Wat doe je als het e-Procurement platform niet beschikbaar is?

Uiterste indieningsdatum uitstellen

Als algemene regel geldt dat wanneer e-Tendering geen gelijke behandeling van alle inschrijvers kan garanderen, je best de uiterste indieningsdatum van je dossier uitstelt. Dit kan je doen door een erratum te publiceren in e-Notification (open dossier) of door een nieuwe uitnodiging met aangepaste indieningsdatum te versturen (beperkt dossier).

Hieronder vind je de te volgen werkwijzen voor de verschillende types dossiers.

Je moet rekening houden met drie elementen:

• Het type dossier: gaat het om een open of om een beperkt dossier?
• De status van je dossier: de beschikbare opties verschillen naargelang de status van het dossier.
• De timing: op de uiterste indieningsdatum zelf heb je slechts een beperkte tijdsspanne waarin je een erratum kan publiceren of een nieuwe uitnodiging kan verzenden.

Aandacht: Hou altijd rekening met een uitstel van minstens 6 of 8 dagen zoals bepaald in artikel 9 van het Koninklijk Besluit plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren van 18 april 2017.

Open (type) en opening van offertes/aanvragen noodzakelijk

Voorwaarden: Je hebt voor dit dossier een bekendmaking gepubliceerd en de uiterste indieningsdatum is bereikt. De ontvangst van offertes/aanvragen in je dossier moet handmatig worden gesloten en je hebt nog niet geklikt op “openen”.

De bekendmaking in e-Notification blijft actief wanneer je je opening nog niet hebt uitgevoerd.

Je kan de uiterste indieningsdatum daardoor nog uitstellen door een erratum te publiceren in e‑Notification (zie handleiding e-Notification).

Zelfs indien je geen erratum publiceert, kunnen ondernemingen handelingen blijven uitvoeren op het dossier (documenten opladen of intrekken, het indieningsrapport ondertekenen, …).

Zodra het erratum gepubliceerd is, wordt de status van het dossier in e-Tendering terug “Actief”. Inschrijvers kunnen handelingen blijven uitvoeren op het dossier. Als het erratum ook op Europees niveau wordt bekendgemaakt, zal de uiterste indieningsdatum in e-Tendering pas na de minimale wachttermijn worden bijgewerkt. De status van het dossier wordt echter onmiddellijk aangepast naar “Actief” (er zal een boodschap verschijnen dat er een erratum in afwachting van bekendmaking is).

Opgelet: stuurde je je aankondiging via een e-Senderpakket? Dan is het aangewezen je erratum ook via je e-Senderpakket te versturen. Controleer ook steeds of je uiterste indieningsdatum op e-Tendering werd aangepast. Indien dit niet het geval is, kan je deze nog manueel aanpassen.

Open (type) en gesloten

Voorwaarden: Je hebt voor dit dossier een bekendmaking gepubliceerd en de uiterste indieningsdatum is bereikt. De ontvangst van offertes/aanvragen in je dossier wordt automatisch gesloten of je dossier moet handmatig worden gesloten en je hebt slechts één keer geklikt op de knop “openen”  

De bekendmaking in e-Notification blijft actief tot de dag volgend op de uiterste indieningsdatum.

Je kan de uiterste indieningsdatum uitstellen door binnen de 24u een erratum te publiceren (zie handleiding e-Notification). Eenmaal deze termijn verstreken, zal je de uiterste indieningsdatum van het dossier in e-Tendering niet meer kunnen verdagen.

Zolang het erratum niet gepubliceerd is, kunnen ondernemingen geen handelingen meer uitvoeren op het dossier (documenten opladen of intrekken, het indieningsrapport ondertekenen, …).

Zodra het erratum gepubliceerd is, wordt de status van het dossier in e-Tendering terug “Actief”. Inschrijvers kunnen dan opnieuw handelingen uitvoeren op het dossier. Indien het erratum ook op Europees niveau wordt bekendgemaakt, zal de uiterste indieningsdatum in e-Tendering pas na de minimale wachttermijn worden bijgewerkt. De status van het dossier wordt echter onmiddellijk aangepast naar “Actief” (er zal een boodschap verschijnen dat er een erratum in afwachting van bekendmaking is).

Open (type) en geopend

Voorwaarden: Je hebt voor dit dossier een bekendmaking gepubliceerd en de uiterste indieningsdatum is bereikt. De offertes/aanvragen in je dossier werden geopend en gedecrypteerd.

De uiterste indieningsdatum in e-Tendering kan niet meer worden aangepast, ongeacht de status van de bekendmaking in e-Notification.

Om te vermijden dat een inschrijver beroep aantekent, raden we je aan om de overheidsopdrachtenprocedure te herbeginnen.

Beperkt (type) en actief

Voorwaarden: Je hebt voor dit dossier de inschrijvers uitgenodigd per e-mail en de uiterste indieningsdatum is nog niet bereikt.

Je kan de uiterste indieningsdatum rechtstreeks aanpassen in de parameters van je beperkt dossier in e-Notification. Vervolgens verstuur je de uitnodiging opnieuw naar de inschrijvers (zie handleiding e-Notification).

Beperkt (type) en opening van offertes/aanvragen noodzakelijk

Voorwaarden: Je hebt voor dit dossier de inschrijvers uitgenodigd per e-mail en de uiterste indieningsdatum is bereikt. De ontvangst van offertes/aanvragen in je dossier moet handmatig worden gesloten en je hebt nog niet geklikt op “openen”.

Ondernemingen kunnen handelingen blijven uitvoeren op het dossier (documenten opladen of intrekken, het indieningsrapport ondertekenen, …).

Je kan de uiterste indieningsdatum rechtstreeks aanpassen in de parameters van je beperkt dossier in e-Notification. Vervolgens verstuur je de uitnodiging opnieuw naar de inschrijvers (zie handleiding e-Notification).

De uiterste indieningsdatum zal automatisch worden aangepast in e-Tendering en het dossier zal opnieuw de status "actief" krijgen.

Beperkt (type) en gesloten

Voorwaarden: Je hebt voor dit dossier de inschrijvers uitgenodigd per e-mail en de uiterste indieningsdatum is bereikt. De ontvangst van offertes/aanvragen in je dossier wordt automatisch gesloten of je dossier moet handmatig worden gesloten en je hebt slechts één keer geklikt op de knop “openen” 

Je kan de uiterste indieningsdatum rechtstreeks aanpassen in de parameters van je beperkt dossier in e-Notification. Vervolgens verstuur je de uitnodiging opnieuw naar de inschrijvers (zie handleiding e-Notification).

De uiterste indieningsdatum zal automatisch worden aangepast in e-Tendering en het dossier zal opnieuw actief worden.

Ondernemingen kunnen vanaf dan opnieuw handelingen uitvoeren op het dossier (documenten opladen of intrekken, het indieningsrapport ondertekenen, …)

Beperkt (type) en geopend

Voorwaarden: Je hebt voor dit dossier de inschrijvers uitgenodigd per e-mail en de uiterste indieningsdatum is bereikt. De offertes/aanvragen in je dossier werden geopend en gedecrypteerd.

De uiterste indieningsdatum kan niet meer worden aangepast in e-Tendering.

Om te vermijden dat een inschrijver beroep aantekent, raden we je aan om de overheidsopdrachtenprocedure te herbeginnen.