Evaluatie van de houders van een managementfunctie (mandaathouders)

Wat houdt de evaluatie in en wat wordt er geëvalueerd?

Evaluatie is een continu proces dat deel uitmaakt van de intrinsieke missie van de mandaathouder: de voortgang van doelstellingen voortdurend controleren, gegevens verzamelen die ons in staat stellen om te zien in welke mate de gestelde doelen zijn bereikt, feedback inwinnen bij verschillende actoren om input te verzamelen over het functioneren, en eventueel corrigerende maatregelen nemen.

Naast de eigenlijke evaluatiegesprekken vinden er telkens dat nodig blijkt, zowel op initiatief van de mandaathouder als de evaluator, functioneringsgesprekken plaats.

De evaluatie heeft betrekking op :

• de realisatie van de strategische of operationele doelstellingen die werden opgenomen in het strategisch plan en het operationeel plan, en waarvan de verantwoordelijkheid voor de realisatie ervan wordt toegewezen aan de houder van de managementfunctie. Daarbij wordt bijzondere aandacht besteed aan de specifieke bijdrage tot de realisatie van de transversale doelstellingen die in de planning werden vastgelegd.
• de wijze waarop die doelstellingen al dan niet werden behaald. In voorkomend geval wordt er rekening gehouden met de opvolging van de aanbevelingen in auditrapporten van de bevoegde controleactoren die hebben geleid tot een wijziging van het operationele plan.
• het

  Een niveau groepeert functies met een vergelijkbaar niveau van complexiteit, technische expertise en verantwoordelijkheden. De functies worden momenteel aan een niveau toegewezen.

  en de

  Kwaliteit (in de context van de publieke sector) is het leveren van een publieke dienst met een reeks kenmerken die op een duurzame manier aan het volgende voldoen of beantwoorden: de kenmerken/vereisten (wet, wetgeving, regelgeving); de verwachtingen van de burger/klant; de verwachtingen van alle andere belanghebbenden (politiek, financieel, instellingen, personeel). Het begrip kwaliteit is de laatste decennia geëvolueerd: de kwaliteitscontrole is gericht op het product of de dienst die wordt gecontroleerd op basis van schriftelijke specificaties en standaardiseringen. De methoden voor statistische kwaliteitscontrole (steekproefmethoden) werden ontwikkeld sinds de jaren 1920-30.

  van de persoonlijke bijdrage van de houder van de managementfunctie aan de verwezenlijking van die doelstellingen
• de geleverde inspanningen van de mandaathouder om zijn competenties te ontwikkelen
• de kwaliteit van alle evaluaties, doorgevoerd binnen de dienst waar hij verantwoordelijk voor is.

Het evaluatiecyclusgesprek omvat twee luiken:

1. de planning, d.i. de vertaling in meetbare criteria van de strategische en operationele doelstellinge
2. de balans, d.i. de evaluatie van voormelde doelstellingen.

Elementen die kunnen bijdragen tot de evaluatie van de houder van de managementfunctie zijn: KPI’s , competenties met betrekking tot beheer en leiderschap, behalen van resultaten, het welzijn van de personeelsleden, opvolging van aanbevelingen van controleorganen, getuigenissen, feedbackbevragingen

Wie evalueert?

Door wie worden de mandaathouders geëvalueerd?

De eerste evaluator is telkens de N + 1 van de mandaathouder. 

Dit betekent :

• voor een voorzitter van het directiecomité, een voorzitter een (adjunct)administrateur-generaal, (adjunct)directeur-generaal: de minister of staatssecretaris bevoegd voor het grootste gedeelte van het activiteitsgebied
• voor een houder van een managementfunctie -1: de voorzitter van het directiecomité, de voorzitter, de administrateur-generaal, de directeur-generaal

• voor een houder van een managementfunctie -2: de houder van de managementfunctie -1 

Andere actoren

• de tweede evaluator:
  
  
  
  
  
  
  
  Voor de houders van een managementfunctie -1 is er naast de eerste evaluator ook een tweede evaluator. Dit is de minister/staatssecretaris bevoegd voor het grootste gedeelte van het activiteitendomein.
  
  
  
  Voor de houders van een managementfunctie –2 is dat de voorzitter van het directiecomité of de voorzitter. 
  
  
  
  De tweede evaluator kan aan het gesprek deelnemen en geeft advies bij de voorbereiding van het gesprek en bij het evaluatieverslag. De tweede evaluator ondertekent mee het evaluatieverslag.
• Andere bevoegde ministers/staatssecretarissen 
  
  
  
  
  
  De andere bevoegde ministers en staatssecretarissen kunnen verzoeken een functioneringsgesprek te houden over de materies die hen aanbelangen. Zij kunnen op hun verzoek ook deelnemen aan het evaluatiegesprek en worden gevraagd om advies te geven op de zelf-evaluatie en op het evaluatierapport.
• Extern bureau 

  De reglementering voorziet in de verplichte ondersteuning van de evaluator (minister of staatssecretaris) door een extern bureau tijdens de evaluatieprocedure van de voorzitters, voorzitters van het directiecomité, de administrateur-generaal, de directeur-generaal. 

   

  Dit extern bureau heeft als doelstelling om de evaluatie te objectiveren en te structureren.

   

  Het extern bureau:

  • analyseert de zelfevaluatie van de voorzitte

  • verzamelt alle bijkomende of tegenstrijdige informatie m.b.t. de onderdelen van de evaluati

  • bereidt het evaluatiegesprek voor en structureert het

  • staat in voor de opvolging van het evaluatiegesprek.

Het extern bureau treedt in geen enkel geval op als vervanger van de minister of staatssecretaris, die de enige evaluator blijft, het waakt echter over de objectiviteit van de evaluatieprocedure. 

Voor de managementfuncties N-1 en N-2 is de bijstand van het externe bureau facultatief.

De bijstand door het extern bureau wordt financieel ten laste genomen door de federale overheidsdienst waar het mandaat wordt uitgeoefend.

Wanneer vindt het evaluatiecyclusgesprek plaats? 

De mandaathouder wordt tijdens zijn mandaat om de twee jaar geëvalueerd.

De eerste cyclus start op datum van aanstelling van de mandaathouder.  De eerste en tweede cyclus worden afgesloten met een tussentijdse evaluatie. De laatste cyclus wordt afgesloten met een eindevaluatie 6 maanden voor het einde van het mandaat.

Als de mandaathouder evenwel de vermelding ‘te ontwikkelen’ kreeg, wordt zijn volgende evaluatiecyclus ingekort tot 1 jaar.

Als de houder van de managementfunctie meer dan de helft van de evaluatieperiode afwezig is, vindt geen evaluatie plaats en wordt van rechtswege de vermelding ‘goed’ toegekend.