Een community of practice opstarten en ontwikkelen

Community of practice, netwerk, leergroep, ... andere woorden, zelfde uitdaging 

Een Community of Practice, of kortweg CoP, is een groep mensen die een gemeenschappelijke interesse of activiteitendomein delen. De uitdaging voor de coördinator van een CoP is vaak dezelfde als voor elke groep waarvan de leden regelmatig bijeenkomen: de groep in stand houden en laten evolueren. De FOD Beleid en Ondersteuning biedt een reeks tools die je kunnen helpen. 

Gericht op de professionele realiteit en de federale context 

Veel communities komen uit de marketingwereld of zijn beperkt tot uitwisselingen op een sociaal netwerk. Dit soort communities zijn niet erg toepasbaar in de professionele context van een federale organisatie. De gids richt zich alleen op de soorten communities die relevant zijn voor de federale overheid en geeft ook voorbeelden uit de overheidscontext. 

Bron van inspiratie 

Met veel concrete voorbeelden en praktische adviezen is de gids geschreven om je aan het denken te zetten en je te helpen je eigen CoP te organiseren. 

Praktische tools

Er zijn verschillende hulpmiddelen die kunnen worden gebruikt voordat een nieuwe community wordt gestart, zoals de checklist voor het profiel van de ideale coördinator en de vergelijkingstabel voor ICT-hulpmiddelen. Maar we bieden ook tools voor bestaande communities, verschillende tools helpen om de balans op te maken en inspireren de coördinator om acties voor verbetering te vinden. 

• Voor een (toekomstige) CoP-coördinator 
• Voor een KM-verantwoordelijke die een CoP-coördinator adviseert 
• Voor al wie geïnteresseerd is in de werking van een CoP 
• Voor al wie geïnteresseerd is in nieuwe manieren van werken

De gids voor coördinatoren van een community

Welke vragen moet je jezelf stellen om van je CoP een succes te maken? Wat mag je niet uit het oog verliezen? Waar moet je op letten en over nadenken? Wat zijn de keuzes die je moet maken? Deze gids gaat in op al deze vragen en biedt oplossingen. De gids is een praktisch hulpmiddel om een CoP op te zetten en te doen groeien.

De gids is opgebouwd rond de 4 levensfases van een CoP: 

• de voorbereiding 
• de start 
• de groei 
• de eventuele heroriënteringsfase 

Bij de specifieke vragen voor elke fase worden er tal van voorbeelden, voorstellen en ideeën gegeven. 

Raadpleeg de gids voor coördinatoren van communities of practice: Samen leren en creëren (PDF, 1.12 MB). 

Toolbox

De toolbox is zeer gevarieerd en bestaat uit checklists, sjablonen, vragenlijsten ... die je helpen bij het opzetten en onderhouden van een community. De toolbox bestaat uit twee hoofdonderdelen, die je alleen of in aanvulling op elkaar kan gebruiken:

Checklists en templates (DOCX, 120.23 KB)om je te helpen je COP op te zetten: 

• een checklist voor het bepalen van de vaardigheden die nodig zijn om een CoP te faciliteren 
• een checklist ‘Animatie’ als feedbackinstrument na het faciliteren van een discussie 
• een template ‘Vergelijking IT-tools voor een CoP’ om de meest geschikte tool voor je CoP te kiezen 
• een template ‘Scenario voor een startvergadering’ dat je kan gebruiken om de startbijeenkomst van de community voor te bereiden. 

Een analysekit om je te helpen de maturiteit van de community na te gaan en de tevredenheid van de leden te peilen 

• Het CoP-kompas (XLSX, 241.73 KB)
  • geeft je snel zicht op waar de CoP zich bevindt 
  • heeft de vorm van een gemakkelijk te gebruiken Excel vragenlijst 
  • verwerkt je resultaten automatisch en presenteert ze in grafische vorm presenteren 
  • is een bron van inspiratie voor het vinden van verbeteringsacties
• Een enquête (DOCX, 49.21 KB)om de tevredenheid van de CoP-leden te peilen: 
  • beschikbaar in Word-formaat zodat je eenvoudig kan bewerken en je eigen online enquête kan houden 
  • kan onafhankelijk worden gebruikt of als input voor het kompas 
  • een standaard e-mail (DOCX, 23.13 KB) ter begeleiding van de enquête is ook beschikbaar