Privacyverklaring aankopers voor e-Procurement platform

Versie 3/11/22

Weigeren verwerking persoonsgegevens aankoper

Het niet aanvaarden van de applicatievoorwaarden houdt in dat je:

• geen toegang tot het platform hebt
• geen handelingen op het platform kunt stellen.

Beperkte alternatieven zijn:

• werken met een e-Sender-platform voor het verzenden van aankondigingen
• werken met een ander platform – voor zover de regelgeving dit toelaat.

Wat nu?

• Je kan je bezwaren overmaken aan de dienst e-Procurement van de

  Federale overheidsdienst

  Beleid en Ondersteuning via e.proc@publicprocurement.be.
• Indien je reeds een account hebt, kan je deze verwijderen door op de knop “Account verwijderen” te klikken.

Hoe we omgaan met je gegevens aankoper?

Onze privacyverklaring

Je gegevens worden verwerkt zoals bepaald in de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming, hierna afgekort tot AVG).

Welke persoonsgegevens verzamelen we?

• voornaam
• achternaam
• rijksregisternummer
• geslacht (af te leiden uit de gekozen aanspreking)
• taal

Volgende gegevens kunnen naar een persoon verwijzen, maar kunnen evengoed met niet-persoonsgebonden gegevens ingevuld worden:

• telefoonnummer
• faxnummer
• e-mail
• adres
• gebruikersnaam

Hoe vermijd je het gebruik van persoonsgebonden gegevens?

• Gebruik een algemeen e-mailadres (bv overheidsopdrachten@organisatie.be) i.p.v. je persoonlijke e-mailadres (voornaam.achternaam@organisatie.be)
• Gebruik een telefoonnummer van de organisatie i.p.v. je persoonlijke (gsm-)nummer.
• Enz.

 

We bewaren de gegevens zoals jij ze in het registratieformulier ingevuld hebt en zoals ze van de identiteitskaart afgelezen worden.

Voor welke doeleinden verwerken we je gegevens?

• Je voor- en achternaam, rijksregisternummer en gebruikersnaam dienen ter identificatie.
• De aanspreking dient als begroetingswijze in onze correspondentie.
• De taalkeuze dient om met jou in deze taal te communiceren.
• Je adres, e-mailadres, telefoonnummer en faxnummer dienen om met jou in contact te treden.
• Indien van toepassing verwerken we de handtekeninformatie (beschikbaar in het gebruikte digitale handtekencertificaat) van de personen die het openings-PV ondertekenen.

 

Je persoonsgegevens worden doorheen het volledige aankoopproces op verschillende plaatsen in de applicaties bijgehouden en verwerkt.

Je persoonsgegevens worden op verschillende plaatsen in het platform gebruikt, veelal ter identificatie van wie een bepaalde actie gesteld heeft of wie dient gecontacteerd te worden.

Daarnaast gebruiken we je gegevens om je te kunnen contacteren. Het kan hierbij gaan om mails die automatisch worden verstuurd door het platform (hierna systeemmails genoemd) of om nieuwsbrieven die verstuurd worden door personeelsleden van de FOD BOSA om je te informeren over materies gerelateerd aan overheidsopdrachten, over de werking van het platform, enz.

Met wie delen we je gegevens en waarom?

Je persoonsgegeven worden via openbare documenten gedeeld:

• aankondigingen
• PV.

Aankondigingen worden eveneens aan de Koninklijke Bibliotheek van België overgemaakt.

Aankondigingen met een geraamde waarde groter dan of gelijk aan de Europese publicatiedrempels worden ook doorgestuurd naar het Bureau voor Publicaties van de Europese Unie en daar gepubliceerd op het TED-platform (https://ted.europa.eu/).

Je persoonsgegevens worden in de applicatie gedeeld via:

• zoekresultaten wanneer iemand je aan een dossier op e-Tendering wil associëren
• het gebruikersbeheer voorbehouden voor superusers en beheerders van het platform
• het logboek van de applicaties.

Verder worden je persoonsgegevens uit het platform door personeelsleden van de FOD Beleid en Ondersteuning gebruikt voor interne applicaties en voor overheidscommunicatie die met de materie overheidsopdrachten gerelateerd zijn. Voor deze overheidscommunicatie kunnen je gegevens aan andere overheidsinstellingen doorgegeven worden.

Tot slot worden je persoonsgegevens met onze dienstverlener gedeeld om technische problemen die aan het account gerelateerd zijn te kunnen oplossen. De dienstverlener gebruikt je gegevens uitsluitend op expliciete vraag van de dienst e-Procurement.

Wat zijn je rechten?

Je kan via je profiel je profielgegevens:

• raadplegen
• corrigeren
• verwijderen (*)

(*) Om technische redenen worden accounts in sommige gevallen niet verwijderd, maar wel volledig geanonimiseerd (bijvoorbeeld wanneer de account gelinkt is aan een actief dossier).

Je kan via Mijn profiel onderaan rechts je datagegevens downloaden. Dit bestand bevat:

• je actuele profielgegevens
• de lijst van organisaties waar je lid van bent en de rol die je in deze organisaties hebt

de lijst van acties die je in het afgelopen jaar op het platform hebt ondernomen. Je kan altijd een volledig overzicht opvragen via e.proc@publicprocurement.be. 

Meer info over uitschrijven vind je op deze pagina.

Wat zijn je plichten om gegevens te verstrekken ?

De dienst e-Procurement is wettelijk verplicht je op basis van je rijksregisternummer te identificeren. Om deze identificatie te kunnen uitvoeren, is het lezen van de eID noodzakelijk. Zie:

• Wet houdende verankering van het principe van de unieke gegevensinzameling in de werking van de diensten en instanties die behoren tot of taken uitvoeren voor de overheid en tot vereenvoudiging en gelijkschakeling van elektronische en papieren formulieren, art. 4 §1.
• Wet Overheidsopdrachten, artikel 14 § 7, 3° tot 6°. De toegang tot het elektronisch platform vereist een machtiging en dienvolgens een controle van de identiteit van de personen, die zich een toegang verschaffen.

Hoe beschermen we je persoonsgegevens?

De FOD BOSA neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Vanuit deze optiek hebben wij beveiligingstechnologieën en -maatregelen geïmplementeerd om de beschikbaarheid, confidentialiteit en integriteit van je persoonsgegevens te garanderen. Daarnaast is het aantal medewerkers dat toegang heeft tot je persoonsgegevens strikt beperkt en zorgvuldig geselecteerd. Aan deze medewerkers wordt enkel toegang verleend voor zover zij die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren. Bovendien wordt er bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op jouw privacy een uitgebreide analyse gemaakt om je rechten, de veiligheid en de bescherming van je persoonsgegevens te garanderen. Als er zich toch een incident zou voordoen waarbij je persoonsgegevens betrokken zijn, dan word je persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via ons contactformulier op de site of via dpo@bosa.fgov.be.

Wat kan jij doen om je persoonsgegevens te beschermen?

• Geef je identiteitskaart en/of PIN-code niet door aan een ander.
• Als je niet langer voor een organisatie werkt, verlaat dan de organisatie in de applicatie.
• Als je het account niet langer nodig hebt, verwijder het dan.
• Gebruik waar het kan niet-persoonsgebonden bedrijfsgegevens.

Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?

• Je account wordt bewaard tot het moment dat je het zelf op het platform verwijdert of tot het moment dat je de dienst e-Procurement vraagt het te verwijderen. 
• Openbare documenten (bv aankondigingen, openings-PV, …) worden bewaard volgens de geldende wettelijke bepalingen.
• Informatie die in de UEA-toepassing wordt verstrekt door de eindgebruiker of die op verzoek van de eindgebruiker wordt opgehaald uit MyTelemarc, wordt slechts bewaard tot de actieve sessie voor het opstellen of aanvullen van het UEA wordt beëindigd. Dit gebeurt hetzij automatisch (na een in de toepassing vastgelegde periode van inactiviteit bij de eindgebruiker), hetzij wanneer de eindgebruiker de sessie zelf beëindigt, bijvoorbeeld door het afsluiten van de browser.

Onze contactgegevens

FOD Beleid en Ondersteuning

DG Federale Accountant en Procurement

Dienst e-Procurement

Simon Bolivarlaan 30 bus 1

WTC III

1000 Brussel

02/ 740 80 00

e.proc@publicprocurement.be