Deelname aan gemeenschappelijke overeenkomsten voor passieve deelnemers

Context

Het KB van 22/12/2017 inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid, bepaalt dat het Strategisch Federaal Aankoopoverleg (SFA) beslist voor welke overheidsopdrachten een gemeenschappelijke overeenkomst (

Gemeenschappelijke overeenkomst of de centraal gecoördineerde overheidsopdrachten die in naam en voor rekening van meerdere aanbestedende overheden worden gerealiseerd

 

) zal gerealiseerd worden.

Het

Strategisch Federaal aankoopoverleg

-secretariaat, dat deel uitmaakt van het dienstencentrum Procurement (DCP) van FOD BOSA, moet de passieve deelnemers over deze GO’s informeren.

Alle passieve deelnemers, en politie en hulpverleningszones die interresse hebben om deel te nemen aan een GO, moeten binnen de twee maanden na het online plaatsen van het voorstel, een 'Intentieverklaring overmaken aan het SFA-secretariaat.

Slechts in twee zeldzame uitzonderingsgevallen dienen de politiezones, hulpverleningszones, politiescholen, brandweerscholen geen 'Intentieverklaring' in te dienen of mogen ze geen 'Intentieverklaring' indienen.

Deze twee uitzonderingsgevallen worden als volgt weergegeven in de onderstaande tabel met het overzicht van de gemeenschappelijke overeenkomsten in de fase 'Intentieverklaring':

• Intentie niet noodzakelijk voor politiezones, hulpverleningszones, politiescholen, brandweerscholen
• De politiezones, hulpverleningszones, politie- en brandweerscholen mogen NIET deelnemen (contract gelimiteerd tot de federale organisaties)

In het eerste geval worden alle politiezones, hulpverleningszones, politiescholen, brandweerscholen automatisch opgenomen als begunstigde aan het contract op basis van de historieken van het voorgaande contract.

In het tweede geval kunnen de politiezones, hulpverleningszones, politiescholen, brandweerscholen niet worden opgenomen als begunstigde aan het contract, daar deze stricto sensu geen federale organisatie zijn.

Elke passieve deelnemer kan, als hij dat wenst, ook deelnemen aan het Tactisch-Operationeel Federaal Aankoopoverleg (

Tactisch-Operationeel Aankoopoverleg

), waarin de technische specificaties voor een welbepaalde GO worden bepaald. Hij doet dit door het versturen van een e-mail met de gegevens van zijn vertegenwoordiger(s) naar het SFA-SEC binnen de maand na het online plaatsen van de GO.

Opmerking: als je jouw interesse voor een bepaalde GO niet tijdig meedeelt aan het SFA-SEC, kan je achteraf niet meer toetreden tot deze overeenkomst. Het betreft hier een gesloten systeem per GO.

Van zodra de inhoud van de GO werd vastgelegd, zal het SFA-secretariaat het document '

Actieve en passieve deelnemers dienen een formeel en bindend engagement met vermelding van de raming naar budget en/of hoeveelheden aan te gaan om effectief deel te kunnen nemen aan een desbetreffende gemeenschappelijke overeenkomst

' ter beschikking stellen van alle passieve deelnemers die hun 'Intentieverklaring' tijdig hebben bezorgd. Door het invullen van deel III van het document 'Definitieve deelname' (= aansluitingsovereenkomst) kan de passieve deelnemer zijn definitieve toetreding tot de GO bevestigen. Het aansluitingsdocument, aangevuld met geraamde hoeveelheden en/of budget en goedgekeurd door het financieel controleorgaan en de titularis bevoegd voor de plaatsing van de overheidsopdracht, moet binnen de twee maanden na ontvangst van het document aan het SFA-secretariaat worden overgemaakt.

Opmerking: wanneer de aansluitingsovereenkomst niet tijdig aan het SFA-secretariaat werd overgemaakt, zal je niet kunnen deelnemen aan deze gemeenschappelijke overeenkomst. Het betreft hier een gesloten systeem per GO.

Praktisch: hoe deelnemen?

Onderaan deze pagina vind je een overzicht van alle voorstellen tot gemeenschappelijke overeenkomsten (GO), waaraan je als passieve deelnemer kan deelnemen.

STAP 1: 'Intentieverklaring'

Indien je als passieve deelnemer interesse hebt om deel te nemen aan een voorgestelde GO, moet je binnen de twee maanden een 'Intentieverklaring' overmaken aan het SFA-secretariaat. Een 'Intentieverklaring' is geen definitieve bevestiging van jouw deelname aan de GO.

Van zodra je de “Intentieverklaring” hebt overgemaakt, word je op de hoogte gehouden van het verdere verloop van de opdracht (timing, technische specificaties, …).

Je volgt hiervoor onderstaande stappen:

1. klik op ‘INTENTIE’ naast de GO waarvoor je interesse hebt. Doe dit voor het verlopen van de deadline (twee maanden na het online plaatsen van de GO).
2. in de e-mail vul je de grijs gemarkeerde velden in (naam instelling, onderwerp GO en contactpersoon voor jouw instelling)
3. je verstuurt deze e-mail naar SFA_SEC@bosa.fgov.be.

Bezorg je “Intentieverklaring” uiterlijk tegen de datum zoals vermeld in de kolom ‘INTENTIEVERKLARING’.

Indien gewenst kan je deelnemen aan het TOFA, waarin de behoeften van de deelnemers met betrekking tot het domein van de GO gecentraliseerd, geïntegreerd en gestandaardiseerd worden. Je stuurt hiervoor binnen de maand na het online plaatsen van het voorstel een e-mail naar SFA_SEC@bosa.fgov.be, met vermelding van jouw vertegenwoordiger(s).

STAP 2: 'Definitieve deelname'

Enkel indien je tijdig een 'Intentieverklaring' aan het SFA-secretariaat hebt bezorgd, zal je van zodra het bestek gefinaliseerd is het document “Definitieve deelname” inclusief de inhoud van de GO ontvangen.

Indien je beslist, op basis van de inhoud van de GO, om deel te nemen aan de GO, bezorg je de ingevulde en ondertekende 'Definitieve deelname' (deel III van het documentmet engagement en raming naar hoeveelheden en/of budget) binnen de twee maanden na ontvangst aan het SFA-secretariaat.

Je volgt hiervoor onderstaande stappen:

1. vul het document 'Definitieve deelname' in
2. leg het document ter advies en ondertekening voor aan je financieel controleorgaan en je titularis bevoegd voor de plaatsing van de overheidsopdracht
3. verstuur de ingevulde en ondertekende aansluitingsovereenkomst (deel III van het document 'Definitieve deelname') naar SFA_SEC@bosa.fgov.be.

Bevestig je 'Definitieve deelname' uiterlijk twee maanden na het ontvangen van het document.

Vragen over de inhoud van een gemeenschappelijke overeenkomst?

Voor meer informatie over de inhoud van een GO, kan je je wenden tot de contactpersoon van de leading organisatie, zoals vermeld in onderstaand overzicht.

Problemen?

Voor problemen of vragen bij het deelnemen aan een TOFA, bevestigen van je “Intentieverklaring” of “Definitieve deelname” kan je je richten tot het SFA-secretariaat op volgend e-mailadres: SFA_SEC@bosa.fgov.be.

Overzicht gemeenschappelijke overeenkomsten in de fase 'Intentieverklaring'