Wat is een elektronische factuur?

Een factuur is een boekhoudkundig document, dat talrijke stappen vraagt om te kunnen worden gearchiveerd: aanmaak van de factuur, afdrukken, overdracht, verzending, ontvangst, sorteren, controle en goedkeuring, betaling en tot slot archivering.

Een elektronische factuur is een factuur die ingediend, verzonden en ontvangen wordt in een gestructureerde elektronische vorm die een automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt. Dankzij de elektronische factuur kunnen sommige van die stappen geschrapt of geautomatiseerd worden, zowel bij de leverancier als bij de klant.

De verzending van een factuur via e-mail in pdf-formaat, in xls- of Word-formaat wordt niet als e-facturering beschouwd. Deze niet-gestructureerde indeling kan immers niet automatisch worden verwerkt door de klant.

Voor een geautomatiseerde verwerking van facturen moeten de informaticasystemen aan de kant van de leverancier en van de klant dezelfde taal spreken. Daarom heeft Europa een kader ontwikkeld, PEPPOL, dat de uitwisseling van facturen binnen de Europese Unie aanzienlijk vereenvoudigt. Het hanteert een standaardindeling voor gestructureerde facturen, gedefinieerd in de Europese norm voor elektronische facturering. Deze twee elementen vullen elkaar perfect aan en maken e-facturering op grote schaal mogelijk.

Wat zijn de voordelen?



 

De elektronische factuur sluit aan bij de dematerialiseringscontext van de aankoopprocedure. Het is een instrument voor administratieve vereenvoudiging, zowel voor de leveranciers als voor de administraties.

Naast besparingen (vermindering drukwerk en verzendingskosten, betalingstermijn) garandeert de elektronische factuur ook meer doeltreffendheid (geen eventuele invoerfouten meer, de garantie dat de factuur op de juiste afdeling toekomt) en meer transparantie (de leverancier kan de status van de factuur opvolgen).

Bovenop die voordelen is er dan nog een verminderde milieu-impact, wat nogmaals het belang versterkt dat de overheid aan dit instrument moet hechten.