Op 1 maart 2024 ging de derde fase in voor wat betreft de verplichting voor ondernemingen om facturen elektronisch te versturen. Vanaf dan zijn ondernemers verplicht om facturen boven de 3000 euro in het kader van bepaalde overheidsopdrachten elektronisch over te maken. Aanbesteders zijn al langer verplicht om facturen elektronisch te ontvangen. Hoe dit concreet gebeurt, lees je hier.
Een elektronische factuur is een factuur die ingediend, verzonden en ontvangen wordt in een gestructureerde elektronische vorm die een automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt. Hierdoor kunnen sommige klassieke stappen geschrapt of geautomatiseerd worden, zowel bij de leverancier als bij de klant.
De verzending van een factuur via e-mail in pdf-formaat, in xls- of Word-formaat wordt niet als e-facturering beschouwd. Deze niet-gestructureerde indeling kan immers niet automatisch worden verwerkt door de klant.
Sinds april 2019 zijn in ons land verplicht om elektronische facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Op 1 maart 2024 ging de derde fase in van wat betreft de verplichting voor ondernemingen om facturen elektronisch te versturen. Vanaf dan zijn ondernemers verplicht om facturen boven de 3 000 euro in het kader van bepaalde overheidsopdrachten elektronisch over te maken.
Om een geautomatiseerde verwerking van facturen mogelijk te maken, moeten de informaticasystemen aan de kant van de leverancier en de klant dezelfde taal spreken. Daarom heeft Europa een kader ontwikkeld, Peppol, dat de uitwisseling van facturen binnen (en buiten) de Europese Unie aanzienlijk vereenvoudigt. Het hanteert een standaardindeling voor gestructureerde facturen, gedefinieerd in de Europese norm voor elektronische facturering. Deze twee elementen vullen elkaar perfect aan en maken e-facturering op grote schaal mogelijk.
Om facturen elektronisch te kunnen ontvangen en/of te kunnen versturen heb je een factureringstool nodig die erop voorzien is te werken via het Peppol-netwerk. Op de site van Peppol vind je een lijst met nationale en internationale gecertificeerde serviceproviders. Al deze bedrijven leveren IT-oplossingen die het Peppol-netwerk ondersteunen.
Meer informatie voor aanbesteders
Meer informatie voor ondernemingen
Zolang je als aanbesteder of onderneming nog niet over een factureringstool beschikt die aan de heersende normen voldoet, kan je gebruik maken van de gratis tools van BOSA. Via het Mercurius-portaal, kan je elektronische facturen ontvangen en versturen.
Als onderneming kan je ook gebruik maken van het Hermes-platform, om e-facturatie te veralgemenen naar andere klanten die nog geen elektronische facturen kunnen ontvangen.
