Andere informatie en diensten van de overheid: www.belgium.be

De geldigheid van een elektronische handtekening evalueren in e-Tendering

Er zijn twee methodes om documenten te ondertekenen in e-Tendering. Je vindt hier meer uitleg over de methodes en over het evalueren van de geldigheid van de handtekeningen.

Van toepassing voor
  • Niet-federale aankopers
  • Federale aankopers
  • Federale ambtenaren
  • Ondernemingen

Inhoudstafel

  • eID methode

    Je ondertekent rechtstreeks in de applicatie met een Belgische identiteitskaart.

    e-Tendering is zo geprogrammeerd dat handtekeningen die met een Belgische identiteitskaart gezet zijn, herkend worden. Je zal zien dat:

    • De handtekeningdetails op het PV van opening verschijnen
    • Groene vinkjes geplaatst worden bij de offerte op e-Tendering.

    De moet wel nog altijd controleren of de ondertekenaar het juiste mandaat heeft om voor de onderneming een verbintenis aan te gaan.

     

    3rd partymethode

    Je ondertekent buiten de applicatie met externe software.

    Doordat de handtekening buiten het platform geplaatst werd, kan e-Tendering de handtekening niet automatisch detecteren. Indien je een bestand via de 3rd partymethode oplaadt, zal dit wel aangegeven staan op het indieningsrapport. Je zal zien dat:

    • Er geen handtekeningdetails verschijnen op het PV van opening
    • Het veld “Informatie handtekeningen” een 0 bevat
    • Het veld “Details handtekeningen” een 0 bevat
    • Het veld “Documenten opgeladen via de derde-partij handtekenmethode” aangeeft hoeveel documenten er werden opgeladen
    De validiteit van een handtekening controleren
    • Oranje vinkjes geplaatst worden bij de offerte in e-Tendering
    De validiteit van een handtekening controleren

    Onder geen beding kan je op basis van bovenstaande situatie concluderen dat het indieningsrapport niet ondertekend zou zijn. Indien je deze waarschuwingen vaststelt, moet je dit verder onderzoeken.

    Voorbeelden:

    • Het ondertekend indieningsrapport kan als PDF-bestand opgeladen zijn via de derde-partij handtekenmethode. Het is immers perfect mogelijk het indieningsrapport als PDF te downloaden, het in een PDF-programma te openen (zoals bv. Acrobat Reader) en vervolgens een ondertekende versie van het indieningsrapport in e-Tendering op te laden.
    • Het ondertekend indieningsrapport kan als XML-bestand opgeladen zijn via de derde-partij handtekenmethode. Het is immers perfect mogelijk het indieningsrapport als XML te downloaden; het met behulp van externe software (bv. Digital Signature Service EU) te ondertekenen en vervolgens een ondertekende versie van het indieningsrapport in e-Tendering op te laden.

     

    Identificeer het indieningsrapport

    Het ondertekend indieningsrapport kan op twee manieren opgeladen worden:

    a) Bij de offertedocumenten

    b) Via het daartoe bedoelde venster dat 3rd party methode (of derde-partij methode) heet.

    Indien de ondernemer optie b) gekozen heeft, zal het indieningsrapport onder de rubriek “Bestanden ingediend via de 3rd party handtekeningmethode” te vinden zijn.

    Vaak heet het indieningsrapport “submission report-signed”, maar het kan eveneens onder een andere benaming opgeladen worden. Indien je het rapport niet onder een gangbare benaming kan terugvinden, moet je elk ingediend bestand verifiëren. De ondernemer kan, bij twijfel, hierbij meer informatie verschaffen.

     

    Evalueer het van de handtekening

    Tot slot dienen de eigenschappen van het handtekeningniveau gevalideerd te worden.

    Je kan dit nakijken met de technologie en databank die de Europese Commissie voorstelt.

    • Indien de handtekening het label QES draagt, spreken we over een Elektronisch gekwalificeerde handtekening. Vervolgens ga je nog op basis van de statuten van de firma en de eventueel ingediende volmacht na in hoeverre de ondertekenaar bevoegd is een handtekening te plaatsen.
    • Indien je een ander resultaat bekomt (d.i. Ades, Ades_QC, NA, …) raden we je aan de firma het bewijs te vragen dat de handtekening gekwalificeerd is. Hou er rekening mee dat de dienst e-Procurement zich niet uitspreekt over de inhoudelijke elementen van het aangeleverd bewijs van een firma.