Evolueren naar een feedbackcultuur is een ware cultuurwijziging en vereist daarom concrete acties en engagementen om deze verandering tot stand te doen komen. Het is daarbij belangrijk consistent te zijn in alle processen zodat de cultuur alsmaar kan groeien naar het beoogde punt.
Het wijzigen van de bestaande organisatiecultuur is de belangrijkste uitdaging voor het evolueren naar een feedbackcultuur. Een feedbackcultuur is een vorm van een organisatiecultuur en wanneer je hiernaar wilt evolueren, verander je de bestaande organisatiecultuur. Die organisatiecultuur wordt gedragen door de medewerkers de organisatie, net zoals zij ook die feedbackcultuur moeten dragen om zulk project te doen slagen.
In wetenschappelijke literatuur (Rapport de recherche, vol. 8, no. 2, 2019, Labo RH) roept men twijfels op bij het rechtstreeks veranderen van de cultuur. Er wordt betoogd dat alleen de uit cultuur voortvloeiende gevolgen en cultuur-beïnvloedende factoren en elementen beïnvloedbaar zijn. Omdat culturen geïntegreerde gehelen zijn, is een allesomvattend, inspirerend leiderschap nodig om de structuur- en systeemveranderingen voor de medewerkers betekenis te geven. Wanneer géén goede invulling wordt gegeven aan cultuurverandering blijft het vaak alleen bij een verandering van taal- en woordgebruik.
Om de cultuurontwikkeling te stimuleren en mogelijk te maken, zullen de ontwikkelacties moeten gericht worden op de verschillende cultuur-beïnvloedende en eruit voortvloeiende factoren en elementen. Deze kunnen opgedeeld worden in: waarden & grondbeginselen, rituelen & gewoontes, helden (belangrijke personen voor de organisatie of cultuur) en symbolen. Om hierop in te werken, kunnen praktijken in de organisatie geïntroduceerd, verwijderd of gewijzigd worden. Zo kan een organisatie ervoor kiezen om feedback te vragen op het einde van een meeting, van een project of een samenwerking als doelstelling in de planning op te nemen. Zo creëert de organisatie een nieuw gebruik in de organisatie en – na verloop van tijd – een nieuwe gewoonte onder zijn medewerkers.
Bij het volledige implementatietraject zal communicatie een fundamentele rol spelen en dit niet enkel voor de introductie maar ook de verankering van de cultuurwijziging. Het is daarbij belangrijk dit niet enkel regelmatig maar via verschillende kanalen en in verschillende vormen te doen.
De tijd die vrijgekomen is door de administratieve overlast van het oude evaluatiesysteem te verminderen kan benut worden om in te zetten op frequente feedback. Vermits feedbackgesprekken bedoeld zijn om iteratief de uitvoering van taken rond de doelen op te volgen, gaan zij een meer concrete impact hebben op het efficiënte verloop van het werk op het terrein. Daarbij is het belangrijk om te zorgen voor het gevoel van vertrouwen, respect en veiligheid om deze feedback optimaal te ontvangen. Hiermee wordt ook een duidelijk signaal gegeven naar de medewerkers in de federale overheid dat deze culturele verandering gekoppeld wordt aan tastbare en waarneembare zaken.
Om een cultuur kenbaar te maken is het van groot belang dat de verschillende processen in een organisatie de waarden van die cultuur mee uitdragen. Dit houdt in dat bij het selectieproces, onboarding, exit, … het aspect feedback en feedbackcultuur opgenomen is of de procedures in dit kader oog hebben hiervoor. (Bijv. Tevredenheidsbevraging, exitgesprekken, …)
Om op een goede manier feedback te geven, te vragen en te ontvangen zijn een aantal communicatievaardigheden en relationele competenties vereist, waarin extra geïnvesteerd wordt bij een open feedbackcultuur.
Niet enkel moet hier oog zijn voor hoe men best feedback (en feed forward) kan vragen/geven, maar ook voor wanneer, hoe je dit best aanbrengt en hoe verschillende mensen hierop verschillend kunnen reageren. Met name voor leidinggevenden is het belangrijk dat zij hierin goed ondersteund worden.
Een grote variabele in organisatieculturen, zijn de mensen waaruit de organisatie is opgemaakt. Om een open feedbackcultuur te ontwikkelen en te ondersteunen is het belangrijk dat de medewerkers in de organisatie hierin meegaan en ervoor open staan. Eén van de manieren waarop we dit proberen te bewerkstelligen is een goede ‘employer branding’ waarin de nadruk gelegd wordt op de open feedbackcultuur, opdat we personen aantrekken in de organisatie die zich goed voelen in zo’n cultuur. De personen ondervinden op die manier het belang dat hieraan gehecht wordt en worden op die manier ook gestimuleerd om die na opstart aan de dag te brengen.
