De wet van 5 mei 2014 houdende de verankering van het principe van de unieke gegevensinzameling in de werking van de diensten en instanties die behoren tot of taken uitvoeren voor de overheid en tot vereenvoudiging en gelijkschakeling van elektronische en papieren formulieren verscheen in het Belgisch Staatsblad van 4 juni 2014.
Het principe van de unieke gegevensinzameling is een van de essentiële middelen om de verschillende verplichte overheidsprocedures of -formulieren voor burgers en ondernemingen te vereenvoudigen. Dat principe heeft immers als doelstelling te vermijden dat burgers en ondernemingen steeds opnieuw dezelfde identificatiegegevens dienen mee te delen in het geval die gegevens reeds aan een andere administratie werden overgemaakt.
De wet heeft als doel om het hergebruik van gegevens die reeds beschikbaar zijn in authentieke bronnen (principe van de unieke gegevensinzameling/Only Once-principe) in de werking van de federale overheidsdiensten te verankeren en het gebruik te stimuleren van elektronische formulieren door de waarde ervan volledig gelijk te schakelen met papieren formulieren.
De wet legt meer in het bijzonder aan de federale instanties (zoals gedefinieerd in artikel 3 van de wet) het verplicht (her)gebruik op van:
- de unieke sleutels (zoals onder meer het rijksregisternummer, het bisregisternummer en het ondernemingsnummer) voor de identificatie van burgers/ondernemingen;
- de informatie uit de diverse databanken (zoals o.m. het Rijksregister en de Kruispuntbank van Ondernemingen) die via de dienstintegratoren toegankelijk zijn zodat die gegevens niet meer dienen te worden opgevraagd bij de betrokkene.
Verder voorziet de wet de mogelijkheid:
- om de voornoemde verplichtingen die de wet oplegt aan de federale instanties uit te breiden naar andere unieke sleutels voor het identificeren van andere objecten of entiteiten in authentieke bronnen;
- om bestaande wetgeving en formulieren van federale instanties in strijd met de wet aan te passen;
- voor burgers en ondernemingen om formulieren die in strijd zijn met de bepalingen van de wet te melden.
Ten slotte legt de wet ook aan de federale overheidsdiensten een verplichte mededeling aan de Dienst op van alle nieuwe elektronische of papieren formulieren gericht aan burgers en ondernemingen. Dergelijke formulieren mogen worden doorgestuurd naar vereenvoudiging@bosa.fgov.be.
De Dienst Administratieve Vereenvoudiging zal een verificatie uitvoeren van alle nieuwe elektronische of papieren formulieren die worden gemeld door burgers of ondernemingen. Voorts beschikt de Dienst Administratieve Vereenvoudiging in dit verband over de bevoegdheid om te verzoeken die formulieren binnen een redelijke termijn aan te passen.
Die wet is in werking getreden op 14 juni 2014. Er werd voorzien in een overgangsperiode tot 1 januari 2016 voor de diensten die op dat moment nog niet gebruikmaakten van de vermelde unieke nummers of nog bepaalde machtigingen dienden aan te vragen om toegang te krijgen tot de door de dienstenintegratoren aangeboden informatie. Die overgangsperiode was niet van toepassing op de overheidsdiensten die reeds over de vereiste machtigingen en toegangen beschikten.