Deelname aan gemeenschappelijke overeenkomsten voor passieve deelnemers en deelnemers via de clausule aankoopcentrale

Context en procedure

Het KB van 21/07/2023 inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid, bepaalt dat het Strategisch Federaal Aankoopoverleg (SFA) beslist voor welke overheidsopdrachten een gemeenschappelijke overeenkomst (

Gemeenschappelijke overeenkomst of de centraal gecoördineerde overheidsopdrachten die in naam en voor rekening van meerdere aanbestedende overheden worden gerealiseerd

 

) wordt gerealiseerd.

Het

Strategisch Federaal aankoopoverleg

-secretariaat, dat deel uitmaakt van het dienstencentrum Procurement (DCP) van

Federale overheidsdienst

BOSA,  informeert de passieve deelnemers en de deelnemers via de clausule aankoopcentrale over de mogelijkheid om een intentieverklaring in te dienen voor een nieuwe GO. .

Alle passieve deelnemers en deelnemers via de clausule aankoopcentrale, die interesse hebben om deel te nemen aan een GO, moeten een intentieverklaring indienen binnen de twee maanden na het online plaatsen van het voorstel tot GO.

 

Bij het vervolledigen van het formulier ‘Intentieverklaring’ krijgt de passieve deelnemer en de deelnemer via de clausule aankoopcentrale  ook de mogelijkheid om deel te nemen aan het Tactisch Operationeel Federaal Aankoopoverleg (

Tactisch-Operationeel Aankoopoverleg

), waarin de technische specificaties voor de gekozen GO samen met de TOFA-deelnemers zullen worden bepaald. De deadline om een TOFA-deelname in te dienen is 1 maand na het online plaatsen van het voorstel van de specifieke GO.

Het invullen en doorsturen van een intentieverklaring en eventuele TOFA-deelname door een passieve deelnemer of deelnemer via de clausule aankoopcentrale is niet bindend maar wel noodzakelijk om deel te kunnen nemen aan de fase ‘

Actieve en passieve deelnemers dienen een formeel en bindend engagement met vermelding van de raming naar budget en/of hoeveelheden aan te gaan om effectief deel te kunnen nemen aan een desbetreffende gemeenschappelijke overeenkomst

’.

Slechts in twee uitzonderingsgevallen moeten de politiezones, hulpverleningszones, politiescholen, mogen ze geen 'Intentieverklaring' indienen.

Deze twee uitzonderingsgevallen worden als volgt weergegeven in de onderstaande tabel met het overzicht van de gemeenschappelijke overeenkomsten in de fase 'Intentieverklaring':

• Intentie niet noodzakelijk voor politiezones, hulpverleningszones, politiescholen, brandweerscholen
  • Alle politiezones, hulpverleningszones, politiescholen en brandweerscholen worden automatisch opgenomen als begunstigde aan het contract op basis van de historieken van het voorgaande contract.
  • Alle anderen deelnemers via de clausule aankoopcentrale dienen wel een intentieverklaring in te dienen, indien ze interesse hebben in een specifieke GO.
• De deelnemers via de clausule aankoopcentrale mogen NIET deelnemen (contract gelimiteerd tot de federale organisaties).
  • De deelnemers via de clausule aankoopcentrale mogen niet worden opgenomen als begunstigde aan het contract, omdat deze stricto sensu geen federale organisatie zijn.

Van zodra de inhoud van de GO is vastgelegd, zal het SFA-secretariaat het document ' Definitieve deelname' ter beschikking stellen aan  alle passieve deelnemers en alle deelnemers via de clausule aankoopcentrale die hun ‘Intentieverklaring’ tijdig hebben bezorgd.

Door het invullen van deel III van het document 'Definitieve deelname aan een gemeenschappelijke overeenkomst kan de passieve deelnemer of de deelnemer via de clausule aankoopcentrale de definitieve toetreding tot de GO bevestigen. Het document tot definitieve deelname, aangevuld met geraamde hoeveelheden en/of budget en goedgekeurd door het financieel controleorgaan en de titularis bevoegd voor de plaatsing van de overheidsopdracht, moet binnen de twee maanden na ontvangst van het document aan het SFA-secretariaat worden overgemaakt.

Indien de definitieve deelname van de passieve deelnemer of deelnemer via de clausule aankoopcentrale niet tijdig aan het SFA-SEC wordt overgemaakt, kan de deelnemer niet meer deelnemen aan deze specifieke GO.

Praktisch: hoe deelnemen?

Onderaan deze pagina vind je een overzicht van alle voorstellen tot gemeenschappelijke overeenkomsten (GO), waaraan je als passieve deelnemer of deelnemer via de clausule aankoopcentrale kan deelnemen.

STAP 1: ‘Intentieverklaring’

Als je als passieve deelnemer of deelnemer via de clausule aankoopcentrale interesse hebt om deel te nemen aan een voorgestelde GO, moet je  binnen de twee maanden een ‘Intentieverklaring’ overmaken aan het SFA-secretariaat. Een ‘Intentieverklaring’ is geen definitieve bevestiging van jouw deelname aan de GO.

Nadat je de ‘Intentieverklaring’ hebt overgemaakt, word je op de hoogte gehouden van het verdere verloop van de opdracht (timing, technische specificaties, …).

Om een intentieverklaring te kunnen indienen volg je als passieve deelnemer of deelnemer via de clausule aankoopcentrale  de  onderstaande stappen:

• klik op ‘INTENTIE’ naast de GO waarvoor je interesse hebt. Doe dit voor het verlopen van de deadline (twee maanden na het online plaatsen van het voorstel tot GO)
• vul alle gevraagde velden in het formulier in
• klik onderaan het formulier op ‘indienen’ om het formulier naar het SFA-secretariaat te versturen.

Bezorg je ‘Intentieverklaring’ uiterlijk tegen de datum zoals vermeld in de kolom ‘INTENTIEVERKLARING’.

• Jouw intentieverklaring is pas officieel geregistreerd wanneer je een bevestiging per mail ontvangt van het SFA-secretariaat.

Indien gewenst kan je deelnemen aan het TOFA, waarin de behoeften van de deelnemers met betrekking tot het domein van de GO gecentraliseerd, gestandaardiseerd en  geïntegreerd worden. Je vult hiervoor binnen de maand na het online plaatsen van het voorstel tot GO ,het formulier via de knop ‘INTENTIE’ in, met vermelding van jouw vertegenwoordiger(s) aan het TOFA.

STAP 2: ‘Definitieve deelname’

Enkel indien je tijdig een ‘Intentieverklaring’ aan het SFA-secretariaat hebt bezorgd, zal je van zodra het bestek gefinaliseerd is het document ‘Definitieve deelname’ inclusief de inhoud van de GO ontvangen.

Als je beslist, op basis van de inhoud van de GO, om deel te nemen aan de GO, bezorg je de ingevulde en ondertekende 'Definitieve deelname' (deel III van het document met engagement en raming naar hoeveelheden of budget) binnen de twee maanden na ontvangst aan het SFA-secretariaat.

Je volgt hiervoor onderstaande stappen:

• vul deel III van het document 'Definitieve deelname' in, alsook eventuele bijlagen;

leg het document ter advies en ondertekening voor aan je financieel controleorgaan en je titularis bevoegd voor de plaatsing van de overheidsopdracht;

• verstuur de ingevulde en ondertekende Definitieve deelname (deel III ) en eventuele bijlagen binnen de twee maanden naar SFA_SEC@bosa.fgov.be. Jouw definitieve deelname is pas officieel geregistreerd wanneer je een bevestiging per mail ontvangt van het SFA-secretariaat.

Vragen over de inhoud van een gemeenschappelijke overeenkomst?

Voor meer informatie over de inhoud van een GO, kan je je wenden tot de contactpersoon van de leading organisatie, zoals vermeld in onderstaand overzicht.

Problemen?

Voor problemen of vragen bij het deelnemen aan een TOFA, bevestigen van je 'Intentieverklaring' of 'Definitieve deelname' kan je je richten tot het SFA-secretariaat op volgend e-mailadres: SFA_SEC@bosa.fgov.be.

Overzicht gemeenschappelijke overeenkomsten in de fase 'Intentieverklaring'