Créer et développer une communauté de pratique

Communauté de pratique, réseau, groupe d'apprentissage, ... : des mots différents, un même défi

Une communauté de pratique, 'Community of Practice' ou CoP en abrégé, est un groupe de personnes partageant un intérêt ou un domaine d'activité commun. Le défi du coordinateur d’une CoP est souvent aussi le défi auquel est confronté tout groupe dont les membres se réunissent régulièrement : maintenir et faire vivre le groupe, le faire évoluer. Le SPF Stratégie et Appui propose une série d'outils qui pourront vous aider.

Axé sur la réalité professionnelle et le contexte fédéral

Beaucoup de communautés sont issues du monde du marketing ou sont réduites à des échanges sur un réseau social. Ce genre de communautés est peu transposable au contexte professionnel d’une organisation fédérale. Le guide se concentre uniquement sur les types de communautés pertinentes pour le fédéral et montre aussi des exemples issus de la fonction publique.

Source d’inspiration

Grâce à de nombreux exemples concrets et des conseils pratiques, le guide est écrit pour stimuler votre réflexion et vous aider à organiser votre propre CoP.

Des outils pratiques

Plusieurs outils peuvent être utilisés avant le lancement d’une nouvelle communauté, par exemple la check-list du profil du coordinateur idéal et le tableau de comparaison des outils ICT. Mais nous proposons également des outils pour les communautés existantes, plusieurs outils aident à faire le point et inspirer le coordinateur pour identifier des actions d’amélioration.

• Pour un (futur) coordinateur de CoP
• Pour un responsable KM qui conseille un coordinateur de CoP
• Pour toute personne intéressée par le fonctionnement d'une CoP
• Pour toute personne intéressée par de nouvelles manières de travailler

Le guide pour les coordinateurs de communautés

Quelles questions devez-vous vous poser pour que votre CoP soit un succès ? Que ne devez-vous pas perdre de vue ? À quoi devez-vous faire attention et réfléchir ? Quels sont les choix à faire ? Ce guide se penche sur toutes ces questions et propose des solutions. Le guide est une aide pratique pour mettre en place une CoP et la faire évoluer.

Le guide est structuré autour des 4 phases de vie d’une COP : la préparation - le démarrage - la croissance  - la phase d’éventuelle réorientation

Les questions spécifiques à chaque phase sont nourries par de nombreux exemples, des suggestions et des idées...

Consultez le guide pour les coordinateurs de communautés de pratique : 'Apprendre ensemble et co-créer (PDF, 1022.07 Ko)'

La boîte à outils

La boîte à outils est très variée et se compose de check-lists, de templates, de questionnaires ... qui vous aident à mettre en place et faire vivre une communauté. La boîte à outils se compose de deux grandes parties, que vous pouvez utiliser seules ou en complément l’une de l’autre :

1. Des check-lists et templates (DOCX, 119.67 Ko) pour vous aider à mettre en place votre COP :

• une check-list pour identifier les compétences indispensables pour animer une CoP
• une check-list ‘Animation’ comme outil de feed-back à utiliser après avoir animé une discussion
• un template 'Comparaison d'outils IT utiles à une CoP' de manière à pouvoir choisir l'outil le plus approprié pour votre CoP
• un template 'Scénario réunion kick-off' pour servir à la préparation de la réunion de lancement de la communauté.

2. Un kit d’analyse pour vous aider à évaluer la maturité de la communauté et sonder la satisfaction des membres

• La boussole (XLSX, 242.41 Ko) :
  • permet de savoir rapidement où se situe la CoP
  • sous forme d’un questionnaire Excel simple à utiliser
  • permet de traiter automatiquement des résultats et de les présenter sous forme de graphique
  • est une source d’inspiration pour identifier des actions d’amélioration
• Une enquête (DOCX, 52.72 Ko) pour sonder la satisfaction des membres de la CoP :
  • disponible en format Word pour facilement la modifier et réaliser sa propre enquête en ligne
  • peut être utilisée indépendamment ou comme input pour la boussole
  • un mail type (DOCX, 21.19 Ko) pour accompagner l’enquête est aussi à votre disposition