Tactisch en Operationeel Federaal Aankoopoverleg

Doel van het TOFA

Het

Tactisch-Operationeel Aankoopoverleg

heeft als doel de behoeften van de deelnemers aan de gemeenschappelijke overeenkomst te standaardiseren en integreren. Deelname aan het TOFA is facultatief en enkel mogelijk na bevestiging aan het

Strategisch Federaal aankoopoverleg

-secretariaat. Wanneer een federale instelling niet deelneemt aan het TOFA, aanvaardt hij de technische specificaties zoals bepaald door het TOFA.

Verantwoordelijkheden van het TOFA

• Uitwerken van het tactische-operationele luik van een gemeenschappelijke overeenkomst
• Opstellen van de technische specificaties van de gemeenschappelijke overeenkomst
• Integreren en standaardiseren van de behoeften van de deelnemers in de opdrachtdocumenten
• Bespreken en bepalen van de aankooptechnieken en het concrete plan van aanpak van de gemeenschappelijke overeenkomst (schaalvoordelen, duurzaamheid, KMO, …)
• Bespreken en bepalen van de administratieve aanpak van de gemeenschappelijke overeenkomst (opdeling in percelen, uitvoeringsmodaliteiten, …)
• Toezicht houden op de plaatsing van de opdrachten
• Opvolgen van de uitvoering van de gemeenschappelijke overeenkomsten
• In geval van niet-gunning van een gemeenschappelijke overeenkomst, een plan van aanpak uitwerken.

Samenstelling van het TOFA

• TOFA-voorzitter: de dossierbeheerder aangeduid door de leading organisatie, eveneens een TOFA-lid
• TOFA-leden: aangeduid door zijn organisatie (actieve en passieve deelnemers) om deze in het TOFA te vertegenwoordigen (niet beperkt tot 1 persoon per organisatie).

Profiel TOFA-leden

• Professioneel aankoper overheidsopdrachten

•    Technisch profiel met expertise in aankoopdomein

•    Combinatie van beiden.

Taken TOFA-voorzitter

 

• Verantwoordelijkheid dragen m.b.t. de plaatsing- en gunningsprocedure van de gemeenschappelijke overeenkomst

• Instaan voor de praktische organisatie van het TOFA (fysieke of elektronische TOFA-vergaderingen organiseren)

• Opstellen van de initiële planning m.b.t. het uitwerken, publiceren en gunnen van de gemeenschappelijke overeenkomst

• Opstellen van het plan van aanpak en voorleggen aan het TOFA

• Opstellen van de PV’s van de TOFA-vergaderingen

• Opstellen van de opdrachtdocumenten

• Integreren van de behoeften van alle deelnemers in het bestek (in de mate van het mogelijke)

• De eigen strategische coördinator en SFA-secretariaat maandelijks informeren m.b.t. stand van zaken van de gemeenschappelijke overeenkomst, als voorbereiding op de SFA-vergadering

• Waken over het respecteren van de principes en de objectieven van het federaal aankoopbeleid

• Toezicht houden op de uitvoering van de gemeenschappelijke overeenkomst (geschillen uitsluitend m.b.t. de opdrachtdocumenten, opvragen van de nodige statistieken, ...).

Taken TOFA-leden

• De belangen van de eigen organisatie met betrekking tot de specifieke gemeenschappelijke overeenkomst vertegenwoordigen in het TOFA
• De behoeften van de eigen organisatie in kaart brengen, centraliseren, communiceren en integreren in de gemeenschappelijke overeenkomst
• Deelnemen aan de gesprekken inzake standaardisatie en aanpak van de gemeenschappelijke overeenkomst, eventueel in uitzonderlijke gevallen (indien voorzien door de leading organisatie) deelnemen aan de evaluatie van de gemeenschappelijke overeenkomst
• Expertise in het specifiek aankoopdomein delen met de andere organisaties vertegenwoordigd in het TOFA
• Communiceren en intern afstemmen van de genomen beslissingen of voorstellen tot beslissingen binnen de eigen organisatie
• Valideren van de technische specificaties en modaliteiten van de gemeenschappelijke overeenkomst.

Een TOFA-voorzitter kan eveneens als TOFA-lid voor zijn organisatie optreden en de taken van zowel voorzitter als lid op zich nemen.