Overheidsopdrachten van beperkte waarde: klassieke sectoren

Wat is een overheidsopdracht van beperkte waarde?

Dat is een overheidsopdracht (klassieke sectoren) waarvan de geraamde waarde lager is dan 30.000 EUR excl. btw, die aan een versoepeld stelsel is onderworpen.

Voor opdrachten van beperkte waarde geldt een soepelere regeling, zodat enkel de volgende bepalingen van toepassing zijn:

Titel 1 alsook de bepalingen betreffende de toepassingsgebieden ratione personae en ratione materiae beoogd in hoofdstuk 1 van titel 2 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten
Artikel 92 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten
Artikel 124 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren
Artikel 5 gelezen in combinatie met artikel 6, §5 van het besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten

Raming

Artikel 16 van de wet van 17 juni 2016
Artikel 6 en 7 van het koninklijk besluit plaatsing 2017

Voor de raming moet de rekening houden met de duur en de totale waarde van de opdracht, de vereiste of toegestane opties, de vaste of voorwaardelijke gedeelten van de opdracht, de verlengingen, de herzieningsbepalingen, de herhalingsopdrachten, de premies of betaling waarin de aanbestedende overheid voorziet.

De raming van de opdracht moet minder bedragen dan 30.000 EUR, excl. btw.

Daarnaast moet de aanbestedende overheid erop letten dat het goedgekeurde/gegunde bedrag ook onder dit bedrag zit. Als het goedgekeurde bedrag meer dan 30.000 EUR bedraagt, moet de opdracht via een andere procedure worden gesloten, met name de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Hoe ziet de procedure eruit?

Versoepelde procedure want er zijn minder verplichtingen:

Geen verplichting om de indiening van een offerte te vragen.
Geen aankondiging van opdracht.
Geen verplichting om een bestek te hebben, maar het blijft sterk aanbevolen om toch in een bestek te voorzien. Het bestek, ook al is het beknopt, moet de voorwaarden, de rechten of de verplichtingen van de partijen van de opdracht bevatten.
Geen verplichting om na te gaan of er uitsluitingsgronden zijn, behalve de naleving van de bepalingen die toepasselijk zijn op het vlak van milieu-, sociaal en arbeidsrecht – artikel 7 van de wet van 17 juni 2016.

Wel praktische modaliteiten:

Raadpleging van meerdere ondernemers. Hoewel in de praktijk wordt aanbevolen om minstens 3 ondernemers te raadplegen, of zelfs meer indien de concurrentie kan spelen in de beoogde sector, is er geen verplichting om de indiening van een offerte te vragen. Gewoon een website raadplegen, een catalogus of kostenraming aanvragen, kan volstaan. Het bewijs van de raadplegingen moet in het administratief dossier worden bewaard.

Als mededinging niet mogelijk is (bijvoorbeeld wegens een monopoliesituatie), moet er een motivering aan het administratief dossier worden toegevoegd.

Wanneer er een beperkte mededinging is in de sector, en het moeilijk is om meerdere ondernemers te vinden om te raadplegen, kan de opdracht het voorwerp zijn van een publicatie op Free market (F50). In dat geval zal je aanvraag worden bekeken door ondernemers die geschikt zijn om je een offerte te bezorgen. Bijgevolg kan de mededinging spelen.
Geen verplichting om een bestek op te stellen, maar er wordt aangeraden om minstens te voorzien in een beschrijving van de opdracht waarin eventueel de volgende elementen worden vermeld:
- Gunningscriterium
- Verificatie- en betalingsmodaliteiten
- Boetes en straffen
- De niet-tegenstelbaarheid van de algemene en bijzondere verkoopsvoorwaarden van de inschrijvers

De algemene principes blijven van toepassing, behalve het principe van betaling voor verstrekte en aanvaarde prestaties alsook de elektronische communicatie:

Gelijkheid
Non-discriminatie
Transparantie
Proportionaliteit
Mededinging
Onpartijdigheid
Het milieu-, sociaal en arbeidsrecht
Het forfait en het contractueel evenwicht
Vertrouwelijkheid

Onderhandeling

Onderhandeling is mogelijk maar met inachtneming van de principes van gelijke behandeling. Met het oog op transparantie wordt aanbevolen om de mogelijkheid tot onderhandelen in de opdrachtdocumenten (bestek) aan te kondigen.

Motivering en informatie

Geen verplichting om een gemotiveerde beslissing te bezorgen krachtens de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten.

“De gunningsbeslissing van een dergelijke opdracht moet gebaseerd zijn op pertinente en aanvaardbare motieven en moet een formele motivering bevatten in overeenstemming met de vereisten van de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen”.

Krachtens de wet van 29 juli 1991 wordt de beslissing meegedeeld aan de uitgesloten inschrijvers.

Administratieve controle

Algemeen bestuur

Goed te keuren bedrag gelijk aan of hoger dan 30.000 euro:
Het voorstel tot afzien van gunning en het nieuwe voorstel voor het opstarten van de procedure worden onderworpen aan het advies van de IF in toepassing van artikel 19 van het K.B. van 20 mei 2022 betreffende de administratieve-, begrotings- en beheerscontrole
Goed te keuren bedrag > 5.500 EUR:
vastleggingscontrole (art. 1, 1° KB 31 mei 1966)

ION categorie A

Goed te keuren bedrag > 5.500 EUR incl. btw:
advies IF (art. 5 KB 8 april 1954)

Uitzonderingen

Twee algemene principes zijn NIET van toepassing, tenzij andersluidend in het bestek:

De betaling voor verstrekte en aanvaarde prestaties.

Een voorschot is dus mogelijk (betaling van een deel van de opdracht vóór verstrekte en aanvaarde prestaties)
De regels die van toepassing zijn op de communicatiemiddelen

Wijziging

Substantiële aanpassingen zijn niet mogelijk, uitgezonderd een duidelijke, nauwkeurige en ondubbelzinnige herzieningsclausule.

Uitvoering

De algemene uitvoeringsregels zijn niet van toepassing op opdrachten van beperkte waarde (art. 5 KB van 14 januari 2013).

Als er niets is bepaald in de opdrachtdocumenten zijn de algemene verkoopsvoorwaarden van de ondernemers van toepassing. Het is dus wenselijk om bepaalde algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten toepasselijk te maken in de opdrachtdocumenten. Als je dat niet doet, kun je worden geconfronteerd met een leverancier die zijn algemene verkoopsvoorwaarden zal laten gelden.

Aanbevelingen voor clausules om in de mail of in het document van offerteaanvraag (bestek) op te nemen:

Bevoegde rechtbank in geval van een geschil
Bepaling inzake vertragingsboetes
Betalingstermijn

(Goed) praktijkvoorbeeld

Een overheidsdienst wil een elektrische papierperforator aankopen. Daarvoor heeft de dienst de volgende stappen gezet:

In zijn organisatie nagaan of er een contract bestaat waarop de machine zou kunnen worden aangekocht. Dat is hier niet het geval, de machine moet via een nieuwe overheidsopdracht worden aangekocht.
De behoefte bepalen:
Welk type papierperforator hebben we nodig? Perforatievermogen (aantal vellen), papierformaat. Welke accessoires hebben we nodig? (Boren, tabulator, ...) onderhoudsdienst?
Op internet of via catalogussen de prijs opzoeken om een raming te maken, rekening houdend met de prijs van de opties en noodzakelijke accessoires.
Als de raming minder is dan 30.000 excl. btw is een opdracht van beperkte waarde mogelijk.
De technische kenmerken van de machine functioneel beschrijven, zeker niet de kenmerken woord voor woord overnemen uit een catalogus (perforatievermogen, diameter van de gaten, aantal koppen, ...). De beschrijving geeft een functionele behoefte weer.
Een prijsaanvraag opstellen met een beschrijving van de opdracht met de nuttige elementen:
- Modaliteiten voor het indienen van offertes:
  Datum van indiening van de offerte, e-mailadres naar waar de offerte moet worden gestuurd, geldigheidsdatum van de offertes, clausule “Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de een of andere bijlage zijn vermeld in de offerte.”
- Technische specificaties (zie 4.)
- Duur van de opdracht (in dit geval 60 dagen)
- Wijze van prijsvaststelling (globale prijs/volgens prijslijst/gemixt). In dit geval is het een opdracht tegen globale prijs.
- Gunningscriteria: weging en methode om ze te berekenen
  - Prijs
  - Garantie
- Garantie – in dit geval is de gevraagde minimumgarantie 1 jaar. Aangezien de garantieperiode een gunningscriterium is, moet je, als je een langere periode krijgt, het overeenkomstige gunningscriterium bepalen (zie vorige punt).
- Betalingswijze
- Levertermijn en modaliteiten in geval van vertraging
- Geschillen (bevoegde rechtbank)
Via e-mail meerdere ondernemers raadplegen met het voorstel van het gewenste type boormachine, door hun de offerteaanvraag met beschrijving van de opdracht en vermelding van de uiterste antwoorddatum te sturen.
De gekregen offertes objectief analyseren => op basis van de gunningscriteria de meest interessante offerte bepalen.
De motivering opstellen, goedkeuring van de beslissing door het diensthoofd vervolgens voorlegging aan de inspectie van Financiën (in voorkomend geval).
De beslissing via e-mail naar de geselecteerde onderneming sturen, alsook de bestelbon (de bestelbon is slechts het gebruikelijke document dat de praktische leveringsmodaliteiten vermeldt.)