Andere informatie en diensten van de overheid: www.belgium.be

Nieuwe pre- en post-award functionaliteiten

Hier vind je een uitgebreide toelichting van de nieuwe en geïntegreerde pre- en post-award functionaliteiten van het nieuwe e-Procurementplatform.

Van toepassing voor
  • Niet-federale aankopers
  • Federale aankopers
  • Federale ambtenaren
  • Ondernemingen

Inhoudstafel

Pre-award-functionaliteiten

Nieuwe en geïntegreerde e-Notification, e-Tendering en UEA-modules 

De basisversie van het nieuwe e-Procurementplatform zal de functionaliteiten van e-Notification en e-Tendering hernemen. Zo worden het Bulletin der Aanbestedingen (e-Notification) en de module voor het indienen en openen van aanvragen tot deelneming en offertes (e-Tendering) vervangen door een nieuwe tool waarin onder andere de volgende functionaliteiten zullen worden voorzien:

1. Publicatie

Een publicatie is een bekendmaking van een overheidsopdracht onder de vorm van een elektronisch standaardformulier. In het nieuwe platform zal gebruik worden gemaakt van de volledig nieuwe Europese publicatieformulieren (eForms) en van het meest recente datamodel van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Voor de regels omtrent het juiste gebruik van bekendmakingsformulieren en het UEA zal het platform de wetgeving rond overheidsopdrachten volgen. 

2. Uitnodiging

kunnen een uitnodiging gebruiken om kandidaten gelijktijdig en schriftelijk uit te nodigen tot het indienen van een offerte in het kader van een niet-openbare procedure, een concurrentiegerichte dialoog, een innovatiepartnerschap, een mededingingsprocedure met onderhandeling, een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, een onderhandelingsprocedure met of zonder voorafgaande oproep tot mededinging, een lijst van geselecteerde kandidaten of een kwalificatiesysteem.    

De aanbesteder kan bij elke uitnodiging en bij de meeste publicaties (afhankelijk van het type bekendmaking) gebruik maken van bijkomende digitale tools, zoals het forum, de pitch en de indieningsruimte.  

3. Forum

Het forum laat ondernemingen toe om online vragen te stellen over een bepaalde opdracht, bijvoorbeeld om verdere verduidelijkingen te krijgen voordat ze beslissen om deel te nemen aan de opdracht. De aanbesteder kan deze vragen online beantwoorden en zowel vraag als antwoord anoniem publiceren zodat alle mogelijk geïnteresseerde partijen over dezelfde informatie beschikken.  

4. Pitch

Met een pitch kan de aanbesteder een online vergadering inplannen met ondernemingen (bijvoorbeeld via Microsoft Teams). Dit kan gaan van een algemene, open vergadering waar iedereen welkom is, bijvoorbeeld ter vervanging van een fysieke informatiesessie, tot individuele overlegmomenten in het kader van een onderhandeling. 

5. Indieningsruimte

De indieningsruimte, die gekoppeld is aan een publicatie of uitnodiging, zal de plek zijn waar ondernemingen hun aanvragen tot deelneming of hun offerte online kunnen indienen voor een bepaalde opdracht, en dit in een beveiligde elektronische kluis. Ondernemingen zullen hier ook gebruik kunnen maken van een geïntegreerde UEA-module, wanneer de opdracht dat vereist. 

6. Bulletin der Aanbestedingen en zoekmotor 

Uiteraard wordt in de basisversie ook een gebruiksvriendelijke interface en performante zoekmotor voor ondernemingen voorzien, zodat zij snel en efficiënt toegang krijgen tot gepubliceerde aankondigingen (Bulletin der Aanbestedingen) en opdrachten waartoe ze werden uitgenodigd.  

7. Kennisgeving

Ten slotte bekijken we de mogelijkheid om aanbesteders kennisgevingen, bijvoorbeeld van (niet-)gunning te laten versturen via een gekwalificeerde elektronische aangetekende zending, althans naar Belgische ondernemingen. Hiervoor zou een koppeling kunnen voorzien worden met de e-Box voor ondernemingen.

 

Post-award-functionaliteiten

1. Registreren van overeenkomsten en beheren van elektronische catalogi

De basisversie zal grotendeels dezelfde post-award functionaliteiten aanbieden als momenteel beschikbaar zijn in e-Catalogue. Het gaat meer bepaald om het registreren van overeenkomsten en het beheren van elektronische catalogi. Daaraan gekoppeld wordt ook ondersteuning voorzien voor het afhandelen van bestelaanvragen en bestellingen op deze overeenkomsten en catalogi.

2. Monitoring van afnames

De BOSA wil met de nieuwe module echter nog een stap verder gaan door ook de monitoring van afnames op overeenkomsten te versterken. Recente rechtspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie bevestigt immers dat maximale afnames op raamovereenkomsten gerespecteerd dienen te worden. Een centraal platform waarop alle afnames op een raamovereenkomst geregistreerd kunnen worden maakt een professioneler en wettelijk conform beheer van overeenkomsten mogelijk. Concreet zullen aanbesteders, zoals in het huidige platform al het geval is, hun overeenkomsten op het platform kunnen delen met andere deelnemers (rechtspersonen). In een ideale situatie registreren de deelnemers vervolgens elke afname op de overeenkomst door middel van een bestelbon, en dit ofwel handmatig op het platform zelf, dan wel via een integratie van het platform met bestaande back-offices of financiële systemen.

Om een betere opvolging van de afname te verwezenlijken, wordt de scope van het platform uitgebreid: er zullen meer flexibele mogelijkheden zijn voor de integratie; in de overeenkomsten worden de nodige bedragen opgenomen die een opvolging van de afname gemakkelijker maken.

3. Shop

Via de shop zullen gemachtigde gebruikers niet alleen toegang krijgen tot de verschillende catalogi, maar ook tot alle overeenkomsten die beschikbaar zijn voor hun organisatie. Op die manier wordt het nog makkelijker om een aanvraag of bestelling te lanceren. Beantwoordt geen enkele beschikbare catalogus of overeenkomst aan de behoefte, dan kan de gebruiker ook een aanvraag of bestelling lanceren zonder overeenkomst.

De informatie uit deze aanvragen en bestellingen zonder overeenkomst kan gebruikt worden om opportuniteiten voor gemeenschappelijke overeenkomsten te identificeren.

Nieuws