Andere informatie en diensten van de overheid: www.belgium.be
Van toepassing voor
Ondernemingen

Inhoudstafel

  • Volgens de Europese norm moeten elektronische facturen worden verzonden in XML-formaat en rechtstreeks aan de klant worden gericht via het Peppol-netwerk.

    Andere via e-mail verzonden formaten (pdf, xls, …) worden niet beschouwd als elektronische facturen volgens deze norm en mogen dus door de besturen worden geweigerd.

    Er zijn verschillende scenario’s mogelijk:

    1. Je beschikt over een ERP-systeem

    Als je veel facturen maakt, heb je wellicht al een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning of een geïntegreerd beheersysteem). Als het verzenden van facturen via Peppol nog niet mogelijk is met je ERP, moet je jouw ERP aanpassen via je toegangspunt.

    2. Je gebruikt een boekhoud- en facturatiepakket

    Als je een standaard boekhoud- en facturatiepakket hebt, informeer dan bij je leverancier of op het internet of het voorziet in de mogelijkheid elektronische facturen te verzenden via het Peppol-netwerk.

    Indien ja, zal worden uitgelegd welke stappen je moet volgen om een elektronische factuur te verzenden.

    Indien niet:

    • Kies dan een ander boekhoudpakket. Je vindt hier een (onvolledige) lijst, opgemaakt door het Vlaams Gewest, met leveranciers van boekhoudpakketten waarmee je elektronische facturen kan versturen via het Peppol-netwerk. 
    • Je kan je factuur ook manueel invoeren via het onlineportaal Mercurius (meer info hieronder).

    3. Je gebruikt geen boekhoud- en facturatiepakket

    Als je weinig facturen verstuurt naar overheidsdiensten kan je gratis gebruik maken van het Mercurius-portaal:

    Toegang tot het portaal 

    Ben je een wettelijke vertegenwoordiger van je bedrijf? Dan heb je automatisch een rechtstreekse toegang tot het Mercurius-portaal.

    Ben je geen wettelijke vertegenwoordiger maar wil je facturen invoeren in naam van je bedrijf? In dat geval moet je toegang vragen via het onlineformulier Rolaanvraag, beschikbaar op het Mercurius-portaal

    Klik hier voor meer info over de toegangsmodaliteiten, of contacteer rechtstreeks de helpdesk van Mercurius..

    In het portaal kan je manueel de verschillende velden van de factuur invullen (contactgegevens van de klant, factuurnummer, vervaldatum, betalingsreferentie, factuurlijnen, …) en kan je ook een bijlage toevoegen (pdf, Word, …). Door op ‘Verzenden’ te klikken, wordt je factuur automatisch in een elektronisch formaat naar je klant gestuurd.

    Voor alle vragen met betrekking tot de status van je factuur kan je terecht op de helppagina van Mercurius, of contacteer rechtstreeks de boekhouddienst van je klant.

    Om een manuele invoering van je factuur te vermijden of als je regelmatig factureert aan overheidsdiensten raden we je op termijn aan op zoek te gaan naar een boekhoudpakket waarmee je via het Peppol-netwerk elektronische facturen kan versturen.

    Je vindt hier een lijst, opgemaakt door het Vlaams Gewest, met leveranciers van boekhoudpakketten.