestaan op dit ogenblik drie unieke sleutels, namelijk het rijksregisternummer, het KBO-nummer en het BIS-nummer.
Het INSZ komt overeen met het Rijksregister/BIS-register en is eigenlijk al een aantal jaren niet meer van toepassing. In de toekomst zou het rijksregisternummer op dezelfde manier kunnen worden gebruikt als het KBO-nummer. De inhoud van het KBO-nummer is namelijk weggevallen over de jaren heen (de cijfers zijn niet meer gekoppeld aan bijvoorbeeld de belastingadministratie). Op dit moment kan men via de cijfers van het rijksregisternummer nog het geslacht e.d. achterhalen. Dat zou in de toekomst ook kunnen verdwijnen.
De vraag stelt zich of het gebruik van die Europese identificatienummers wordt opgelegd door een richtlijn of verordening. In dat laatste geval zal het – in principe – moeilijk zijn om hiervan af te wijken. Indien het echter een richtlijn betreft, moet o.i. in dit kader gewezen worden op artikel 4 van de Only Once-wet op basis waarvan federale instanties verplicht gebruik moeten maken van enerzijds het rijksregisternummer voor de identificatie van natuurlijke personen (burgers) en anderzijds van het KBO-nummer voor de identificatie van ondernemingen. In principe kunnen de federale instanties dan ook niet gebruikmaken van andere identificatienummers ter identificatie van burgers of ondernemingen.
Voor buitenlanders die zich in België vestigen/werken, kan een BIS-nummer (KSZ) worden aangemaakt en gebruikt. Voor buitenlandse ondernemingen kan, zoals bij Belgische ondernemingen, ook een ondernemingsnummer (KBO) worden aangemaakt en gebruikt.
Het is inderdaad zo dat de Kruispuntbank van de sociale zekerheid (hierna het 'BIS-register') in het verleden slechts kon worden aangewend voor de inschrijving van buitenlanders die een link hadden met de sociale zekerheid. De Wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid (hierna de 'KSZ-wet') werd echter in 2007 gewijzigd waardoor thans het BIS-register complementair en subsidiair is aan het Rijksregister.
Dat betekent dat op heden het BIS-register niet alleen kan worden gebruikt voor de toepassing van de sociale zekerheid, maar eveneens voor het uitvoeren van opdrachten die door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie zijn toegewezen aan een Belgische openbare overheid of voor het vervullen van de taken van algemeen belang die door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie zijn toevertrouwd aan een natuurlijke persoon of aan een openbare of private instelling van Belgisch recht overeenkomstig artikel 4 van de KSZ-wet.
