Only Once – la collecte unique des données

Une source authentique est une base de données qui, par un accord imposé (la plupart du temps une loi ou une réglementation), est autorisée et obligatoire pour la collection, la gestion et la mise à disposition des données fiables par des services tiers/publics autorisés devant obligatoirement utiliser ces données.

Toute information pour laquelle le régulateur impose qu’elle soit transférée/échangée, est considérée comme une source authentique. L’objectif n’est pas de devoir rendre disponible à des tiers toute l’information qui était stockée. 

En ce moment sont reconnues, entre autres, comme sources authentiques le Registre National, le registre de la Banque Carrefour des Entreprises et de la Banque Carrefour de la sécurité sociale. Vous trouverez une liste des sources authentiques disponibles sur le site Sources authentiques | Sources authentiques (belgium.be).

Oui. Vous la trouverez sur notre site : Sources authentiques | BOSA (belgium.be)

Bien que dans les textes de lois pour la Banque Carrefour des Entreprises et le Registre National, il ne soit pas explicitement indiqué que les citoyens/entreprises sont tenus de communiquer leurs erreurs à ces organismes, la personne concernée, son mandataire ou son représentant légal doit bien informer les services publics participants ou l’intégrateur de services fédéral de données incomplètes ou incorrectes, et les corrections ou ajouts nécessaires doivent immédiatement être communiqués au services en question.

Non, l’objectif de Only Once est d’établir un réseau de banques de données via les intégrateurs de services auxquels les services publics peuvent s’inscrire/se connecter pour obtenir  l’accès à un réseau de banques de données. L’objectif n’est donc pas de recueillir toutes les données dans une seule base de données, mais bien d’offrir la possibilité aux services publics de consulter et d’utiliser des données provenant de banques de données d’autres services. 

Tout document dans lequel des données ont été demandées par un service public fédéral auprès de citoyens/entreprises et par lequel il y a donc eu un contact client, peut être vu comme un formulaire et doit par conséquent être supporté selon les dispositions de la loi Only Once.  

Quand ces formulaires tombent sous le champ d’application de la loi Only Once, ces formulaires doivent également être rendus conformes à Only Once. Quand par conséquent, un formulaire – sur base de la régulation Européenne – émane d’une instance fédérale, auprès de laquelle des données ont été demandées par des citoyens/entreprises qui sont directement disponibles dans une source authentique, ces formulaires doivent également être adaptés aux dispositions de la Loi Only Once. 

Si le formulaire n’a pas été modifié par un service public fédéral, il ne tombe pas dans le champ d‘application de la Loi Only Once. Par conséquent, il n’est pas non plus nécessaire de le conformer à Only Once. La question doit en effet, dans un tel cas, être envoyée à un niveau Européen. Une suggestion peut tout à fait être faite auprès du service concerné au niveau Européen, lequel alors, peut lui-même décider de ne pas entreprendre davantage d’actions.   

Non, l’équivalence entre formulaires papier et électronique et le principe de collection unique de données vont de pair et les deux processus peuvent continuer à évoluer ensemble.

Les personnes physiques ou morales doivent être identifiées sur base de clés uniques. L’utilisation d’autres clés d’identification va à l’encontre de la régulation. De plus, aucune donnée déjà disponible dans les sources authentiques ne peut être demandée. Pour réduire les erreurs, les nom et prénom peuvent aussi être demandés sur formulaire papier aux côtés du Registre National. Aussi pour une procuration, il peut être permis d’également joindre le nom et l’adresse, compte tenu que ceci est important pour la valeur juridique probante et la nature contraignante de la procuration. Un formulaire en ligne montre idéalement les données dont ils disposent quand la clé unique est insérée pour que celle-ci puisse être contrôlée par la personne physique ou morale. 

Le SPF ne peut en principe demander aucun document attaché (copie de carte d’identité, attestations d’employeurs, etc.). Ces données devraient en effet – en principe – déjà être disponibles dans les sources authentiques concernées, pour lesquelles dans certains cas l’extraction du numéro de Registre National doit suffire. Ces données peuvent bien sûr toujours être demandées en ce qui concerne des personnes physiques ou morales étrangères (celles-ci ne seront en effet normalement pas disponibles dans les bases de données/sources authentiques Belges).

Aussi, par le contrôle de la signature, une copie de la carte d’identité a moins de force probante et ceci est donc une raison de moins de les demander. Au contraire, un nombre considérable de documents joints qui ont été demandés comme des diplômes ou des extraits du casier judiciaire, peuvent encore être trouvés dans des sources libres et peuvent par conséquent être demandés. Ceux-ci assurent néanmoins une charge administrative considérable.

L’article 9 de la Loi Only Once indique que tout formulaire électronique est considéré comme ayant la même valeur qu’un formulaire papier, ce qui implique que des formulaires électroniques peuvent en soi exister sans que des versions papier de ces formulaires ne soient exigées. Cette décision a donc l’objectif de stimuler l’utilisation de formulaires électroniques dans le futur, étant donné que ceux-ci ont le potentiel d’assurer davantage de simplification administrative.

Le Service pour la simplification administrative est aussi du point de vue que – du moins comme mesure transitoire – il est bien sûr conseillé de prévoir des versions papier des formulaires électroniques, compte tenu que tout le monde ne dispose pas d’un accès internet ou n’est pas suffisamment confortable avec la technologie (bien que la Loi Only Once n’impose pas au sens strict de prévoir pour chaque formulaire électronique un formulaire papier).

Oui, antérieurement à la publication du formulaire dans le Moniteur Belge, un SPF peut demander au Service pour la simplification administrative de contrôler un formulaire. Le Service pour la simplification administrative va alors transférer les modifications/ajustements potentiels au SPF concerné. Après la publication d’un formulaire dans le Moniteur Belge, le Service pour la simplification administrative peut dans tous les cas examiner le formulaire (contrôle de « screening » ex-post) conformément aux dispositions de la Loi Only Once.

Une telle liste n'existe pas. Aujourd'hui, toutes les autorisations sont accordées par la commission de la vie privée. Auparavant, cela se faisait aussi par Décret royal. La commission de la vie privée n'a pas de vue d'ensemble de toutes les autorisations.

La législation sur la protection de la vie privée décrit avec grande précision les méthodes et les circonstances qui permettent le traitement ou le transfert de données personnelles. Le législateur estime que certains traitements ne sont possibles qu'avec une autorisation spéciale, notamment la procuration. Ces autorisations sont délivrées par un comité sectoriel. Pour cela plusieurs comités sectoriels ont été mis en place au sein de la commission de la vie privée.

Les autorités fédérales qui demandent des informations provenant de sources authentiques devraient disposer des procurations nécessaires, conformément à l'article 14 de la loi Only Once.  Ces procurations, permettent de fournir une protection satisfaisante contre l'utilisation non autorisée de ces informations aux citoyens et aux entreprises.

Ces erreurs devraient en effet être signalées. Le coordonnateur de la sécurité devrait signaler et assurer un suivi.

En supposant que cet échange de données sera réalisé par l'intégrateur de services fédéral, nous pouvons nous référer à l'article 8 § 2 de la loi du 15 Août 2012 portant sur la création et l’organisation d'un intégrateur de services fédéraux. Sur base de la disposition légale précitée, les ministères participants et les intégrateurs de services peuvent échanger par voie électronique toutes les informations disponibles électroniquement dont elles ont besoin pour exercer leurs fonctions, dans la mesure où les procurations nécessaires ont été octroyées.

Il est donc important de souligner qu'un tel échange est seulement possible si les procurations requises par la Commission de la vie privée ont été accordées. Si ces conditions sont remplies - et sous réserve de toute législation spécifique à cet égard – en règle générale, le consentement des citoyens n’est pas nécessaire.

Pour avoir accès aux sources authentiques, on a toujours besoin d'une autorisation de la Commission de la vie privée. La Loi vie privée définit très précisément les manières et les circonstances qui peuvent admettre le traitement ou le transfert de données personnelles. Le législateur estime que certains traitements ne sont possibles qu'avec une autorisation spéciale, notamment la procuration.

Toutefois, cela pose un certain nombre de conditions. Par exemple, un agent de sécurité doit être nommé au sein de l'organisme qui gère les droits d'accès. De plus, aujourd’hui, et dans le cadre de la loi Only Once, chaque consultation dans les sources authentiques est enregistrée afin de vérifier qui a consulté quelles données et quand.

En principe, la loi est applicable aux contacts entre le gouvernement et les citoyens/entreprises. Cependant, les fonctionnaires, peuvent également être considérés comme des citoyens. Les systèmes qui sont uniquement utilisés en interne, telles que les applications de personnel, devraient donc également être conformes à Only Once.

Cette loi est uniquement applicable aux ministères et institutions du gouvernement fédéral, néanmoins il est recommandé que le gouvernement fédéral, les régions et les municipalités alignent leurs politiques concernant Only Once. En effet, il sera souvent plus efficace de gérer l’application/le processus d’Only Once au niveau fédéral, de sorte que toutes les régions puissent continuer à utiliser la même application. D’après nous, une dispersion d’applications similaires doit donc être évitée.

Aussi à l'égard des pouvoirs qui vont bientôt passer au niveau régional, nous envisageons d’étudier avec toutes les régions réunies comment ce processus peut se dérouler d’une façon efficace (qui dirige quoi, qui paye combien, etc.). De plus, la façon dont les sources authentiques régionales peuvent être consultés par les intégrateurs de services fédéraux (par exemple: la base de données des diplômes flamands, etc.).

Si les hôpitaux sont tenus par la loi de fournir certaines informations au gouvernement fédéral, cela devrait être fait par les clés uniques pertinentes. Cela ne veut pas dire qu’ils reçoivent accès (direct) à toutes les informations disponibles dans le Registre National. Pour les hôpitaux, le numéro CBE peut être utilisé, par contre, pour les médecins, la clé optimale devra être trouvée puisqu’ils disposent souvent de plusieurs numéros INAMI.

La plupart des instituts professionnels ont été établis d'une manière similaire, c’est à dire par la Loi. De plus, la plupart des institutions, se sont vues confier une mission similaire, notamment: assurer la qualité, la formation et l'organisation de leurs professions respectives. Bien que les concepts de «l'intérêt public» ou «service public» décrits dans l'article 3, 1, f de la loi Only Once sont des concepts assez vagues et qu’ils ne sont juridiquement pas toujours faciles à remplir, les charges de travail des instituts professionnels semblent être incluses dans la définition actuelle des «tâches d'intérêt public», étant les « tâches qui servent l'intérêt public et le marché, sans action du gouvernement, n’ayant pas fait, ou pas fait dans les mêmes conditions, ayant un lien avec la qualité objective, sécurité, prix, égalité de traitement ou l'accès universel », par lequel toutes les institutions suivantes sont - en principe - dans le champ d’application de la loi Only Once en vertu de l'article 3, 1, f de la loi Only Once et donc suivre les dispositions de la présente loi.

Le SPF Stratégie et Appui (BOSA) est responsable de la coordination d’Only Once. Les divers services d’encadrement publics ne doivent donc, provisoirement, pas prendre d’action pour mettre en œuvre la loi Only Once. L'identification des fonctionnaires pourrait être effectuée en vertu des dispositions de la Loi Only Once et peuvent donc se faire à travers le numéro de Registre National.

Il existe actuellement trois clés uniques, notamment le numéro de Registre National, le numéro CBE et le Registre BIS.

Le NISS est en ligne avec le Registre National/Registre BIS et n’est en fait déjà plus d’application depuis plusieurs années. À l'avenir, le numéro national pourra être utilisé de la même manière que le numéro CBE. Le contenu du numéro CBE a en fait été réduit au fil des années (par exemple les chiffres ne sont plus liés à l'administration fiscale). Aujourd’hui on peut encore identifier, entre-autres, le sexe par les chiffres du numéro national. A l'avenir cela pourrait disparaître.

La question se pose si l'utilisation de ces numéros d'identité européenne est requise par une directive ou un règlement. Dans ce dernier cas, il sera - en principe - difficile de l’éviter. Toutefois, dans le cas d'une directive, nous faisons référence à l'article 4 de la loi Only Once qui impose que les organismes fédéraux sont tenus d’utiliser, d'une part le numéro national pour l'identification des personnes (citoyens) et, d’autre part, le numéro CBE pour l'identification des entreprises. En principe, les organes fédéraux ne peuvent donc pas utiliser d'autres numéros d'identification des citoyens ou des entreprises.

Pour les étrangers qui s'installent/travaillent en Belgique, un numéro BIS peut être créé et utilisé (BCSS). Pour les sociétés étrangères, comme pour les sociétés belges, un numéro d'entreprise (CBE) peut être créé et utilisé.

Il est vrai que, dans le passé, la Banque Carrefour de la sécurité sociale (ci-après "Registre BIS") pouvait être utilisée uniquement pour l'enregistrement des étrangers qui avaient un lien avec la sécurité sociale. La loi du 15 Janvier 1990, portant sur la création et l’organisation d'une Banque Carrefour de la sécurité sociale (ci-après «loi BCSS») a été modifiée en 2007, pour que le Registre BIS devienne complémentaire et subsidiaire au Registre National.

Cela signifie qu'aujourd’hui, le Registre BIS peut être utilisé non seulement aux fins de la sécurité sociale, mais aussi pour mener à bien les missions confiées par une loi, un décret ou d'une ordonnance à une autorité publique belge ou pour l'accomplissement des tâches d'intérêt public qui sont confiées par une loi, un décret ou une ordonnance à une personne ou à une institution publique ou privée en vertu de la législation belge conforme à l'article 4 de la loi BCSS.