Hoe elektronische facturen ontvangen
6 stappen naar succesvolle invoering van e-facturering als aanbesteder.
Van toepassing voor
Aanbestedende overheden
Inhoudstafel
-
Alle aanbestedende diensten van Europa moeten in staat zijn een gestructureerde, elektronische factuur te ontvangen die aan de Europese norm voldoet. Deze verplichting, opgelegd door de Europese richtlijn 2014/55, werd op 17 april 2019 van kracht.
Afgezien van de wettelijke verplichting is de overstap naar elektronische facturering vooral een bron van kansen omdat de efficiëntie toeneemt, de operationele kosten dalen en de medewerkers meer valoriserende taken kunnen uitvoeren. Bovendien geeft een succesvolle invoering van e-facturering door de overheden de informaticasector een markt die groot genoeg is om de werkzaamheden te rechtvaardigen die nodig zijn om het aanbod te heroriënteren ten gunste van de kmo's.
Hoe start je nu met een project voor e-facturering in je organisatie? Welke belangrijke stappen mag je vooral niet overslaan? We hebben een methode en hulpmiddelen ontwikkeld om je te helpen met de succesvolle overstap naar e-facturering.
De methode is verdeeld in 6 grote stappen. Natuurlijk is dit schema bedoeld als richtsnoer en moet het worden aangepast aan de specifieke kenmerken van je organisatie.
1. Zich conformeren: registreer je organisatie op Mercurius
Mercurius is de centrale digitale postkamer voor de Belgische . Je organisatie registreren in Mercurius stelt je in staat om gratis elektronische facturen te ontvangen. Door je financiële toepassing hiermee te koppelen kan je deze facturen bovendien ook elektronisch verwerken. In het andere geval zal Mercurius je deze facturen in pdf formaat doorgeven.
Door je te registreren op Mercurius kan je kosteloos voldoen aan de wettelijke verplichtingen, kan je ontdekken hoe e-facturering werkt en ondertussen meer informatie verzamelen vooraleer je eventueel een geïntegreerde oplossing invoert.
Hoe doe je dat?
Vul het formulier in met de hulp van je eID. Na het inschrijven ontvang je een procedure die uitlegt hoe de inschrijving verloopt en hoe je de webportal van Mercurius gebruikt.
2. Ontdekken: laat ondernemingen elektronische facturen sturen
Laat de ondernemingen waarmee je samenwerkt weten dat ze je voortaan elektronische facturen kunnen sturen. Dankzij Mercurius en de eerste stroom van inkomende facturen zal je wennen aan het nieuwe formaat en ontdekken wat het potentieel en de belangrijkste succesfactoren zijn van de overstap naar e-facturering.
3. Analyseren: start een project voor e-facturering in je organisatie
E-facturering is een domein waarmee verschillende diensten binnen je organisatie betrokken zijn: de informaticadienst, de aankoopdienst, de boekhoudafdeling, ... Het is belangrijk dat je rekening houdt met de betrokkenheid van elk van deze diensten.
Hoe doe je dat?
Mobiliseer de noodzakelijke interne expertise en zet een werkgroep e-facturering op.
Analyseer de bestaande situatie: Welke aanpassingen zijn noodzakelijk? Stel in detail de strategie vast voor de invoering van e-facturering in jouw organisatie.
4. Toewijzen: identificeer je softwareoplossing en dienstverleners
In je boekhoudtoepassing moeten mogelijk enkele parameters worden aangepast om te verbinden met het netwerk van elektronische facturen en om deze vervolgens ook automatisch te kunnen integreren en verwerken. Dit vereist specifieke competenties waar je softwareleverancier je misschien bij kan helpen. Het is eveneens mogelijk dat je een aanbesteding moet uitvoeren om deze competenties extern te vinden. De gekozen IT-oplossing voor integratie moet niet alleen voldoen aan de behoeften van jouw organisatie, maar ook conform zijn aan het Europese PEPPOL-kader.
Hoe doe je dat?
Consulteer welke mogelijkheden je huidige boekhoudtoepassing reeds biedt en op welke manier zij je reeds kunnen helpen met de integratie. Indien deze niet voldoen, moet je wellicht een aanbesteding opstellen. Houd hierbij rekening met de praktische informatie voor het Mercurius-platform en je integrator. Let erop dat deze informatie duidelijk is aangegeven in je aanbesteding en dat ze deel uitmaakt van de gekozen offerte.
5. Leveren: voer de gekozen oplossingen in
Na de voorbereiding is het tijd om de oplossing effectief in gebruik te nemen. Wanneer je software is aangepast waar nodig, moet ze nog worden getest en moet worden verzekerd dat ze goed geïntegreerd is. Daarnaast moeten ook de betrokken medewerkers worden getraind in deze nieuwe manier van werken.
6. Oogsten: mik op 100% elektronische facturering
Blijf de ondernemingen waarmee je samenwerkt, aansporen om gestructureerde elektronische facturen te sturen en wijs hen op de wettelijke verplichtingen. Het doel is de volledige automatisering van je factureringsproces.